"Computerele sunt niște instrumente minunate pentru realizarea visurilor noastre, însă niciun aparat nu poate înlocui strălucirea sufletului, a compasiunii, a iubirii și a înțelegerii umane"
Related Articles
- Sir Louise Gerstner
Dacă atunci când trimitem e-mailuri urmărim să câștigăm încrederea destinatarilor, este important să acordăm atenție tuturor elementelor pe care le vom detalia pe parcursul următoarelor articole, dar și unui ingredient-cheie, și anume stilul. În comunicarea scrisă, stilul înseamnă atenția dată scrierii și punctuației corecte, construirea adecvată a propozițiilor, în locul frazelor incomplete, scrierea completă a cuvintelor, în locul abrevierilor, care sunt potrivite doar în cazul mesajelor de tip SMS. Stilul înseamna să fii creativ atât în ceea ce scrii, cât și în felul în care scrii. De asemenea, mai înseamnă să dai naștere unui conținut atractiv din punct de vedere vizual (de exemplu, lăsând un spațiu de un rând între paragrafe, folosing numerotări și marcatori).
De ce ne place e-mailul?
Dacă ne gândim la factorul timp, este ușor de înțeles de ce e-mailul este alegerea preferată în materie de comunicare scrisă. Hai să vedem care sunt celelalte motive pentru care ne place atât de mult e-mailul!
1. Este scris - Poate fi editat și verificat înainte de a fi trimis, Destinatarul îl poate citi, redirecționa către altcineva, imprima și păstra într-un dosar.
2. Nu ține cont de fusul orar - E-mailul este o modalitate excelentă de a comunica ușor cu persoane aflate în țări cu diferență de fus orar față de noi.
3. Este rapid - Mesajele ajung la destinar în câteva secunde.
4. Este ieftin
5. Este flexibil - Ai posibilitatea să redirecționezi sau să trimiți cu ușurință mai multe copii ale aceluiași mesaj și să atașezi documente la mesaje fără prea mare bătaie de cap.
6. Poți atașa fișiere - Atât timp cât destinatarul are software-ul necesar să deschidă respectivul fișier, poți atașa o foaie de lucru, un raport, fotografii - aproape orice!
7. Nu este invaziv - Tu hotărăști când să citești și când să răspunzi la e-mailuri.
8. Poate fi clasat în funcție de priorități. - Când deschizi e-mailul, îți poți organiza mesajele în funcție de priorități. Problemele simple sau urgente pot fi rezolvate rapid înainte de implicarea în sarcini mai grele sau care nu necesită rezolvarea în regim de urgență.
9. Vezi istoricul fiecărei comunicări. - Acesta este un instrument grozav care te ajută să te uiți în urmă și să îți amintești discuțiile anterioare pe un anumit subiect.
Dispozitive electronice handheld
Un lucru care mă îngrijorează este tendința de a deveni dependent de verificarea continuă a acestor dispozitive. Imaginează-ți că ești în oraș și te îndrepți spre o întâlnire, când dai nas în nas cu o clientă. În timp ce stați pe stradă și discutați, ea mai aruncă din când în când un ochi spre telefon. Ce impresie îți face acest lucru? Nu prea plăcută, nu-i așa? Nu subestima niciodată importanța limbajului trupului, în special cea a contactului vizual (făcut cu cealaltă persoană, nu cu aparatul tău Apple).
Considerente internaționale
Atunci când comunici prin e-mail cu persoane străine, este de preferat să exagerezi prin precauție, folosind pentru început un ton mai formal în mesaje. După ce ai început să îți cunoști mai bine destinatarul, va fi mai ușor să treci de la formal la prietenos. Situația ar fi mai neplăcută dacă ar trebui să treci de la un stil prietenos la unul formal.
Sfaturi-cheie pentru a profita din plin de e-mail
1. Adaptează-ți stilul de comunicare pentru ca e-mailul să lucreze pentru tine, și nu împotriva ta.
2. Folosește e-mailul într-un mod adecvat pentru îmbogățirea reputației proprii și a imaginii companiei tale.
3. Dezactivează opțiunea de a fi alertat la primirea unui e-mail atunci când trebuie să te concentrezi asupra unui proiect important.
4. Gândește-te că dacă o vorbă adresată unui coleg sau un simplu apel telefonic către un client nu ar putea rezolva o problemă mai eficient decât ar putea-o face un e-mail.
5. Îmbunătățește relațiile cu colegii și cu clienții folosind e-mailul într-un mod eficient.
6. Fii atent la tonul, limbajul și structura e-mailurilor, pentru că toate acestea au un anumit impact asupra destinatarului.
7. Nu lăsa e-mailul să fie un înlocuitor al comunicării; este doar un instrument pentru îmbunătățirea ei.
8. Atunci când trimiți e-mailuri către persoane care aparțin altor culturi, păstreaza un limbaj simplu și folosește propoziții scurte.
