Die Zeit rast und das erste Viertel des Jahres ist um – in Hinblick auf private wie berufliche Ziele ein passender Zeitpunkt für einen ersten ehrlichen Rückblick. Oft stellen sich unseren großen Vorhaben Routinen und Gewohnheiten in den Weg – und so verlieren wir unser eigentliches Ziel aus den Augen. Deb Lee, Productivity & Evernote Certified Expert klärt uns auf…

Was hilft ist, seine ambitionierten Ziele in regelmäßigen Abständen zu checken und sich selbst damit zu challengen: Wo wollte ich hin, wo stehe ich jetzt und welche Methoden kann ich nutzen, um meine Zeit effektiver zu verwalten und meine Ziele zu erreichen?

Deb Lee ist Expertin für produktives Arbeiten im digitalen Raum. Sie empfiehlt eine dreistufige, aber vor allem praktikable Herangehensweise, die sich besonders für derartige Recaps eignet (RaPiD Productivity – Review, Plan, Do). Mit diesem Ansatz bekommen wir unsere Pläne wieder auf Spur und können endlich damit aufhören, das Anfangen immer weiter aufzuschieben.

Review

Ziele Werden oft sehr ambitioniert geplant. Verständlich – denn ist ein Ziel einmal erreicht, kann der Erfolg umso größer gefeiert werden. Dabei wird oft außer Acht gelassen, dass Ziele auch der Orientierung dienen und gleichzeitig motivieren und anspornen sollen. Sind sie zu groß gedacht, geschieht häufig das Gegenteil: Frust kommt auf, weil die eigenen Vorhaben nicht näher rücken und die Motivation von Mal zu Mal sinkt.

Um Ziele nicht völlig abzuschreiben, ist es ratsam, sie erst einmal Revue passieren zu lassen und anschließend anzupassen. Die erste Überprüfung findet statt, wenn sich herausstellt, dass es einer Änderung bedarf, da die gesetzten Ziele nicht erreicht wurden und eine Neubewertung erforderlich ist. Diese Überprüfung ist der Startschuss für die Erarbeitung eines besseren, effektiveren Plans.

Da es sich teils überwältigend anfühlen kann, zu überprüfen, was gut funktioniert hat und was nicht, empfiehlt sich ein sogenannter “Brain Dump”. Das bedeutet nichts weiter, als alle Gedanken auf’s Papier zu bringen. Das geht auch digital: einfach alles in einer Notiz-App festhalten. So ist es möglich, darauf zurückzugreifen und die Notizen so zu organisieren, dass sie am Ende Sinn ergeben.

Dann sollte man sich erneut ins Gedächtnis rufen, wo man hinsichtlich der eigenen Vorsätze aktuell steht. Habe ich wirklich so wenig erreicht, wie gedacht? Oder wird nun klar, dass viele kleine Schritte bereits auf das große Ziel eingezahlt haben? Anschließend ist es wichtig, für sich selbst zu definieren, was es eigentlich bedeutet, produktiv zu sein.

“Produktivität kann unterschiedlich definiert werden”

Produktivität kann abhängig von individuellen Zielen auch unterschiedlich definiert werden. Den Status Quo zu rekapitulieren trägt meist mehr für die produktive Umsetzung bei, als man vorher denken mag.

Sobald der neue Plan (next step) in Kraft getreten ist, wird eine wöchentliche Kontrolle empfohlen. Jeder Mensch ist anders und hat seine eigene Routine, daher sollte man eine zweiwöchentliche oder sogar eine tägliche Kontrolle ansetzen – die Regelmäßigkeit ist hier ausschlaggebend.

Plan

Als nächstes empfiehlt es sich, einen neuen Plan zu schmieden oder den alten zu überarbeiten. Am besten funktioniert es, wenn To Dos auf kleinere, machbare Teilschritte heruntergebrochen werden, um schneller Ziele zu erreichen und diese auch feiern zu können. Wie sieht Erfolg für mich aus? Und was ist mein erster oder nächster Schritt? Dabei ist von besonderer Bedeutung, persönliche Pain Points (“Was hat mich bisher von der Umsetzung abgehalten?”) zu identifizieren.

Es sollte sowohl im beruflichen als auch privaten Kontext darauf geachtet werden, dass es sich tatsächlich um eigene Ziele handelt – und nicht etwa die einer anderen Person, auf deren Entwicklung man nur bedingt Einfluss nehmen kann. Nur so ist gewährleistet, dass auch wirklich der eigene Erfolg gemessen wird. Andernfalls besteht die Gefahr, dass man versucht, den Erwartungen anderer zu entsprechen und es wird umso schwerer, Rückschläge zu überwinden.

Anschließend sollte man sich überlegen, wie man die Umsetzung konkret angehen möchte. “Eines nach dem anderen” ist ein bewährter Spruch, der auch hier von Bedeutung sein kann. Immer alle Ziele auf einmal und am liebsten sofort erreichen zu wollen, baut Druck auf und endet meist in Enttäuschung und Frustration. Produktiv zu sein bedeutet nicht allein, mit Schnelligkeit Ziele zu erreichen, sondern nachhaltig davon motiviert zu werden, kleine Teile umzusetzen.

Letztlich ist das Hinarbeiten auf ein Vorhaben mit Durchhalten, aber noch viel mehr mit der Lust, Dinge in die Tat umzusetzen, verbunden. Um zu überprüfen, ob Ziele umsetzbar sind, können Methoden wie SMART oder CLEAR genutzt werden. Produktivitäts-Apps sind digitale Helfer und eignen sich, um die Schritt für Schritt Pläne festzuhalten.

Für jede geplante Maßnahme sollte eine vernünftige Frist gesetzt sein, basierend auf der Überlegung, wie viel Zeit die Erledigung der einzelnen Aufgabe realistischerweise in Anspruch nehmen wird. Diese Fristen (oder Fälligkeitstermine) können dann in einem digitalen Planer oder Kalender wie dem Google Kalender festgehalten werden, der sich gut mit verschiedenen Apps für Notizen verbinden lässt. Mithilfe der Einhaltung von Fristen bleibt man über die eigenen Fortschritte auf dem Laufenden und kann sich auf das Erreichen des eigentlichen Ziels konzentrieren.

(Re)do

Hinter jedem Erfolg steht nicht selten ein ganzes Unterstützernetzwerk, das die Zielerreichung vorantreibt oder sogar erst möglich macht. Bevor man (wieder) loslegt, lohnt es sich als ersten notwendigen Schritt, die Meinung einer Person, der man vertraut, einzuholen. Mentoren und Coaches sowie Freunde und Kolleg:innen sind gute Sparringspartner.

Nicht nur das Einbringen und Teilen von Wissen ist von Vorteil bei der Umsetzung ambitionierter Pläne – das Miteinander trägt auch maßgeblich dazu bei, motiviert zu bleiben und mit Elan an der Umsetzung von Zielen zu arbeiten. So können wir aufhören, das Anfangen immer weiter aufzuschieben und endlich mit der Umsetzung starten!

Eine Projektaufgabenliste hilft dabei, den Überblick zu behalten und sich auf die einzelnen Meilensteine zu konzentrieren, die man erreichen möchte. Mit einem digitalen Aufgabenmanagement-Tool können automatische Erinnerungen eingestellt werden, damit nichts vergessen wird.

Um die ambitionierten Neujahrspläne wieder auf Spur zu bekommen, sollte man sich aus der Falle der “Geschäftigkeit” befreien und banale Aufgaben beseitigen, die Zeit stehlen. Stattdessen kann man sich so auf die Produktivität und das Erreichen der Ziele konzentrieren, die wirklich wichtig sind und deren Erfolge man gerne feiern möchte.

Über die Autorin: Deb Lee ist seit über 15 Jahren als Produktivitätsberaterin tätig. Sie hat mit unzähligen Kleinunternehmern zusammengearbeitet, um ihnen dabei zu helfen, ihre Arbeitsabläufe zu verbessern, sich auf die richtigen Dinge zur richtigen Zeit zu konzentrieren und effizienter zu werden. Als Digital Productivity Coach, zertifizierte “Professional Organizer®”, Evernote-Expertin, Rednerin und Liebhaberin von allem, was mit Technik zu tun hat, ist sie außerdem süchtig nach Apps, die Produktivität in der digitalen Welt vorantreiben.

Artikelbild: Med Badr Chemmaoui/ Unsplash

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