Setiap Surat pasti memiliki nomor surat, karena memang ini adalah salah satu syarat penulisan surat resmi yang benar. Deretan angka tersebut bukan sembarang angka. Penulisan nomor surat resmi yang tepat adalah mencantumkan informasi mulai dari waktu penulisan surat, urutan surat dan lainnya.

Jelas Anda tidak bisa asal menambahkan angka-angka tertentu pada nomor surat. Staf administrasi akan lebih mudah memahami komponen surat apabila terdapat deretan nomor ini.

Pastikan Anda memahami hal-hal terkait penulisan nomor surat. Semuanya sudah dirangkum pada pembahasan menarik di bawah ini! Langsung saja cek!

Pengertian Nomor Surat

Nomor surat haruslah ada pada setiap penulisan surat untuk kepentingan, seperti undangan, pemberitahuan, edaran dan lainnya. Nomor surat berada di bawah judul surat dan ditulis dengan format khusus supaya lebih mudah dimengerti.

Bagian nomor surat terdiri dari kode surat, kode instansi, nomor urut terbitnya surat, kode bulan hingga tahun pembuatan. Instansi atau organisasi biasanya mengeluarkan nomor surat setiap tahun agar jumlah nomor urut tidak terlalu banyak.

Beberapa instansi juga menggunakan kode khusus pada nomor surat guna memudahkan klasifikasi isi dan maksud ditulisnya surat.

Komponen Nomor Surat Resmi

Kalau Anda melihat sendiri pada surat-surat resmi yang sudah terbit, pastinya nomor surat dipisahkan dengan tanda garis miring (/).

Tanda tersebut berfungsi sebagai pembatas antara komponen-komponen yang dimuat dalam nomor surat. Umumnya, surat terdiri dari lima komponen utama yang ditulis secara berurutan, di antaranya:

Kode Surat

Bagian ini adalah serangkaian angka yang mewakilkan keterangan mengapa surat dibuat. Secara umum ada 15 kode surat yang dikenal dalam pembuatan surat resmi. Pastikan Anda tidak salah memilih kode surat, karena bisa beda arti.

Akan tetapi setiap perusahaan atau organisasi mempunyai sistem pengkodean yang belum tentu sama. Justru ada yang menggunakan huruf sebagai kode surat. Anda perlu memastikannya lagi supaya tidak salah.

Nomor Urut Terbitnya Surat

Dalam setiap tahun pastinya perusahaan atau instansi mengeluarkan beragam macam surat. Untuk memudahkan tim pembuat surat dalam mengetahui jumlah surat yang sudah diterbitkan, maka hadirlah nomor urut terbitnya surat.

Ketika ada nomor surat yang tertulis “001/2022”, maka artinya itu adalah surat pertama yang dikeluarkan pada tahun 2022.

Nama Penerbit Surat

Pada bagian ini, penerbit surat mencantumkan profil instansi atau lembaga dalam bentuk inisial. Penggunaan inisial bertujuan untuk mempersingkat penulisan. Sebagai contoh, sebuah surat memiliki nomor …/DP-KM/…, maka inisial DP-KM sendiri memiliki arti Dinas Pendidikan Kota Malang.

Bisa juga nama penerbit surat ditulis dalam bentuk …/PT-AAA/…. Intinya masing-masing perusahaan dan instansi mempunyai inisial tersendiri ketika mencantumkannya di nomor surat.

Bulan Terbitnya Surat

Berbeda dari komponen-komponen sebelumnya yang ditulis dalam bentuk angka atau huruf latin, khusus penulisan bulan terbitnya surat harus ditulis dalam angka romawi. Hal ini bertujuan supaya penulisan bulan tidak tertukar dengan komponen lain.

Maka Januari ditulis dengan I, Februari dengan II, dan seterusnya sampai Desember yang ditulis menjadi XII.

Tahun Berjalan

Adapun maksud dari tahun berjalan adalah tahun pada saat surat dibuat atau ditandatangani. Apabila surat dibuat pada tahun 2023, maka tahun yang dicantumkan dalam nomor surat adalah 2023. Komponen tahun berguna untuk menginformasikan terkait pada tahun kapan surat tersebut diterbitkan.

Macam-macam Kode Nomor Surat

Setelah memahami 5 komponen utama yang terkandung di dalamnya, pahami pula apa saja kode surat yang sering dipakai. Tentunya ada kode khusus yang harus diikuti supaya surat Anda dapat dipahami penerima. Adapun macam-macam kode penomoran surat yaitu:

Lantas, bagaimana cara menuliskan kode tersebut ke dalam format nomor surat? Caranya sangat mudah, Anda perlu menentukan dulu tujuan dibuatnya surat, misalnya nomor 10 untuk surat rekomendasi. Maka penulisannya berada di paling awal menjadi “Nomor: 10/….”

Fungsi Nomor Surat

Pada dasarnya nomor surat hadir untuk memudahkan identifikasi maksud diterbitkannya surat. Namun ada fungsi lain yang tidak kalah penting dari nomor surat. Bagi beberapa perusahaan atau instansi, nomor surat memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Memudahkan pencarian surat ketika dibutuhkan sewaktu-waktu.
2. Memudahkan pengarsipan surat berdasarkan kode.
3. Mengetahui berapa banyak surat yang terbit pada kurun waktu tertentu.
4. Menggolongkan surat berdasarkan tujuan dibuatnya surat.
5. Menginformasikan kepada penerima surat terkait waktu, siapa pengirim dan isi surat.
6. Mengontrol tingkat frekuensi penerbitan surat.
7. Menjadi rujukan dalam proses surat-menyurat ke depannya.
8. Penyimpanan surat menjadi lebih tertata dan rapi.

Cara Membuat Nomor Surat Resmi

Bagi Anda yang ingin mengaplikasikan ilmu di atas untuk membuat surat resmi, langsung saja pahami langkah-langkah yang dijelaskan pada urutan di bawah ini:

1. Tentukan maksud dibuatnya surat, apakah surat undangan, rekomendasi, keterangan, pemberitahuan atau yang lainnya.
2. Pilih kode surat dari tabel sesuai tujuan dibuatnya surat. Misalnya 04, maka tulis menjadi Nomor: 04.,,/….
3. Berikutnya cari tahu berapa nomor urut surat yang dikeluarkan instansi. Contohnya 100, berarti tambahkan menjadi Nomor: 04.100/….
4. Beri garis miring dan tuliskan inisial profil instansi penerbit surat. Contohnya Nomor: 04.100/KEL/….
5. Tambahkan bulan penulisan surat menggunakan angka romawi. Maka menjadi Nomor: 04.100/KEL/V/….
6. Terakhir, tuliskan tahun berjalan pembuatan surat. Hasilnya menjadi Nomor: 04.100/KEL/V/2024. Selesai, nomor surat bisa digunakan langsung pada surat resmi Anda.

Contoh Nomor Surat

Banyak sekali bentuk nomor surat yang ada, karena perusahaan atau organisasi mempunyai caranya masing-masing dalam menulis nomor surat. Namun masih menggunakan format biasanya. Contoh beberapa nomor surat resmi perusahaan, dinas, organisasi dan lainnya dapat dilihat di bawah:

Nomor: 07.150/DJ-KT/VIII/2020

Artinya surat tersebut adalah surat mandat (07) dengan nomor urut 150 yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Kota Tuban (DJ-KT) pada bulan Juli (VII) 2020.

Nomor: B.010/PT-KY/UI/IX/2023

Kode B pada nomor surat ini ditulis karena surat diperuntukkan untuk pihak internal perusahaan, sedangkan kode A untuk eksternal perusahaan.

Nomor: 20/SMP-TB/Kepsek/X/21

Surat dengan nomor urut 20 ini diterbitkan oleh kepala sekolah SMP Tunas Bangsa dan ditujukan kepada orangtua murid kelas 9. Surat ini dibuat pada tahun 2021.

Nomor: 020-8/FIN-ACC/XYZ/IV/23

Surat ini memiliki nomor urut 20 dengan kode 08 dan dikeluarkan oleh divisi Financial Accounting dari perusahaan XYZ pada 2023.

Nomor: 200/HRD/X/2019

Surat yang ke-200 ini dikeluarkan oleh HRD sebuah perusahaan pada bulan September 2019. Surat ini dibuat untuk tujuan kepada perorangan.

Penulisan nomor surat resmi sekolah bisa berbeda dengan nomor surat perusahaan atau pemerintahan. Supaya tidak salah, Anda harus memastikan lagi bagaimana sistem penulisan nomor surat pada instansi terkait. Namun format penulisan sudah pasti sama dengan format di atas.