Du arbeitest konzentriert an einer Aufgabe. Dann fällt dir etwas ein oder du wirst unterbrochen. Du lässt deine Aufgabe liegen und kümmerst dich sofort darum. Sieben E-Mails und fünfzehn Webseiten später hast du dann vergessen, was du ursprünglich erledigen wolltest…

Kennst du das? Das ist Fremdsteuerung pur! Eigentlich genau das Gegenteil eines erfolgreichen Zeitmanagements. Denn ein gutes Zeitmanagement hilft, weg von der Fremdsteuerung hin zu mehr Eigenverantwortung und Freiheit zu kommen.

Klar: Nicht immer können wir unsere Zeit komplett frei einteilen. Doch häufig sind wir selbst Schuld und lassen uns zu sehr treiben.

Damit das nicht mehr passiert, gibt es ein einfaches Instrument: Listen.

Lies hier ein paar Gedanken, wie uns Listen wirklich helfen können.

Zuerst die Regel, dann die Ausnahme (und nicht umgekehrt!).

Die Regel lautet: Wenn es nicht auf der Liste steht, sollten wir uns nicht darum kümmern.

Ausnahmen? Natürlich, die gibt es. Doch zuerst geht es darum, die Regel zu implementieren und danach allenfalls und bewusst Ausnahmen zuzulassen.

Den Tag steuern

Um dem Tag überhaupt eine gewisse Richtung geben zu können, muss ich zuerst die Übersicht haben. Ich muss wissen, was ansteht, was noch offen ist und was wichtig ist. Erst dann kann ich die Richtung bestimmen.

Und wie gelingt mir das? Indem ich die Dinge, die ich erledigen muss, notiert habe.

Bei der Planung kann ich sicherstellen, dass ich die wirklich wichtigen Dinge auch tatsächlich angehe und erledige. Die Gleichung ist einfach: Kümmere ich mich zu sehr um Aufgaben, die nicht auf meinem Plan oder auf meiner Liste stehen, erreiche ich auch die wichtigen Dinge nicht.

Verschiedene Listen

Denk beim Wort „Listen“ nicht nur an die klassische Aufgabenliste. Hier geht es um alle Listen, auf denen unerledigte Dinge stehen.

Das gilt für deinen Tagesplan genauso wie für deine Post-its am Bildschirm oder für den Stapel mit den unerledigten Dingen.

Sogar der Kalender ist eigentlich nichts anderes als eine Liste. Jeder Termin ist nämlich eine Aufgabe: Ich muss zu einem bestimmten Zeitpunkt an einem bestimmten Ort sein. Der Kalender ist also eigentlich nur eine chronologisch sortierte Liste mit Aufgaben.

Wenn also davon die Rede ist, dass alle unerledigten Dinge notiert sein müssen, betrifft das nicht nur die Aufgabenliste. Sondern unerledigte Dinge können auch im Kalender oder auf einer anderen Liste stehen.

Unterbrechungen

Die einzige Möglichkeit, den Tag überhaupt zu steuern und nichts zu vergessen, ist, eine grobe Planung vorzunehmen. Geschieht etwas ausserhalb dieses Plans, sollten wir nicht einfach alles stehen und liegen lassen, sondern auf eine Liste notieren.

Ja, natürlich, es gibt Dringlichkeiten. Es gibt Notfälle. Es gibt wichtige Aufgaben, die nicht vorherzusehen waren. Das sind eben die Ausnahmen. Hier geht es zuerst um die Regel, die lautet: Wenn es nicht auf der Liste steht, sollten wir uns nicht darum kümmern.

Und im Umkehrschluss: Unerledigte Dinge landen zuerst auf einer Liste. Wir kümmern uns nicht sofort darum.

Bleib bei deiner Liste.

Hier sind vier Schritte, die dir helfen, bei deiner Liste zu bleiben:

1. Nimm neue Aufgaben auf deine Listen auf: Ist es eine Aufgabe Wert, erledigt zu werden, dann ist sie es auch Wert, auf eine Liste aufgenommen zu werden.
2. Kategorisiere und ordne deine Listen: Das ist der Hauptgrund für Listen. So sehe ich, was alles ansteht.
3. Deine Liste ist deine Speisekarte: Was nicht auf der Speisekarte steht, bietet das Restaurant nicht an. Natürlich gibt es Sonderwünsche, doch die Grundregel lautet: Unser Angebot steht auf der Speisekarte. Genauso sollten deine Listen funktionieren.
4. Bleib bei deinen Listen: Du wirst durch den Tag geschleudert wie ein Ball im Flipperautomaten, wenn du von einer Aufgabe zur nächsten springst. Lass das nicht zu! Orientiere dich an deinen Listen.