Wirtualne biuro – trend, na który warto zwrócić uwagę w czasach cyfrowej transformacji

Firmy coraz częściej korzystają z wirtualnych biur jako sposobu na zaoszczędzenie powierzchni biurowej i kosztów.

Wirtualne Biura pozwalają firmom każdej wielkości pracować z dowolnego miejsca na świecie, a jednocześnie pozwalają na wydelegowanie powtarzalnych czynności związanych z formalnościami czy samą pracą.

Korzyści z wirtualnego biura zamiast dojazdów

Korzystanie z Wirtualnego Biura przynosi wiele korzyści, w tym m.in:

• Skrócenie czasu dojazdu do pracy – koordynacja pracy z domu może oszczędzić Ci godzin na codziennych dojazdach. Ponadto pozwala na korzystanie z elastycznych harmonogramów pracy, które mogą lepiej odpowiadać Twoim potrzebom.
• Większa produktywność i wydajność – praca zdalna pozwala Ci uwolnić się psychicznie, dzięki czemu możesz skoncentrować się na zadaniach, zamiast tracić cenny czas na podróżowanie lub stanie w korkach. Mając do dyspozycji mniejszą ilość czynników rozpraszających, pracownicy są bardziej produktywni, kiedy pracują niezależnie.
• Oszczędność kosztów – wirtualne biuro daje firmom możliwość zmniejszenia kosztów poprzez brak fizycznej bez konieczności zatrudniania dodatkowego personelu lub zakupu drogiego sprzętu.
• Delegowanie formalności – taka usługa pozwala na bezproblemową obsługę faksu, maila i telefonu. Formalności związane z księgowością, organizowaniem spotkań i powtarzalnymi czynnościami, to specjalność wirtualnych biur.

Firmy korzystające z wirtualnych biur mogą być bardziej elastyczne i szybko dostosowywać się do zmian w swojej działalności

Korzystanie z wirtualnego biura ma wiele zalet. Jedną z nich jest to, że jest ono bardzo elastyczne – możesz dobrać usługi biura tak, jak chcesz, w zależności od tego czy potrzebujesz faksu, dodatkowego adresu czy strefy co-workingowej.

Dodatkowo, jeśli wykorzystasz te usługi w pełni, możesz liczyć na oszczędzenie czasu na odbieraniu korespondencji, odbieraniu telefonów i opłacaniu zakwaterowania. Wirtualne biura są bardziej ekonomiczne niż tradycyjne nawet w krótkim terminie.

Nie tylko oferują elastyczność czasową i wynajem pomieszczeń oraz biurek, kiedy zechcesz, ale w niektórych przypadkach mogą też zawierać takie udogodnienia jak catering dla osób przyjeżdżających do wynajętej od wirtualnego biura sali konferencyjnej.

Wydajność wirtualnego biura

W dzisiejszym świecie biznesu istnieje zdecydowane zapotrzebowanie na wirtualne biura. Wirtualne Biuro pozwala firmom zaoszczędzić na kosztach nieruchomości.

Nie trzeba już wynajmować fizycznej powierzchni, aby móc stworzyć wizerunek firmy ze stolicy. Każdy, niezależnie od lokalizacji może występować jako firma z Warszawy lub innego dużego miasta polski. Kolejnym plusem jest elastyczność czasu pracy pracowników, którzy mogą pracować w domu lub innej odległej lokalizacji.

Pracownicy wirtualnego biura pomogą uporać się z dokumentami przesyłanymi drogą elektroniczną. Nie musisz ich już samodzielnie odbierać, a do Ciebie zostaną przekazane te, które są najważniejsze.

Skalowanie wirtualnego biura

Wirtualne biuro nie wymaga rozszerzania powierzchni fizycznej. Możesz zatem zatrudniać coraz więcej pracowników, a usługi asystentów pozwolą Ci skalować firmę, dzięki zapewnieniu dodatkowych księgowych oraz tworząc środowisko, które oddziela formalności od rzeczywistej pracy.

Wykorzystując wirtualne biuro, jedyne czego będziesz potrzebować do pracy to komputer, który ma dostęp do internetu.

W razie potrzeby możesz rozszerzyć swój pakiet usług, licząc m. in. na to, że zostaną za Ciebie wykonane kolejne formalności – niezależnie od wielkości firmy. Możesz bezproblemowo przejść ze zwykłej działalności gospodarczej w spółkę, nie zatrudniając do tego dodatkowych osób.

Czy wirtualne biuro jest warte pieniędzy i co ile trzeba je zmieniać?

Wirtualne biuro może ułatwić przejście z fizycznej lokalizacji. Jest to okazja na cyfrową transformację, która umożliwia utrzymanie obecności operacyjnej bez konieczności gromadzenia wszystkich w jednym miejscu przez cały czas.

Wartość biura wirtualnego jest zależna od firmy, jednak zwykle jego koszty zaczynają się od 40 zł na miesiąc i rosną w górę, w zależności od dobranego pakietu usług.

Spółki i większe przedsiębiorstwa, które wymagają bardziej rozbudowanej obsługi, powinny liczyć na wydatek w wysokości 100 – 300 zł miesięcznie.

Zmiana biura nie powinna mieć miejsca zbyt często i zwykle dzieje się, gdy firma prowadząca je zostaje zamknięta, dlatego najlepiej korzystać z usług renomowanych firm, które na rynku istnieją już od jakiegoś czasu.

Jak wybrać wirtualne biuro, które spełni swoje zadanie?

Użyteczność wirtualnego biura można zwiększyć na etapie wyboru, upewniając się, że jest ono dostosowane do Twoich wymagań.

Wchodząc na stronę takiej firmy, upewnij się, że układ strony jest być łatwy do zrozumienia i użytkowania, menu nawigacyjne powinno być przejrzyste, a wszystkie funkcje powinny działać.

Ponadto powinieneś mieć dostęp do pomocnych zasobów, takich jak FAQ lub dokumentacja wsparcia, jeśli mają posiadasz pytania dotyczące korzystania z biura lub jego funkcji.

Pamiętaj, że nie każde wirtualne biuro będzie zapewniać przynajmniej jednego asystenta w godzinach pracy w tygodniu. Taka usługa jest dodatkowo płatna i należy mieć to na względzie wybierając biuro. Zadzwoń do wybranych miejsc, zadaj kilka pytań i upewnij się, że dana firma spełni Twoje oczekiwania.

Artykuł Wirtualne biuro -ile kosztuje, czy warto i czy jest legalne? pochodzi z serwisu .