Pentingnya Keberadaan Public Relations dalam Perusahaan, Apa Peran dan Fungsinya? — Sudah waktunya dunia mengetahui kekuatan hubungan masyarakat atau Public Relations yang sesungguhnya. Selama ini, orang cenderung mempercayai bahwa sebagai seorang praktisi Public Relations memiliki "pekerjaan yang menyenangkan" dan berbicara dengan media sepanjang waktu. Tentu, bagi pekerja Public Relations pekerjaan tersebut memang menyenangkan.
Namun, yang lebih penting dan menarik untuk diketahui tentang profesi sebagai praktisi Public Relations ini adalah bahwa mereka sejatinya adalah para pembangun merek, penyampai pesan perusahaan kepada khalayak atau messenger, generator utama perusahaan, pusat komando komunikasi, dan masih banyak lagi.
Secara definisi, Public Relations adalah proses interaksi untuk menciptakan opini publik sebagai input yang menguntungkan kedua belah pihak, dan menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik, bertujuan menanamkan keinginan baik, kepercayaan saling adanya pengertian, dan citra yang baik dari publiknya.
Tak hanya sekadar definisi dari Public Relations, tetapi juga perlu pemahaman ekstra mengenai profesi ini baik dari ruang lingkup, peran, hingga tugas dan fungsi seorang praktisi Public Relations. Pasalnya, keberadaan Public Relations merupakan hal yang wajib dan penting bagi sebuah perusahaan atau organisasi. Terutama, dalam upaya untuk menciptakan, memelihara, dan membina hubungan yang harmonis antara kedua belah pihak, yakni perusahaan dengan konsumennya baik internal maupun eksternal.
Terlebih lagi, setiap organisasi atau perusahaan akan selalu menghadapi tantangan besar untuk bisa mengelola perubahan baik yang terjadi secara internal maupun eksternal secara efektif. Dan, tentu saja turut berpengaruh pula pada pola hubungan yang telah terjalin.
Sebetulnya, profesi atau bidang pekerjaan apapun pasti terdapat ruang lingkup bidang pekerjaan. Demikian pula dengan profesi sebagai Public Relations yang memiliki ruang lingkup tersendiri. Ruang lingkup ini mencakup hal-hal apa saja yang akan dilaksanakan serta menjadi sasaran dari aktivitas Public Relations.
Ruang lingkup Public Relations sendiri terbagi menjadi dua bagian.
Yang dimaksud dengan publik internal adalah publik yang terdiri atas orang-orang yang bergiat dan menjadi bagian dari perusahaan atau organisasi tersebut serta secara fungsional memiliki tugas dan pekerjaan serta hak dan kewajiban tertentu. Seorang praktisi Public Relations harus mampu mengidentifikasi atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif di dalam organisasi atau perusahaan, sebelum kebijakan itu dijalankan oleh organisasi/perusahaan dan disampaikan kepada khalayak/publik.
Publik eksternal adalah publik secara umum atau masyarakat yang berada di luar organisasi, baik yang ada kaitannya dengan organisasi maupun yang diharapkan atau diduga ada kaitannya dengan organisasi. Seorang Public Relations profesional harus mampu untuk mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran publik yang positif terhadap lembaga yang diwakilinya.
Setelah mengetahui ruang lingkup profesi sebagai Public Relations, tentu saja tak salah bila mengenal peran sebagai Public Relations dalam sebuah perusahaan/organisasi. Ada empat (4) peran Public Relations baik dalam perusahaan/organisasi menurut Dozier dan Broom (1995) dalam jurnal "Pembentukan Corporate Image Untuk Citra dan Reputasi Perusahaan". Di antaranya adalah:
Tenaga ahli artinya sebagai praktisi Public Relations yang berpengalaman dan berkemampuan tinggi tentu saja diharapkan dapat mencari solusi serta melaksanakan solusi tersebut dalam upaya penyelesaian masalah hubungan dengan publik baik eksternal maupun internal.
Dalam hal ini, praktisi Public Relations bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya dari organisasi/perusahaan yang bersangkutan. Public Relations juga diharapkan harus mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan, dan harapan organisasi/perusahaan pada pihak khalayaknya. Harapannya, dengan komunikasi timbal balik tersebut yang dilaksanakan oleh Public Relations dapat tercipta hubungan yang saling pengertian, mempercayai, menghargai serta toleransi yang baik dari kedua belah pihak.
Peranan ini merupakan bagian dari tim manajemen. Public Relations berperan untuk membantu pimpinan organisasi atau perusahaan baik sebagai penasihat atau konsultan dalam mengambil tindakan eksekusi (keputusan) untuk mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional.
Kegiatan public relations pada hakikatnya merupakan bagian dari teknik kegiatan berkomunikasi dengan ciri khas komunikasi dua arah (two ways traafic communication) antara lembaga/organisasi yang diwakilinya dengan publik atau sebaliknya. Setelah melakukan kegiatan komunikasi tersebut, pihak Public Relations harus menganalisis untuk mengetahui timbal balik atau feedback, apakah berdampak baik terhadap citra atau sebaliknya menjadi negatif sehingga kurang menguntungkan bagi perusahaan/organisasi yang bersangkutan.
Setelah memaknai ruang lingkup serta peran sebagai praktisi Public Relations, tak lengkap rasanya bila tidak mengulas tentang tugas dan fungsinya. Seperti halnya profesi atau pekerjaan lainnya, Public Relations juga memiliki beberapa tugas dan fungsi tersendiri dalam sebuah organisasi/perusahaan. Berdasarkan pendapat L. Wilcox, Philip H. Ault, Warren K. Agee, Glen T. Cameron, dalam “Public Relations Strategies & Tactics”, berikut adalah fungsi dan tugas sebagai Public Relations.
Public Relations bagi perusahaan juga merupakan salah satu konseling atau rekomendasi yang dapat memberikan, menyediakan berbagai saran, dan mengarahkan kepada pihak internal manajemen yang berhubungan dengan berbagai kebijakan, relasi, kebijakan relasi serta komunikasi antara perusahaan dengan publik.
Fungsi Public Relations juga mencakup sebagai sebuah tim riset perilaku publik, karena Public Relations merupakan salah satu bagian perusahaan yang bersinggungan langsung dengan khalayak. Data-data dari hasil riset ini dapat digunakan oleh tim untuk merancang strategi Public Relations. Tujuannya untuk membangun rasa saling percaya antara perusahaan dengan publik, mempengaruhi serta menyakinkan publik tentang pentingnya perusahaan bagi kehidupan mereka.
Cara berkomunikasi dengan publik yang luas selalu melibatkan pihak ketiga. Public Relations tentu akan membutuhkan media massa sebagai sebuah sarana yang bisa digunakan untuk menyampaikan pesan serta mengutarakan pendapat dari perusahaan. Untuk itulah, fungsi Public Relations sebagai bagian dari perusahaan yang melakukan berbagai kerja sama dengan media tertentu demi kepentingan perusahaan.
Baca juga: Perlunya Perusahaan Membina Hubungan yang Baik dengan Media Massa, Apa Tujuan dan Manfaatnya?
Media massa merupakan salah satu mitra atau partner kerja bagi Public Relations. Melalui media, Public Relations dapat melakukan publikasi tentang perusahaan bahkan merespon ketertarikan publik terhadap perusahaan. Tujuan dari publisitas ini tak lain adalah untuk menyampaikan berbagai pesan terencana demi meningkatkan ketertarikan publik pada perusahaan.
Sejatinya, membangun relasi yang baik tak hanya dilakukan dengan publik dil uar perusahaan. Publik internal, dalam hal ini, karyawan serta top manajemen juga harus menjadi bagian penting dari membangun relasi oleh tim Public Relations. Dalam internal perusahaan, Public Relations dapat berfungsi sebagai agen yang menginformasikan dan memotivasi karyawan, memberikan respon serta menjembatani terhadap setiap masalah perusahaan dengan karyawannya.
Public affairs merupakan salah satu fungsi Public Relations yang terkait dengan bagaimana membangun sebuah keterlibatan secara aktif atau lobbying dengan pemerintah dalam berbagai kebijakan publik. Melobi sendiri menurut Kotler adalah kegiatan yang berhubungan dengan legislator dan pejabat pemerintah dalam mempromosikan atau justru menolak sebuah undang-undang atau peraturan.
Fungsi Public Relations yang lain adalah mengelola isu yang berkembang di masyarakat terkait dengan perusahaan. Dalam fungsi tersebut, Public Relations harus melakukan identifikasi dan evaluasi atas berbagai isu yang sekiranya akan berdampak terhadap perusahaan serta menyampaikan kepada pihak yang terkait dengan isu tersebut dalam perusahaan.
Public Relations juga memiliki fungsi sebagai financial relations. Di mana Public Relations memegang peranan penting dalam menjaga dan menciptakan kepercayaan para penanam modal bagi perusahaan melalui berbagai cara. Hal ini wajar mengingat investor merupakan sebuah aset besar yang perlu dipertahankan demi keberlangsungan sebuah perusahaan.
Public Relations tak hanya berhubungan dengan publik dalam hal ini konsumen atau target pasarnya saja. Namun, Public Relations juga memiliki fungsi membangun industrial relations. Fungsi ini adalah menjaga hubungan dengan organisasi atau lembaga-lembaga lain yang berhubungan dengan aktivitas perusahaan. Hal ini bisa diwujudkan dengan bergabung dengan asosiasi usaha yang berhubungan dengan core business perusahaan/organisasi.
Fungsi lain dari Public Relations adalah dalam fundraising. Fungsi ini mencakup membangun dan memelihara hubungan dengan donor dan anggota serta masyarakat umum lainnya terutama melalui kontribusi finansial atau dukungan sukarela yang biasanya untuk tujuan mulia, kemanusiaan, pemberdayaan masyarakat, dan tujuan baik lainnya. Untuk itu, Public Relations diharapkan mampu membuat fundraising program yang memerlukan langkah-langkah PR dengan strategi komunikasi yang tepat.
Perusahaan selain berdiri sebagai lembaga komersial, tentu juga berdiri sebagai lembaga yang harus tanggap terhadap lingkungannya. Oleh sebab itu, Public Relations dalam perusahaan juga memiliki fungsi dalam menjalin hubungan dengan individu-individu dari berbagai kelompok, ras, golongan, dan budaya (multicultural relations).
Untuk mencuri perhatian publik yang lebih luas, Public Relations bisa menjalankan fungsi dengan menyelenggarakan event-event khusus. Tujuannya agar publik memiliki ketertarikan pada produk ataupun perusahaan. Dalam hal ini, tim Public Relations dapat membuat agenda acara yang tentu disesuaikan dengan target market serta budget-nya.
Public Relations juga berfungsi dalam marketing communication di mana fungsi ini adalah untuk memadukan aktivitas pemasaran dengan mengadakan kegiatan khusus yang bertujuan untuk membangun dan meningkatkan citra publik (brand awareness).
Ternyata, cukup rumit bukan di balik profesi sebagai Public Relations profesional? Meskipun demikian, profesi ini juga menyenangkan karena bisa memperluas jaringan atau networking baik secara profesional maupun personal. Selain itu, dengan berbagai tuntutan peran serta fungsi dan tugas yang dibebankan kepada seorang praktisi Public Relations ini secara tidak langsung turut membentuk mental pekerja Public Relations profesional menjadi lebih tahan banting serta memiliki kemampuan beragam atau multitalenta.(Marthapuri Dwi Utari)
Artikel Menarik:
Namun, yang lebih penting dan menarik untuk diketahui tentang profesi sebagai praktisi Public Relations ini adalah bahwa mereka sejatinya adalah para pembangun merek, penyampai pesan perusahaan kepada khalayak atau messenger, generator utama perusahaan, pusat komando komunikasi, dan masih banyak lagi.
Secara definisi, Public Relations adalah proses interaksi untuk menciptakan opini publik sebagai input yang menguntungkan kedua belah pihak, dan menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik, bertujuan menanamkan keinginan baik, kepercayaan saling adanya pengertian, dan citra yang baik dari publiknya.
| Gambar via mbaworld.com |
Tak hanya sekadar definisi dari Public Relations, tetapi juga perlu pemahaman ekstra mengenai profesi ini baik dari ruang lingkup, peran, hingga tugas dan fungsi seorang praktisi Public Relations. Pasalnya, keberadaan Public Relations merupakan hal yang wajib dan penting bagi sebuah perusahaan atau organisasi. Terutama, dalam upaya untuk menciptakan, memelihara, dan membina hubungan yang harmonis antara kedua belah pihak, yakni perusahaan dengan konsumennya baik internal maupun eksternal.
Terlebih lagi, setiap organisasi atau perusahaan akan selalu menghadapi tantangan besar untuk bisa mengelola perubahan baik yang terjadi secara internal maupun eksternal secara efektif. Dan, tentu saja turut berpengaruh pula pada pola hubungan yang telah terjalin.
Ruang Lingkup Public Relations
Sebetulnya, profesi atau bidang pekerjaan apapun pasti terdapat ruang lingkup bidang pekerjaan. Demikian pula dengan profesi sebagai Public Relations yang memiliki ruang lingkup tersendiri. Ruang lingkup ini mencakup hal-hal apa saja yang akan dilaksanakan serta menjadi sasaran dari aktivitas Public Relations.
Ruang lingkup Public Relations sendiri terbagi menjadi dua bagian.
Membina Hubungan ke Dalam (Internal Public Relations)
Yang dimaksud dengan publik internal adalah publik yang terdiri atas orang-orang yang bergiat dan menjadi bagian dari perusahaan atau organisasi tersebut serta secara fungsional memiliki tugas dan pekerjaan serta hak dan kewajiban tertentu. Seorang praktisi Public Relations harus mampu mengidentifikasi atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif di dalam organisasi atau perusahaan, sebelum kebijakan itu dijalankan oleh organisasi/perusahaan dan disampaikan kepada khalayak/publik.
Membina Hubungan ke Luar (External Public Relations)
Publik eksternal adalah publik secara umum atau masyarakat yang berada di luar organisasi, baik yang ada kaitannya dengan organisasi maupun yang diharapkan atau diduga ada kaitannya dengan organisasi. Seorang Public Relations profesional harus mampu untuk mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran publik yang positif terhadap lembaga yang diwakilinya.
Peran Public Relations
Setelah mengetahui ruang lingkup profesi sebagai Public Relations, tentu saja tak salah bila mengenal peran sebagai Public Relations dalam sebuah perusahaan/organisasi. Ada empat (4) peran Public Relations baik dalam perusahaan/organisasi menurut Dozier dan Broom (1995) dalam jurnal "Pembentukan Corporate Image Untuk Citra dan Reputasi Perusahaan". Di antaranya adalah:
1. Public Relations sebagai tenaga ahli (expert prescriber)
Tenaga ahli artinya sebagai praktisi Public Relations yang berpengalaman dan berkemampuan tinggi tentu saja diharapkan dapat mencari solusi serta melaksanakan solusi tersebut dalam upaya penyelesaian masalah hubungan dengan publik baik eksternal maupun internal.
2. Public Relations sebagai fasilitator komunikasi (communication fasilitator)
Dalam hal ini, praktisi Public Relations bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya dari organisasi/perusahaan yang bersangkutan. Public Relations juga diharapkan harus mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan, dan harapan organisasi/perusahaan pada pihak khalayaknya. Harapannya, dengan komunikasi timbal balik tersebut yang dilaksanakan oleh Public Relations dapat tercipta hubungan yang saling pengertian, mempercayai, menghargai serta toleransi yang baik dari kedua belah pihak.
3. Public Relations sebagai fasilitator proses pemecahan masalah (problem solving process fasilitator)
Peranan ini merupakan bagian dari tim manajemen. Public Relations berperan untuk membantu pimpinan organisasi atau perusahaan baik sebagai penasihat atau konsultan dalam mengambil tindakan eksekusi (keputusan) untuk mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional.
4. Public Relations sebagai teknisi komunikasi (communication technician)
Kegiatan public relations pada hakikatnya merupakan bagian dari teknik kegiatan berkomunikasi dengan ciri khas komunikasi dua arah (two ways traafic communication) antara lembaga/organisasi yang diwakilinya dengan publik atau sebaliknya. Setelah melakukan kegiatan komunikasi tersebut, pihak Public Relations harus menganalisis untuk mengetahui timbal balik atau feedback, apakah berdampak baik terhadap citra atau sebaliknya menjadi negatif sehingga kurang menguntungkan bagi perusahaan/organisasi yang bersangkutan.
Tugas dan Fungsi Public Relations
Setelah memaknai ruang lingkup serta peran sebagai praktisi Public Relations, tak lengkap rasanya bila tidak mengulas tentang tugas dan fungsinya. Seperti halnya profesi atau pekerjaan lainnya, Public Relations juga memiliki beberapa tugas dan fungsi tersendiri dalam sebuah organisasi/perusahaan. Berdasarkan pendapat L. Wilcox, Philip H. Ault, Warren K. Agee, Glen T. Cameron, dalam “Public Relations Strategies & Tactics”, berikut adalah fungsi dan tugas sebagai Public Relations.
1. Counseling
Public Relations bagi perusahaan juga merupakan salah satu konseling atau rekomendasi yang dapat memberikan, menyediakan berbagai saran, dan mengarahkan kepada pihak internal manajemen yang berhubungan dengan berbagai kebijakan, relasi, kebijakan relasi serta komunikasi antara perusahaan dengan publik.
2. Research
Fungsi Public Relations juga mencakup sebagai sebuah tim riset perilaku publik, karena Public Relations merupakan salah satu bagian perusahaan yang bersinggungan langsung dengan khalayak. Data-data dari hasil riset ini dapat digunakan oleh tim untuk merancang strategi Public Relations. Tujuannya untuk membangun rasa saling percaya antara perusahaan dengan publik, mempengaruhi serta menyakinkan publik tentang pentingnya perusahaan bagi kehidupan mereka.
3. Media relations
Cara berkomunikasi dengan publik yang luas selalu melibatkan pihak ketiga. Public Relations tentu akan membutuhkan media massa sebagai sebuah sarana yang bisa digunakan untuk menyampaikan pesan serta mengutarakan pendapat dari perusahaan. Untuk itulah, fungsi Public Relations sebagai bagian dari perusahaan yang melakukan berbagai kerja sama dengan media tertentu demi kepentingan perusahaan.
Baca juga: Perlunya Perusahaan Membina Hubungan yang Baik dengan Media Massa, Apa Tujuan dan Manfaatnya?
4. Publicity
Media massa merupakan salah satu mitra atau partner kerja bagi Public Relations. Melalui media, Public Relations dapat melakukan publikasi tentang perusahaan bahkan merespon ketertarikan publik terhadap perusahaan. Tujuan dari publisitas ini tak lain adalah untuk menyampaikan berbagai pesan terencana demi meningkatkan ketertarikan publik pada perusahaan.
5. Employee relations
Sejatinya, membangun relasi yang baik tak hanya dilakukan dengan publik dil uar perusahaan. Publik internal, dalam hal ini, karyawan serta top manajemen juga harus menjadi bagian penting dari membangun relasi oleh tim Public Relations. Dalam internal perusahaan, Public Relations dapat berfungsi sebagai agen yang menginformasikan dan memotivasi karyawan, memberikan respon serta menjembatani terhadap setiap masalah perusahaan dengan karyawannya.
6. Public affairs
Public affairs merupakan salah satu fungsi Public Relations yang terkait dengan bagaimana membangun sebuah keterlibatan secara aktif atau lobbying dengan pemerintah dalam berbagai kebijakan publik. Melobi sendiri menurut Kotler adalah kegiatan yang berhubungan dengan legislator dan pejabat pemerintah dalam mempromosikan atau justru menolak sebuah undang-undang atau peraturan.
7. Issues management
Fungsi Public Relations yang lain adalah mengelola isu yang berkembang di masyarakat terkait dengan perusahaan. Dalam fungsi tersebut, Public Relations harus melakukan identifikasi dan evaluasi atas berbagai isu yang sekiranya akan berdampak terhadap perusahaan serta menyampaikan kepada pihak yang terkait dengan isu tersebut dalam perusahaan.
8. Financial relations
Public Relations juga memiliki fungsi sebagai financial relations. Di mana Public Relations memegang peranan penting dalam menjaga dan menciptakan kepercayaan para penanam modal bagi perusahaan melalui berbagai cara. Hal ini wajar mengingat investor merupakan sebuah aset besar yang perlu dipertahankan demi keberlangsungan sebuah perusahaan.
9. Industrial relations
Public Relations tak hanya berhubungan dengan publik dalam hal ini konsumen atau target pasarnya saja. Namun, Public Relations juga memiliki fungsi membangun industrial relations. Fungsi ini adalah menjaga hubungan dengan organisasi atau lembaga-lembaga lain yang berhubungan dengan aktivitas perusahaan. Hal ini bisa diwujudkan dengan bergabung dengan asosiasi usaha yang berhubungan dengan core business perusahaan/organisasi.
10. Development / fundraising
Fungsi lain dari Public Relations adalah dalam fundraising. Fungsi ini mencakup membangun dan memelihara hubungan dengan donor dan anggota serta masyarakat umum lainnya terutama melalui kontribusi finansial atau dukungan sukarela yang biasanya untuk tujuan mulia, kemanusiaan, pemberdayaan masyarakat, dan tujuan baik lainnya. Untuk itu, Public Relations diharapkan mampu membuat fundraising program yang memerlukan langkah-langkah PR dengan strategi komunikasi yang tepat.
11. Multicultural relations / workplace diversity
Perusahaan selain berdiri sebagai lembaga komersial, tentu juga berdiri sebagai lembaga yang harus tanggap terhadap lingkungannya. Oleh sebab itu, Public Relations dalam perusahaan juga memiliki fungsi dalam menjalin hubungan dengan individu-individu dari berbagai kelompok, ras, golongan, dan budaya (multicultural relations).
12. Special events
Untuk mencuri perhatian publik yang lebih luas, Public Relations bisa menjalankan fungsi dengan menyelenggarakan event-event khusus. Tujuannya agar publik memiliki ketertarikan pada produk ataupun perusahaan. Dalam hal ini, tim Public Relations dapat membuat agenda acara yang tentu disesuaikan dengan target market serta budget-nya.
13. Marketing communication
Public Relations juga berfungsi dalam marketing communication di mana fungsi ini adalah untuk memadukan aktivitas pemasaran dengan mengadakan kegiatan khusus yang bertujuan untuk membangun dan meningkatkan citra publik (brand awareness).
Ternyata, cukup rumit bukan di balik profesi sebagai Public Relations profesional? Meskipun demikian, profesi ini juga menyenangkan karena bisa memperluas jaringan atau networking baik secara profesional maupun personal. Selain itu, dengan berbagai tuntutan peran serta fungsi dan tugas yang dibebankan kepada seorang praktisi Public Relations ini secara tidak langsung turut membentuk mental pekerja Public Relations profesional menjadi lebih tahan banting serta memiliki kemampuan beragam atau multitalenta.(Marthapuri Dwi Utari)
Artikel Menarik:
- 8 Strategi Public Relations yang Jitu untuk Membangun Citra Perusahaan
- Peran Penting Media Sosial dalam Membangun dan Memasarkan Brand
- Jangan Remehkan, Ini 10 Manfaat Blog untuk Kepentingan Bisnis
- Fungsi-fungsi Periklanan dalam Dunia Pemasaran
- Memahami Perilaku Konsumen Agar Bisnis Online Kamu Lebih Maju dan Berkembang
- Mengenal Jenis-jenis Berita Jurnalistik yang Sering Dimuat di Media Massa
- Kuasai 10+ Keterampilan Berikut untuk Menjadi Public Relations Officer yang Handal
- Perlunya Lead (Teras Berita) pada Artikel Feature untuk Menarik Minat Pembaca
- Tips Memasarkan Produk Lewat Iklan Testimonial
- Pengertian Media Massa, Lengkap dengan Jenis, Fungsi, dan Berbagai Contohnya
This post first appeared on BiteBrands | Situs Komunikasi Pemasaran Terkini | Referensi Logo Merek Perusahaan, please read the originial post: here
