La stampa dei documenti riveste ancora un ruolo molto importante nell’economia di un ufficio. Troppo spesso si cede all’idea di un risparmio immediato (stampante economica o noleggio stampanti a prezzi stracciati) senza accorgerci di quanti soldi potremmo risparmiare nel medio/lungo periodo se solo adottassimo qualche piccolo accorgimento nella scelta del fornitore.

Nella maggioranza dei casi, il vero risparmio si trova nei dettagli, lo sà bene il governo americano che nel 2014 ha risparmiato ben 135 milioni di dollari semplicemente cambiando font di stampa (http://www.pmi.it/economia/lavoro/articolo/75931/come-rispamiare-cambiando-font-di-stampa.html). Non avendo i volumi di stampa di un governo, noi dovremo cercare il risparmio in altri dettagli, ma il concetto rimane lo stesso.

In questo articolo scarteremo subito la scelta di una stampante economica acquistata in autonomia e gestita in proprio all’interno del proprio ufficio. Questa scelta deve essere fatta solo da chi non produce molte stampe e, in caso di guasti, può vantare una certa autonomia di intervento sulla macchina. Chi non possiede questi requisiti sprecherà molti soldi in consumabili e si troverà in difficoltà ad ogni aggiornamento dei driver.

Ci concentreremo invece su come scegliere correttamente un fornitore di stampanti a noleggio che possa garantire serietà e competenza ad un buon prezzo.

I parametri per la valutazione

I parametri che identificano un fornitore affidabile possono essere riassunti in tre punti:

1. Esperienza (maturata sul campo)
2. Avere almeno un partner finanziario
3. SLA: livello di servizio offerto (da contratto)

Esperienza

Chiaramente l’esperienza, intesa come anni di presenza sul mercato e clienti seguiti, è un parametro fondamentale.

Non è sempre facile fare questa valutazione ma, per quanto possibile, questi sono i parametri da considerare:

• Anni di presenza sul mercato.
• Esperienze maturate.
• Che tipologia di clienti segue.
• Quanti dispositivi gestisce e per quanti utenti.

Per ottenere queste informazioni può essere utile chiedere qualche referenza direttamente al fornitore durante le trattative. Al giorno d’oggi sono molto importanti anche eventuali profili social, valutazioni su Google, i contenuti del sito o la presenza di un portale di settore come StampaNoleggio.it.

Partner finanziari

Il fatto che il fornitore abbia un partner finanziario è sintomo di affidabilità. I partner finanziari infatti valutano attentamente i fornitori prima di stringere un accordo. La presenza di un partner finanziario stà a testimoniare che i bilanci, il fatturato e la struttura aziendale in genere sono state controllate e ritenute meritevoli di fiducia.

Oltre a questi controlli, la partnership con una finanziaria presuppone la firma di una clausola contrattuale per cui la finanziaria stessa potrà rivalersi sul fornitore nel momento in cui il cliente finale non dovesse ottemperare al pagamento dei canoni di noleggio per motivi imputabili al fornitore.

Aver superato questi controlli testimonia che il fornitore dimostra trasparenza e si impegna contrattualmente con la finanziaria a farsi carico di eventuali problematiche derivanti da una sua mancanza.

Chiaramente, avere più partner finanziari, ancor meglio se conosciuti, implica più controlli di affidabilità da parte di questi e contribuisce ad aumentare il grado di fiducia che possiamo concedere al fornitore.

Livello di servizio

Alla fine quello che fà la differenza è il servizio, e non è solo un modo di dire. Il livello di servizio infatti non deve restare solo nelle parole ma deve tradursi in una contrattazione chiara e precisa.

Vediamo assieme quali sono le caratteristiche che, se regolamentate contrattualmente, contribuiscono a fare la differenza tra un fornitore approsimativo ed un vero professionista del settore.

Tempi di intervento

Il contratto deve specificare il tempo massimo per la presa in carico del problema e l’intervento di un tecnico sul posto.

Assistenza remota

Il primo livello di intervento può essere eseguito da remoto. Un numero di assistenza telefonica diretta e la possibilità di collegamento remoto tramite computer sono caratteristiche che non mancano in un servizio di stampa gestita che si rispetti.

Scorta di consumabili in loco

La gran parte dei fornitori comprende i consumabili nel canone mensile, ma sono pochi quelli che lasciano una scorta sempre disponibile presso il cliente. Inutile eccedere, rischieremmo di lasciar giacere troppo tempo i toner inutilizzati nel nostro magazzino, ma è bene non dipendere dalla consegna di un nuovo toner nel momento del bisogno. In alcuni casi i livelli di toner residui nella stampante vengono monitorati direttamente dal fornitore in via telematica, anche questo aspetto è preferibile rispetto ad altre soluzioni.

Servizio muletto

Con il servizio muletto saliamo di livello. Non sono molti ad offrirlo ma è l’unica soluzione per avere la garanzia di non dover interrompere tutte le attività di stampa del tuo ufficio nel caso di guasti che richiedano tempo per essere riparati.

Come cambiare il fornitore del noleggio stampanti

Cosa fare se hai fatto la scelta sbagliata o non sei più soddisfatto dell’attuale fornitore?

Probabilmente ti trovi incastrato in un contratto di noleggio che scadrà solo tra due o tre anni e non sai come uscirne. Tieni presente che puoi contattare un nuovo fornitore e valutare con lui un eventuale subentro. Un nuovo fornitore può sollevarti dalle problematiche connesse ad un subentro e probabilmente saprà offrirti una condizione economica favorevole per compensare eventuali penalità previste dal contratto attualmente in essere.

Per concludere

Le valutazioni che abbiamo visto permettono a chiunque di scegliere un fornitore per le proprie stampanti evitando sgradite sorprese nel post-vendita. L’importante è non cadere nella trappola del risparmio a tutti i costi: molto spesso bastano due conti per scoprire che pochi soldi spesi in più oggi possono trasformarsi in un bel risparmio futuro. Se non si ha tra le proprie conoscenze un fornitore di fiducia, una scelta intelligente può essere quella di affidarsi ad un servizio online come il già citato Stampanoleggio (che, tra l’altro, offre un’interessante formula di noleggio stampanti tutto compreso): questi portali devono monitorare costantemente le performance dei fornitori associati in quanto ne và della loro stessa sopravvivenza.

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