Betriebskosten sind die Kosten, die im Laufe eines Jahres an einem Grundstück oder einer Immobilie entstehen. Dazu gehören sämtliche Kosten des bestimmungsgemäßen Gebrauchs am Gebäude, den Nebengebäuden, der Anlage, den Einrichtungen und dem Grundstück.
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Betriebskosten oder Nebenkosten? Was ist hier der Unterschied?
Die Nebenkosten sind keine Betriebskosten und umgekehrt. Zu den Nebenkosten gehören auch nicht umlagefähigen Ausgaben. Das sind Kosten für:
- Reparaturen
- Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten
- Verwaltungskosten
- Steuern
- Zinsen für die Immobilienfinanzierung.
- Anteilige Betriebskosten für eine leerstehende Wohnung im Haus
- Sporadisch anfallende Kosten, wie etwa ein Baumrückschnitt alle paar Jahre.
Was gehört alles zu den Betriebskosten?
Damit Grundstückseigentümer und Immobilienbesitzer aber genau wissen, was alles zu den laufenden Kosten zählt, und damit zu den umlagefähigen Betriebsausgaben gehört, wurde dies genauestens im Gesetz verankert (Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten (Betriebskostenverordnung – BetrKV; § 2 Aufstellung der Betriebskosten). Dazu gehören:
- Grundsteuer
- Wasserversorgung
- Entwässerung
- Betrieb, Reinigung und Wartung der Heizanlage sowie der Abgasanlage
- Warmwasserversorgung
- Betriebskosten für Personen- oder Lastaufzug
- Straßenreinigung
- Müllabfuhr
- Gartenpflege
- Beleuchtungskosten für gemeinsam genutzte Räume, etwa die Waschküche, die Garage, Kellerabteile, die Außenbeleuchtung
- Kaminkehrer
- Kosten für Sach- und Haftpflichtversicherungen (Feuer, Sturm, Wasser, Elementarschäden, Glasversicherung etc.)
- Kosten für den Hausmeisterservice, hierzu gehören die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, soweit diese nicht Instandhaltungsarbeiten, Instandsetzungen, Erneuerungen oder die Hausverwaltung betreffen
- Wartung für die Rauchmelderanlage
- Kosten für Gemeinschaftsantennenanlage, wie den Betriebsstrom und die Wartung
Nicht umgelegt werden dürfen:
- Kosten für Reparaturen, Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten.
- Verwaltungskosten
- Steuern
- Zinsen für die Immobilienfinanzierung
- Anteilige Betriebskosten für eine leerstehende Wohnungen
- Anschaffungskosten (etwa den Kauf neuer Glühbirnen)
Was ist eine Betriebskostenabrechnung?
All die genannten Betriebskosten dürfen auf die Mieter einer Wohnung umgelegt werden. Meist geschieht dies in Form einer monatlichen Betriebskostenvorauszahlung. Am Ende des Kalenderjahres kommt dann die Betriebskostenabrechnung. Hier werden die erhaltenen Kosten mit den Betriebsausgaben gegengerechnet. Hat der Vermieter zu viel bezahlt, wird ein Teil der Beträge zurückerstattet. Bei zu wenig bezahlten Betriebskosten folgt eine Nachzahlung.
Damit die Betriebskosten aber abgerechnet werden können reicht es nicht, sich auf die Angaben im Gesetz zu verlassen. Alle Kosten, für die der Mieter mit aufkommen muss, müssen im Mietvertrag genannt werden. Was nicht expliziterwähnt wird, darf nicht in der Abrechnung auftauchen. Daher gilt für beide Seiten: die Betriebskostenabrechnung genau zu prüfen, um Streitigkeiten zu vermeiden.
Wie sieht eine Betriebskostenabrechnung aus?
Auch wenn es keine gesetzlichen Vorgaben über das Aussehen und die Form einer Betriebskostenabrechnung gibt, so muss sie dennoch formal richtig sein. Außerdem müssen die Kosten für den Mieter nachvollziehbar sein. Damit dies der Fall ist, sollte die Abrechnung Folgendes enthalten:
- Auflistung der Gesamtkosten
- Den gewählten Verteilerschlüssel in einem Mehrparteienhaus sowie die Erläuterung dazu
- Berechnung des Anteils pro Mieter bei mehreren Wohnungen
- Die bereits geleisteten Vorauszahlungen müssen in Abzug gebracht werden
- Nennen der noch offenen Kosten (Nachzahlungen) oder Rückzahlungen
- Alle Rechnungen, die für die Betriebskosten relevant sind
Zudem müssen bestimmte Mindestangaben enthalten sein:
- Abzurechnendes Objekt
- Abrechnungszeitraum
Wie werden die Betriebskosten für mehrere Mieter berechnet?
Der Maßstab zur Abrechnung der Betriebskosten ist im Mietvertrag festgelegt. Ist das nicht der Fall, darf der Vermieter diese ausschließlich nach dem Anteil der Wohnfläche berechnen.
Generell können die Betriebskosten aber auch nach Wohneinheit, Personenzahl oder Verbrauch berechnet werden. Doch es gibt auch gesetzlich festgelegte Umlageschlüssel, wie den für die Heizkosten. Diese dürfen nicht zu weniger als 50 % und nicht zu mehr als 70 % umgelegt werden.
Verteilerschlüssel für die Betriebskosten
- Betriebskostenabrechnung nach Wohneinheiten: Alle Mieter zahlen den gleichen Betriebskostenanteil.
- Betriebskostenabrechnung auf Basis der Wohnfläche verglichen mit der Gesamtwohnfläche.
- Betriebskostenabrechnung nach Anzahl der Mieter in einer Wohnung.
- Betriebskostenabrechnung nach Verbrauch durch Messung mit Messgeräten.
Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung gestellt werden?
Für die Betriebskostenabrechnung als Frist gelten 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. So können die Betriebskosten für den 31.12.2023 bis zum 31.12.2024 abgerechnet werden. Verspätete Abrechnungen müssen von den Mietern nicht mehr beglichen werden.
Was sind häufige Fehler in der Betriebskostenabrechnung?
Damit gegen die Betriebskostenabrechnung kein Widerspruch eingelegt wird, sollten Vermieter die Abrechnung vor dem Versand nochmals genau prüfen. Doch bereits bei der Erstellung eines Mietvertrages gibt es einiges zu beachten.
1. Umlage der Betriebskosten wurden in einem Mietvertrag nicht berücksichtigt
Betriebskosten können nur dann von den Mietern eingefordert werden, wenn diese schriftlich im Mietvertrag fixiert wurden. Steht darüber nichts im Vertrag, sind die Mieter nicht zur Zahlung verpflichtet.
2. Fehlerhafte Abrechnung
Wurden in der Abrechnung Nebenkosten aufgelistet, kann der Mieter die Zahlung hierzu verweigern und eine Berichtigung der Abrechnung verlangen. Wurden außerdem auch Kosten in Rechnung gestellt, die nicht im Mietvertrag gelistet wurden, darf der Mieter die Berichtigung seiner Rechnung verlangen.
3. Sonstige Betriebskosten im Mietvertrag nicht definiert
In den Mietverträgen dürfen die Vermieter unter dem Punkt „sonstige Kosten“ zusätzliche Betriebskosten vereinbaren. Etwa das Reinigen der Dachrinnen. Nur wenn dieser Punkt im Mietvertrag mit aufgenommen wurde, kann er später auch in der Betriebskostenabrechnung auftauchen.
4. Falscher Abrechnungszeitraum und Abrechnungsfrist nicht eingehalten
Für die Betriebskosten als Frist gelten 12 Monate, nach Ablauf eines Kalenderjahres. Werden die Abrechnungen zu spät eingereicht oder ist der Zeitraum generell falsch, kann der Mieter die Zahlung verweigern.
5. Mindestangaben fehlen
Zu den Mindestangaben gehören:
- Das Mietobjekt
- Der Abrechnungszeitraum
- Gesamtkosten pro Betriebskosten
- Der Mieteranteil
- Verrechnung der Vorauszahlung
- Der Verteilerschlüssel
Wann gegen die Betriebskostenabrechnung Widerspruch einlegen?
Entdecken Mieter trotz aller Sorgfalt in der Rechnung Fehler, haben sie 12 Monate Zeit, um Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung einzulegen. Die Widerspruchsfrist beginnt mit dem Tag der Abrechnungszustellung.
Wichtig: Die Widerspruchsfrist ist aber nicht das Zahlungsziel. Das sind lediglich 30 Tage.
Daher gilt: Fehlerhafte Betriebskostenabrechnungen werden unter Vorbehalt bezahlt. So wird der Zahlungsverzug aufseiten der Mieter vermieden. Damit der Vermieter aber weiß, dass die Zahlung unter Vorbehalt getätigt wurde, sollte im Verwendungszweck der Überweisung die Formulierung „unter Vorbehalt der Rückforderung“ stehen. Außerdem sollte der Vermieter in einem Schreiben auf den kommenden Widerspruch und die Vorbehaltszahlung hingewiesen werden.
Ist der Widerspruch gerechtfertigt und hat der Mieter demnach zu viel bezahlt, kann die Differenz zurückgefordert oder mit der nächsten Betriebskostenvorauszahlung verrechnet werden.
Wie gegen die Betriebskostenabrechnung Widerspruch einlegen?
Der Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung muss immer schriftlich an den Vermieter geschickt werden. Am besten als Einschreiben, um im Ernstfall einen Zustellnachweis für den Brief zu haben. Außerdem muss aus dem Schreiben der Grund für den Widerspruch klar hervorgehen.
Welche Möglichkeiten hat ein Mieter, wenn der Vermieter den Widerspruch ignoriert?
Wird der Widerspruch vom Vermieter ignoriert, kann der Mieter nach § 273 BGB laufende Betriebskostenvorauszahlungen zurückbehalten. Das Zurückbehaltungsrecht gilt so lange, bis eine formell richtige und korrigierte Betriebskostenabrechnung ausgestellt wird. Reagiert der Vermieter immer noch nicht auf den Widerspruch, bleibt nur noch eine Klage.Wichtig: Die Höhe des Zurückbehalts darf aber nur der Summe, der zu viel berechneten Positionen entsprechen.
FAQ – häufige Fragen zum Thema Betriebskosten
Bis wann muss ich die Betriebskostenabrechnung bekommen?
Du musst als Mieter die Betriebskostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ablauf des zu berechnenden Kalenderjahres erhalten. Ist der Abrechnungszeitraum in deinem Mietvertrag der 31.12., hat der Vermieter bis zum 31.12. des Folgejahres Zeit für die Abrechnung.
Kann ich Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung einlegen?
Als Mieter kannst du bei einer fehlerhaften Betriebskostenabrechnung Widerspruch einlegen. Hierzu hast du 12 Monate Zeit.
Dürfen Gartenpflegekosten umgelegt werden?
Es dürfen alle laufenden Gartenkosten auf den Mieter umgelegt werden. Der einmalige Baumschnitt alle zwei Jahre gehört aber nicht dazu. Auch Neugestaltungen oder der Kauf eines neuen Rasenmähers gehören nicht dazu.
Wie werden Heizkosten in den Betriebskosten auf die Miete verteilt?
Sind die Heizkosten Teil der Betriebskosten, dürfen sie zu minimal 50 % und maximal 70 % auf die einzelnen Mietwohnungen umgelegt werden. Der Rest wird nach einem festgelegten Verteilerschlüssel auf die Mietparteien verteilt.
