Em suma, um Sistema Gerenciador de tarefas é um ótimo recurso para aumentar a produtividade dos funcionários e melhorar os resultados.

Afinal, gerenciar o tempo no trabalho focando na produtividade dos funcionários pode ser muito difícil, mas existem ferramentas que podem ajudar.

Pois, ter uma boa ferramenta como um Sistema gerenciador de tarefas é uma maneira certeira de tornar tudo mais simples e facilitar o fluxo de trabalho diário.

Assim, isso aumenta a produtividade e o lucro, principalmente em ambientes nos quais o trabalho em equipe é essencial.

Contudo, há pessoas que não gostam muito da ajuda que a tecnologia pode fornecer sendo usada em situações do dia-a-dia.

Mas, um sistema gerenciador de tarefas atual transforma a lista de afazeres em algo muito mais organizado e prático.

Pois, organizar e listas as ações, prioridades, delegadas e criar o controle das demandas e atribuições de responsabilidades das execuções de tarefas se tornou um dos principais desafios para os gestores.

Por isso, cada vez mais os sistemas de gerenciamento de tarefas, como a gestão de ponto eletrônico, por exemplo, estão ganhando espaço nos negócios, desde pequenas lojas online a grandes empresas.

Então, entenda o que é sistema gerenciador de tarefas e uma lista com os 5 melhores neste artigo do Portal Útil para você e sua empresa.

O que é sistema gerenciador de tarefas?

De modo geral, um bom gerenciamento de tarefas envolve muito mais do que riscar itens em uma lista de atividades a serem feitas.

Ou seja, trata-se da criação de um sistema preciso, que identifica, monitora e gerencia o trabalho da equipe de forma organizada e funcional.

Em outras palavras, o um sistema gerenciador de tarefas inclui:

• Acompanhamento do progresso de cada tarefa;
• Definição dos prazos e etapas necessárias para cumpri-los;
• Delegação de trabalho aos membros da equipe;
• Adequação dos horários de trabalho;
• Automação de tarefas;
• E vários outros recursos e vantagens.

Quando se consegue um gerenciamento eficaz, o negócio evolui e ajuda a equipe coletiva, e individualmente, tendo a possibilidade de atingir as metas, priorizar as tarefas essenciais, definir estratégias, orçamentos e aumentar o faturamento.

Por que usar um sistema gerenciador de tarefas?

Quando o assunto envolve o ambiente de trabalho, toda ajuda pode ser importante para diminuir um pouco a carga diária.

Os gerenciadores de tarefas se tornaram aliados que simplificam a rotina e aumentam a produtividade, por trazer os benefícios abaixo.

1. Ajuda no trabalho em equipe

Por melhor que um gestor seja, é praticamente impossível se envolver pessoalmente no trabalho de todos da equipe, verificar o andamento e se certificar sobre as prioridades, as etapas a se seguir e se todos estão cumprindo seu papel.

Assim, com um bom sistema gerenciador de tarefas, cada item possui um espaço dedicado, o que facilita para que a equipe reúna as informações e trabalhe em conjunto.

Além disso, os membros do time terão acesso às informações, sem exclusão, o que garante a qualidade da comunicação entre os membros da equipe, melhorando os Feedback e compartilhamento de ideias entre si.

2. Como um sistema gerenciador de tarefas ajuda na organização geral

Normalmente, as equipes possuem mais de um projeto acontecendo ao mesmo tempo, com prazos e detalhes distintos e que precisam de atenção na execução.

Desta forma, um um sistema gerenciador de tarefas evita que a vida profissional se torne mais difícil quando existem muitos projetos que precisam de acompanhamento ao mesmo tempo.

Além disso, uma boa ferramenta permite a criação de subtarefas, que melhoram o monitoramento do progresso e dos prazos a se obedecer.

3. Ajuda na hora de priorizar tarefas

Em suma, nem sempre os trabalhos exigem a mesma quantidade de tempo para a sua execução, o que torna difícil na hora de estipular o que é prioritário em cada situação.

Por isso, um sistema gerenciador de tarefas permite que as etapas sejam elencadas da maneira necessária, podendo, assim, estipular o que é mais essencial, o que levará mais tempo, o que tem um prazo menor, etc.

Sistema gerenciador de tarefas: os 5 melhores

Agora que você já sabe o que é e qual a importância de um sistema gerenciador de tarefas, veja os 5 melhores sistemas de gerenciamento, buscando classificar de acordo com algumas características:

• Bom acompanhamento do progresso da tarefa;
• Integrações com outros aplicativos, como Calendário Google, por exemplo;
• Bom suporte responsivo aos clientes;
• Facilidade de uso;
• Flexibilidade, para ser usado para projetos de trabalho e pessoais, por exemplo;
• Atualizações e novos recursos com frequência.

1. Trello

Em suma, o Trello é um dos aplicativos mais usados para organizar e coordenar o trabalho a ser feito.

Então, por ser simples de usar, é bem popular entre os usuários.

Além disso, esse sistema gerenciador de tarefas permite que a carga de trabalho seja balanceada, dando uma visão geral sobre quem está fazendo quais tarefas, permitindo que todos ajudem se alguém estiver ficando para trás.

Os recursos do Trello podem ser personalizados para melhor atender a equipe ou o projeto a ser feito, e tem uma apresentação limpa que permite a navegação rápida para os iniciantes.

Os preços e planos variam, contendo um plano gratuito e planos mais elaborados com preços que aumentam de acordo com os recursos adicionais.

2. Asana

A Asana é um sistema gerenciador de tarefas baseado em nuvens para melhorar a comunicação e organização entre equipes de diversos tamanhos.

Além disso, pode ser acessada através de dispositivos móveis ou desktops de todos os sistemas operacionais e as tarefas incluídas são atualizadas de forma automática em todos os dispositivos.

É possível integrar a Asana com diversos aplicativos, como Google Agenda, Dropbox, Zoom, Harvest, entre outras ferramentas.

Por fim, os planos incluem o Basic (gratuito), Premium, Business e Enterprise, com recursos diferentes entre si.

3. Evernote

O Evernote é uma boa ferramenta de gerenciamento, mesmo sendo mais leve do que as demais.

Assim, pode ser usado em conjunto com outro sistema gerenciador de tarefas e impulsiona a comunicação entre os membros da equipe.

Pode ser usado por equipes pequenas ou grandes e, uma das características que mais agradam, é o fato de permitir acesso off-line.

Além disso, também permite a anexação de imagens às tarefas, o que facilita a visualização ou ilustração das informações essenciais.

Os planos do Evernote chegam a R$32,90 mensais e também possui uma opção gratuita que dispõe de bons recursos.

4. Todoist

O Todoist tem como principal característica a flexibilidade, podendo ser usado em dispositivos móveis e desktops, para o ambiente de trabalho ou para tarefas pessoais.

O suporte desse aplicativo é muito elogiado e ele sincroniza anotações e tarefas em todos os dispositivos instalados de modo automático a partir de uma conexão com internet.

Quando off-line, ele permite o uso de algumas funções e atualiza no próximo acesso à internet.

Além disso, há uma versão gratuita com vários recursos disponíveis e versões pagas para necessidades avançadas.

5. Quire

O Quire é um sistema que é bem conhecida e apresenta, como vantagem, uma coluna lateral que permite a visualização de detalhes sobre cada tarefa.

Ainda, permite que o usuário anexe arquivos, crie agendas, insira atalhos, conecte com o Google Drive e exclua as tarefas já concluídas de modo fácil e simples.

Além disso, trata-se de uma ferramenta mais simples, mas que garante uma grande versatilidade na hora de ser usada e, por ser simples, pode ser usada por vários públicos.

Há a opção de uma versão gratuita e alguns planos que variam nos valores e números de recursos disponíveis, chegando a US$19,95 por mês.

Conclusão

A tecnologia está ao nosso alcance para ajudar e facilitar nossa vida.

Com um bom sistema gerenciador de tarefas, há a possibilidade de visualizar o projeto como um todo e estar no controle das tarefas, o que é essencial para empreendedores.

Hoje em dia não há mais a necessidade de ter um processo demorado e confuso para conseguir concluir trabalhos e finalizar tarefas.

Já que, atualizar planilhas de forma manual e ter que fazer pessoalmente muitas funções se torna improdutivo e cansativo.

Desta forma, um sistema gerenciador de tarefas pode diminuir o estresse dos gestores e aumentar a participação e produtividade da equipe, fazendo com que o ambiente de trabalho se torne mais leve e o trabalho coletivo mais prazeroso.