مواقع بسیاری پیش می آید که از یکی از همکاران تسکی را می خوام انجام شود، مثلا در ذهن خودم فکر می کنم این تسک حدود ۲ ساعت انجام می شود اما بعد متوجه می شوم که او حدود ۴ روز درگیر آن تسک بوده است.

برخی موارد هم پیش می آید که همکاران از یکدیگر گله می کنند که یکی از آن ها با دقت به حرف او گوش نداده و اساسا تسک را به شکل دیگری انجام داده است یا با دقت کمتر/بیشتر از حد نیاز که اصلا لازم نبوده است.

شاید حدود ۲ سالی این ماجراها تکرار می شد تا به این نتیجه رسیدیم که بهتر است در زمان تفویض کار یا گزارش گیری، سه سوال بین طرفین مطرح شود:

1. چه زمانی باید تحویل دهم/دهی؟ (Deadline)
2. هدف از این تسک/گزارش چیست؟
3. با چه کیفیتی از ۱۰ انجام شود؟

سوال اول به این دلیل است که در زمان مناسب و کارآمد بتواند تسک یا گزارش را تحویل دهد. نکته دیگری که دارد با همین سوال اولویت آن هم  برای شخص واگذار کننده مشخص می شود. برخی مواقع اساسا با اعلام زمان شخص مقابل متوجه می شود که اینکار چقدر مهم است.

به عنوان مثال وقتی می گویم این کار را تا یک ساعت دیگر برسان به احتمال زیاد یک گزارش سطحی می خواهم، اگر به موردی برخوردم گزارش موردی دقیق می گیرم.

سوال دوم خیلی مهم است و در دل خود کلی مشکل را حل می کند. بعضا پیش می آید ما می گوییم فلان گزارش را برای ما بیاور یا فلان تسک را انجام بده، اگر هدف را بگویم احتمال دارد طرف مقابل راهکار ساده تری بدهد. اما اگر ما فرایند گرا با او صحبت کنیم او هم می رود و براساس راهی که ما مشخص کردیم به مقصد می رسد. در صورتی که ما باید نتیجه گرا باشیم در موارد اینچنینی.

مگر اینکه نتیجه برایمان مشخص باشد و دقیقا از راهی که ما می گوییم انجام شود چون خود راه حل را هم می خواهیم امتحان یا چک کنیم.

سوال سوم مشخصا اشاره دارد به اینکه چقدر برای شخص این کار مهم است.

کاری که باید با کیفیت ۴ از ۱۰ انجام شود (به عنوان مثال) حدود ۲ ساعت، همان کار ۸ از ۱۰ احتمالا ۲ روز و همان کار ۱۰ از ۱۰ احتمالا یک هفته طول می کشد. رابطه بین کیفیت و زمان غیر خطی است.

در پایان چند نکته کاربردی را هم عرض می کنم تا بتوانم مطلب را بهتر ببندم:

نکته۱: بعد از توضیحات برای واگذاری تسک اگر با طرف مقابل تعارف ندارید بخواهید که حالا توضیح دهد که شما دقیقا چه خواستید (البته حتما یادداشت برداری کرده باشد)، اگر هم به هر دلیلی راحت نیستید بگویید حالا من دوباره یک جمع بندی کوتاه می کنم شاید نکته ای از دستم در رفته باشد.

نکته۲: ترجیحا اگر تسک کمی بزرگ است بخواهید که حدود ۱۰ یا ۲۰ درصد را انجام دهد و فرآیند را با شما دبل چک کند. تا از هدر رفتن زمان جلوگیری شود.

با تشکر
حمید طهماسبی

نوشته ۳ سوال مهم در واگذاری تسک اولین بار در سایت شخصی حمید طهماسبی پدیدار شد.