Atualmente sou Aprendiz na área de Secretariado (minha área acadêmica) em uma Empresa na região de Alphaville, e desde minha entrada desenvolvi alguns passos básicos que procuro seguir Sempre para manter a organização das minhas pendências e tarefas. 

Como a área de Secretariado é muito dinâmica e todos os dias temos situações diferentes e geralmente de grande urgência, as tarefas que não fazem parte da ocasionalidade costumam ficar de segundo plano mas nunca deixam de ser importantes tão quanto as que aparecem de última hora. Por isso, todos os dias logo pela manhã enquanto tomo meu café abro o e-mail e verifico todas as tarefas e novas demandas que necessitam de atenção, e as qualifico em Urgentes e Não Urgentes (2 Listas Simples), para eu conseguir dar prioridade e atenção devida ao que é realmente mais necessário. Essa minha classificação é inspirada na Matriz Eisenhower que qualifica as atividades em Urgente ou Não Urgente e Importante e Não Importante. Você pode saber um pouco mais lendo esse artigo. 

Minha primeira tarefa do dia é fazer um breve Check List duplo, para eu conseguir organizar a ordem que farei minhas tarefas. 

Costumo deixar duas pastas simples "L" para minhas demandas mais importantes. Todas informações e documentos relacionados a essas duas categorias sempre estarão lá. Eu tenho apenas duas categorias, para facilitar e limitar o número de pastas. Uma para cuidar de pagamentos, e a outra das demais tarefas que eu separo com Post-it Flag quando estão muito acumuladas. Você deve adequar esse método para sua área de atuação, levando em consideração o que você considera muito importante e visando facilitar o máximo seu trabalho. 

Ramais, contatos importantes e necessários, caminhos na Rede, Links e informações básicas do seu dia-a-dia devem estar sempre acessíveis. Principalmente na minha área, preciso localizar uma pessoa ou um ramal em poucos segundos. Quando temos como prever as informações que ocasionalmente iremos precisar é cômodo mantê-las sempre em um local de fácil alcance e de fácil visualização. Esse local pode ser um caderno pequeno de anotações, uma agenda, depende do que você tem disponível e sua preferência. 

Uma forma que percebo que otimiza o tempo é planejar a impressão de todos os documentos, e-mails e papéis necessários para iniciar o trabalho naquele dia (sempre pensando se é mesmo necessária aquela impressão). Enquanto verifico os e-mails e vou fazendo minha lista diária, já mando todos os docs necessários para impressão, de uma só vez, para logo buscá-los e voltar a mesa e me concentrar em terminar todas tarefas necessárias. Obviamente, vez ou outra você terá que imprimir outro documento não planejado, mas geralmente, essa programação reduz muitas idas até a impressora. O mesmo serve para levar documentos em outros andares ou setores, juntar todos e depois distribuí-los de uma vez só, evita sua saída contínua da mesa. Parecem coisas óbvias, mas se não paramos para racionalizar o trabalho, acabamos saindo da mesa a cada nova necessidade de entrega ou busca de um novo documento. 

Sempre que sobra algum tempo no final do meu breve expediente faço o possível para organizar os papéis, isso implica em eliminá-los, separá-los nas suas devidas pastas (Item 2) ou arquivá-los. O mesmo com os arquivos digitais, que se não monitorados viram uma confusão. Outra dica importante é sempre nomear os arquivos digitais com nomes intuitivos para facilitar na hora que você precisar localizá-los. 

Alguma sugestão para acrescentar a minha lista? Com o tempo sempre vamos encontrando novas formas de se organizar, atualmente esses são meus métodos mais básicos.