In der Welt des Caterings und Service können winzige Details über den Erfolg oder Misserfolg eines Events entscheiden. Dabei ist das wohl entscheidendste Detail die genaue Kalkulation der Kosten pro Person. Tauchen wir in die Tiefen der Budgetierung ein: Wie legen Catering-Unternehmen ihre Preise fest und wie kann man als Kunde das Beste aus seinem Budget für seinen Anlass herausholen? Auf diese Fragen werden wir im Genaueren eingehen, denn eine genaue Kalkulation sorgt nicht nur für ein gelungenes Event, sondern verhindert auch böse Überraschungen, nachdem du eine Anfrage stellst.

Grundlegende Faktoren der Kostenkalkulation im Catering

Rohstoff- und Zutatenpreise: Die Qualität und der Preis der verwendeten Zutaten spielen eine zentrale Rolle. Frische und hochwertige Zutaten können mehr kosten, resultieren aber in besseren Speisen, sind häufig gesünder und schmecken dazu auch noch besser. Doch auch preiswerte Optionen wie Fingerfood müssen kein Widerspruch zur Hochwertigkeit des Caterings sein.

Personalkosten: Hinter jeder Veranstaltung steht ein Team aus Köchen, Servicepersonal und Logistikexperten. Deren fließen direkt in die Kostenkalkulation ein. Je nach Ausbildung und Berufserfahrung können diese Kosten variieren.

Mietkosten für Equipment und Locations: Nicht jedes Event findet in einer festen Location mit vorhandener Ausstattung statt. Manchmal müssen Tische, Stühle, Geschirr oder sogar komplette Küchenausstattungen angemietet und zu der Location transportiert werden.

Lizenz- oder Versicherungskosten: Je nach Art des Events und der Location können auch Kosten für Lizenzen oder Versicherungen anfallen.

Transport- und Lieferkosten: Die Entfernung zwischen Küche und Veranstaltungsort, der Umfang des Transportguts und spezielle Anforderungen (z. B. gekühlter Transport) können die Kosten beeinflussen.

Die Kalkulation pro Person

Die Kosten pro Person sind oft der erste Anhaltspunkt, den Kunden sehen, und sie können je nach Art des Caterings stark schwanken.

Unterscheidung zwischen verschiedenen Catering-Optionen:

Buffet: Ein Buffet kann es günstiger sein, da man oft in größeren Mengen kocht und das benötigte Personal minimiert werden kann.

Set-Menü: Jeder Gast erhält die gleiche Vorspeise, Hauptgericht und Dessert. Ein Set-Menü kann insbesondere unerwartete Kosten verhindern, da hier die Mengen und Zutaten genau bekannt sind.

Berücksichtigung von speziellen Wünschen: Glutenfreie, vegane oder allergikerfreundliche Optionen können zusätzliche Kosten verursachen, da die Zutaten gegebenenfalls teurer sind und zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden müssen um Kreuzkontamination zu verhindern.

Getränke:

Alkoholische Getränke sind häufig teurer, sowohl wegen den Rohzutaten als auch wegen eventuell benötigter Lizenzen.

Nicht-alkoholische Getränke hingegen sind in der Regel günstiger und bieten oft Pauschalpreise.

Berücksichtigung der Event-Art und -Größe: Eine Hochzeitsfeier im kleinen Kreis kann andere Pro-Kopf-Kosten verursachen als ein gigantisches Firmen-Event. Die Art des Events, die Erwartungen der Gäste und die Größe der Veranstaltung spielen alle eine Rolle bei der Festlegung des Preises pro Person. Grundsätzlich skalieren die Pro-Kopf-Kosten runter, je höher die Anzahl der Teilnehmer ist, sofern man von den gleichen Catering-Leistungen ausgeht.

Achtung, versteckte Kosten vor der Anfrage bedenken!

Bei der Planung eines Catering-Events kann man leicht den Überblick über alle anfallenden Kosten verlieren. Häufig sind es gerade die unscheinbaren Posten, die hinterher das Budget sprengen können. Hier sind einige der häufig übersehenen Kosten:

Notfallzuschläge: Wenn du deine Bestellung in letzter Minute änderst oder unerwartete Gäste auftauchen, kann dies zu zusätzlichen Kosten führen.

Saisonale Preisschwankungen bei den Zutaten: Der Preis für Erdbeeren im Winter oder für Spargel außerhalb der Saison kann erheblich steigen. Das kann sich auf den Endpreis auswirken, wenn du ein Menü mit nicht saisonalen Zutaten bestellst.

Mögliche Überstunden des Personals: Wenn deine Veranstaltung länger dauert als geplant, kann es zu Überstunden für das Servicepersonal oder die Köche kommen.

Verschleiß und Verlust von Geräten: Wenn Geschirr kaputt geht oder Besteck verloren geht, können zusätzliche Kosten anfallen, vor allem, wenn es sich um gemietete Geräte handelt.

Tipps für eine effiziente und genaue Budgetierung

Um böse Überraschungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass dein Catering-Event ein voller Erfolg wird, solltest du folgende Dinge im Hinterkopf behalten:

Plane frühzeitig und vergleiche Angebote: Je früher du planst, desto mehr Zeit hast du, verschiedene Angebote zu vergleichen und das beste Angebot für dein Budget zu finden.

Plane einen ausreichenden finanziellen Puffer ein: Ein kleiner finanzieller Puffer dient dazu, unerwartete Kosten aufzufangen.

Wähle ein realistisches Budget und kommuniziere mit dem Caterer: Sei von Anfang an realistisch und ehrlich zu dir selbst über dein Budget. Ein guter Caterer wird dir helfen, die besten Optionen innerhalb deines Budgets zu finden.

Überprüfe das Budget kontinuierlich und passe es an: Überprüfe regelmäßig die Ausgaben anhand deines Budgets und passe sie bei Bedarf an. So vermeidest du, dass dir am Ende der Veranstaltung das Geld ausgeht.

Beispiel: Kalkulation eines Catering Service für eine Firmenveranstaltung mit 100 Personen

Um zu veranschaulichen, wie sich die Kosten für ein Catering zusammensetzen können, schauen wir uns ein kleines Beispiel. Das Szenario: Stell dir eine Firmenveranstaltung mit 100 Teilnehmern vor.

Getränke: Es sollen sowohl alkoholische als auch nicht-alkoholische Getränke angeboten werden. Die Veranstaltung soll insgesamt vier Stunden dauern.

Kosten für Zutaten: Nach einer Marktrecherche belaufen sich die Gesamtkosten für die Zutaten auf 1 500 EUR, was 15 EUR pro Person entspricht.

Personalkosten: Zehn Servicekräfte, zwei Köche und ein Logistikteam sollen beim Catering aushelfen. Die Gesamtkosten belaufen sich auf 1 200 EUR.

Ausrüstung und Ort: Die Veranstaltung findet in den firmeneigenen Räumlichkeiten statt, daher fallen keine Mietkosten an.

Snack Buffet: Die Kosten für kleinere Speisenbelaufen sich schätzungsweise auf rund 800 €, d. h. 8 € pro Person.

Unerwartete Kosten: Aufgrund von einigen Sonderwünschen entstehen zusätzliche Kosten in Höhe von 300 €.

Gesamtkosten: Die Gesamtkosten belaufen sich auf 4 000 €, das sind 40 € pro Person.

Analyse: Die ursprüngliche Schätzung von 35 € pro Person wurde um 5 € überschritten. Das zeigt, wie wichtig es ist, einen Puffer im Budget zu haben. Es ist zu beachten, dass dies nur ein Beispiel ist.

Zusammenfassung und Schlusswort

Die Kalkulation von Catering-Kosten kann eine Herausforderung darstellen, da es viele Unbekannte gibt. Vom Einkauf der Zutaten über Personal- und Ausrüstungskosten bis hin zu unerwarteten Ausgaben gibt es viele Sachen, die in die Endrechnung einfließen.

Daher ist es umso wichtiger den Überblick zu behalten, transparent und offen mit dem Catering-Anbieter zu kommunizieren und immer einen kleinen finanziellen Puffer für unerwartete Kosten einzuplanen.

Mit sorgfältiger Planung und einem Bewusstsein für die potenziellen Kostenfallen steht deinem gelungenen Event nichts mehr im Wege. Wir wünschen dir sowohl beim Catering, also auch bei der weiteren Planung viel Erfolg!