Sourcing is een fundamenteel aspect van supply chain management in de IT. Het omvat het proces van het vinden, evalueren en selecteren Van Leveranciers om aan onze IT behoeften te voldoen. Van het inkopen van devices en services tot het managen van leveranciersrelaties, het sourcinglandschap is dus veelzijdig en evolueert voortdurend.

In dit artikel verkennen we verschillende dimensies van sourcing, variërend van strategische planning tot tactische uitvoering en operationeel management. Ook binnen de informatietechnologie, is het begrijpen van effectieve inkoopstrategieën essentieel voor het optimaliseren van de kosten en het verbeteren van de kwaliteit.

Wat is sourcing?

Sourcing verwijst naar het proces van het vinden, evalueren en selecteren van leveranciers om goederen of diensten te leveren die een bedrijf of organisatie nodig heeft. Het is daardoor een cruciaal aspect van supply chain management en inkoop.

Om deze sourcing definitie te verdiepen kijken we naar verschillende soorten sourcing, waaronder:

• Strategische sourcing: Dit omvat langetermijnplanning en het opbouwen van relaties met leveranciers om een stabiele en kosteneffectieve toeleveringsketen te garanderen.
• Tactical Sourcing: Dit behelst de dagelijkse activiteiten van het vinden en selecteren van leveranciers om aan de onmiddellijke behoeften te voldoen, waarbij de nadruk bovendien vaak meer ligt op kostenbesparingen op de korte termijn.
• Operationele sourcing : Dit betreft de uitvoering van de sourcingstrategie, inclusief onderhandelingen, contractbeheer en leveranciersrelatiebeheer.

Het sourcingproces bestaat uit verschillende stappen, zoals het identificeren van behoeften, het onderzoeken van potentiële leveranciers, het evalueren van hun capaciteiten en betrouwbaarheid, het onderhandelen over voorwaarden en contracten en het managen van de leveranciersrelaties.

Strategische Sourcing: Voorbeelden in IT

Strategische sourcing op het gebied van informatietechnologie (IT) houdt meer in dan alleen het vinden van leveranciers voor hardware en software; het gaat over het optimaliseren van de gehele IT-toeleveringsketen om de doelstellingen van de organisatie te ondersteunen. Hier zijn enkele voorbeelden van strategische sourcing in IT:

Cloudservices

In plaats van fysieke servers en infrastructuur aan te schaffen en te beheren, kopen organisaties strategisch cloudservices in. Strategische beslissingen betreffen het selecteren van de juiste mix van diensten (bijvoorbeeld Infrastructure as a Service, Platform as a Service, Software as a Service) om aan de behoeften van de organisatie te voldoen en tegelijkertijd de kosten en prestaties te optimaliseren.

Softwarelicenties

Strategische sourcing bij softwarelicenties omvat het onderhandelen over contracten met softwareleveranciers om ervoor te zorgen dat we over de benodigde softwarelicenties beschikken, en de kosten te minimaliseren. Dit kunnen bijvoorbeeld volumekortingen, bedrijfsovereenkomsten of op abonnementen gebaseerde modellen zijn.

Outsourcing en offshoring

Organisaties zoeken strategisch naar IT-diensten door bepaalde functies uit te besteden aan dienstverleners of deze te offshoren naar locaties met lagere arbeidskosten. Dit kunnen eveneens IT-ondersteuning, softwareontwikkeling of onderhoudsdiensten zijn.

Hardware-sourcing

Strategisch inkopen van hardware bestaat uit het selecteren van de juiste leveranciers voor de aanschaf van computers, servers, netwerkapparatuur en andere IT-infrastructuur. Daarbij houden we rekening met factoren als betrouwbaarheid, prestaties, schaalbaarheid en onderhoud, kortom de TCO.

Leveranciersmanagement

Strategische sourcing in IT heeft ook betrekking op het managen van relaties met belangrijke leveranciers om ervoor te zorgen dat zij blijvend aan in onze behoeften voorzien. Dit bestaat uit het monitoren van de prestaties van leveranciers, het uitvoeren van regelmatige evaluaties en ook het heronderhandelen van contracten.

Cybersecuritydiensten

Nu cybersecurity steeds belangrijker wordt, impliceert strategische sourcing het selecteren van diensten zoals penetratietesten, informatie over bedreigingen, respons op incidenten en beveiligingsmonitoring. Organisaties moeten immers de capaciteiten en reputatie van leveranciers van cyberbeveiliging zorgvuldig evalueren om hun IT-middelen effectief te beschermen.

In elk van deze voorbeelden gaat het bij strategische sourcing in IT om het afstemmen van de IT-middelen van de organisatie op de algehele bedrijfsstrategie, terwijl tegelijkertijd de kosten, de prestaties en het risicobeheer worden geoptimaliseerd.

Tactische Sourcing: Voorbeelden in IT

Tactische sourcing in IT richt zich op de dagelijkse activiteiten van het vinden en selecteren van leveranciers of leveranciers om aan onmiddellijke behoeften te voldoen. De doelen zijn echter ook vaak kostenbesparingen op de korte termijn en operationele efficiëntie. Hier zijn enkele voorbeelden van tactische sourcing in IT:

Hardware-sourcing

Wanneer een organisatie snel hardwareapparatuur zoals laptops, desktops, servers of netwerkapparaten moet aanschaffen, komt tactische sourcing in beeld. De activiteiten zijn het vergelijken van prijzen en het selecteren van de meest kosteneffectieve oplossing die voldoet aan de specificaties van de organisatie.

Software-sourcing

Tactische sourcing bij software-inkoop heeft ook betrekking op de aanschaf van softwarelicenties, applicaties of tools om aan specifieke IT-behoeften te voldoen. Dit kan het selecteren en aanschaffen van samenwerkingstools, projectbeheersoftware of gespecialiseerde software omvatten.

Tijdelijk IT-personeel

Wanneer er op korte termijn behoefte is aan extra IT-middelen of expertise, betekent tactische sourcing het inschakelen van tijdelijk IT-personeel om het gat op te vullen. Hierbij kunnen we denken aan het inhuren van medewerkers voor softwareontwikkelingsprojecten, IT-ondersteuning tijdens piekperioden of gespecialiseerde technische expertise.

Randapparatuur

Bij tactische inkoop kan het gaan om de aanschaf van randapparatuur zoals printers, scanners, monitoren of externe opslagapparaten. Het vergelijken van prijzen, functies en beschikbaarheid om tijdige aankoopbeslissingen te nemen is onderdeel van dit proces.

IT-verbruiksartikelen

Tactische inkoop omvat ook de aanschaf van IT-verbruiksartikelen zoals printerinktcartridges, toner, kabels en andere benodigdheden die nodig zijn voor de dagelijkse IT-activiteiten. Ook het beheren van voorraadniveaus, het monitoren van het gebruik en het aanvullen van benodigdheden zijn nodig om ononderbroken IT-services te garanderen.

On-demand cloudservices

Als reactie op een fluctuerende vraag of kortetermijnprojecten kan tactische sourcing betrekking hebben op het leveren van on-demand cloudservices van providers. Hierdoor kunnen we onze IT-infrastructuur snel opschalen als dat nodig is, zonder aanzienlijke investeringen vooraf.

IT-noodplan

IT-noodgevallen zoals systeemstoringen, datalekken of kritieke softwarefouten, vragen om tactische sourcing zodat hulp snel wordt ingeschakeld.

In elk van deze voorbeelden richt tactische sourcing in IT zich op het aanpakken van onmiddellijke behoeften, het optimaliseren van de kosten en het garanderen van operationele efficiëntie echter zonder noodzakelijkerwijs strategische doelstellingen voor de lange termijn in ogenschouw te nemen.

Operationele Sourcing: voorbeelden in de IT

Operationele sourcing in IT betreft de dagelijkse uitvoering van de sourcingstrategie, inclusief activiteiten als contractmanagement, leveranciers-relatiemanagement en het zorgen voor een soepele werking van IT-inkoopprocessen. Hier zijn enkele voorbeelden van Operationele Sourcing in IT:

Contractmanagement

Operationele sourcing omvat het managen van contracten met IT-leveranciers, het garanderen van naleving van de algemene voorwaarden, het volgen van de vervaldata van contracten en het verlengen van contracten indien nodig. Hiervoor is het bijhouden van nauwkeurige data over contracten, het monitoren van de prestaties ten opzichte van contractuele verplichtingen en het oplossen van eventuele contractgeschillen noodzakelijk.

Supplier Relationship Management (SRM)

Operationele sourcing omvat het opbouwen en onderhouden van relaties met IT-leveranciers om de tijdige levering van goederen en diensten te garanderen, problemen snel op te lossen en samen te werken aan kostenbesparende initiatieven. Dit vraagt echter om een regelmatige communicatie met leveranciers, het uitvoeren van prestatiebeoordelingen en het aanpakken van eventuele zorgen of feedback van leveranciers.

Verwerking van inkooporders

Operationele sourcing omvat het verwerken van inkooporders voor IT-goederen en -diensten, inclusief het genereren van inkooporders, het verkrijgen van goedkeuringen en het doorgeven van bestellingen aan leveranciers. Het verifiëren van prijzen en hoeveelheden, het volgen van de orderstatus en het versnellen van bestellingen om aan dringende behoeften te voldoen horen bij deze activiteit.

Factuurverwerking en betaling

Operationele sourcing betreft ook het verwerken van facturen van IT-leveranciers, het verifiëren van de juistheid van de kosten, het verkrijgen van goedkeuringen voor betaling en het zorgen voor tijdige betaling aan leveranciers. Onderdelen zijn het afstemmen van facturen op inkooporders en contracten, het oplossen van discrepanties en het bijhouden van nauwkeurige financiële gegevens.

Monitoring van leveranciersprestaties

Een andere taak is het monitoren van de prestaties van IT-leveranciers om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de eisen op het gebied van kwaliteit, levering en serviceniveau. Het volgen van Key Performance Indicators (KPI’s), het regelmatig uitvoeren van prestatiebeoordelingen en het identificeren van mogelijkheden voor verbetering of corrigerende maatregelen zijn dus noodzakelijke activiteiten.

Risicobeheer

Operationele sourcing houdt tevens het identificeren en beperken van risico’s die verband houden met IT-inkoop in, zoals verstoringen van de toeleveringsketen, faillissementen van leveranciers of cyberveiligheidsbedreigingen. Denk hierbij aan het beoordelen van de risicoprofielen van leveranciers, het implementeren van risicobeperkende strategieën en het ontwikkelen van noodplannen om potentiële verstoringen aan te pakken.

Compliance Management

Operationele sourcing betreft het waarborgen van de naleving van relevante wet- en regelgeving en organisatorisch beleid bij IT-inkoopactiviteiten. Dit heeft betrekking op:

• Het uitvoeren van due diligence op leveranciers.
• Het monitoren van wijzigingen in de regelgeving.
• De implementatie van nalevingscontroles om juridische en financiële risico’s te beperken.

Voorraadbeheer

Het laatste onderdeel van Operationele Sourcing is het beheren van de voorraadniveaus van IT-hardware, softwarelicenties en verbruiksartikelen om adequate voorraadniveaus te garanderen en tegelijkertijd de overtollige voorraad en de bijbehorende kosten te minimaliseren. Dieper dan dat gaat om het voorspellen van de vraag, het optimaliseren van voorraadniveaus en het implementeren van voorraadvolgsystemen om voorraadbewegingen te monitoren.

In elk van deze voorbeelden richt operationele sourcing in IT zich op de dagelijkse uitvoering van sourcingactiviteiten om de IT-behoeften van de organisatie efficiënt en effectief te ondersteunen.

Typische elementen van een sourcingcontract

Een sourcingcontract, ook wel inkoopcontract of leveranciersovereenkomst genoemd, schetst de voorwaarden die van toepassing zijn op de relatie tussen een koper (de organisatie) en een leverancier of verkoper. Hoewel specifieke elementen kunnen variëren afhankelijk van de aard van de sourcingovereenkomst en de sector, zijn typische elementen van een sourcingcontract onder meer:

Betrokken partijen

Identificeer duidelijk de partijen die het contract aangaan, inclusief hun wettelijke namen, adressen en contactgegevens.

Scope van het werk

Definieer de goederen of diensten die door de leverancier moeten leveren, inclusief specificaties, hoeveelheden, kwaliteitsnormen, leveringstermijnen en andere relevante details.

Prijs- en betalingsvoorwaarden

Geef de prijsstructuur op, inclusief eenheidsprijzen, totale contractwaarde, betalingsvoorwaarden (bijvoorbeeld nettobetalingsperiode, mijlpaalbetalingen) en eventuele toepasselijke belastingen, toeslagen of kortingen.

Looptijd en beëindiging

Geef een overzicht van de duur van het contract, inclusief de start- en einddatum (indien van toepassing), evenals bepalingen voor vroegtijdige beëindiging, verlengingsopties en beëindigingsboetes.

Leverings- en acceptatiecriteria

Definieer het leveringsproces, inclusief verzendvoorwaarden, leveringslocaties, acceptatiecriteria en procedures voor het inspecteren en accepteren van geleverde goederen of diensten.

Garanties

Specificeer eventuele garanties die de leverancier verstrekt met betrekking tot de kwaliteit, prestaties of geschiktheid voor het beoogde doel van de geleverde goederen of diensten. Neem daarom bepalingen op voor rechtsmiddelen of compensatie in geval van niet-nakoming.

Intellectuele eigendomsrechten

Behandel eigendom en gebruik van intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de goederen of diensten, inclusief auteursrechten, handelsmerken, patenten en bedrijfsgeheimen. Geef eventuele licentieregelingen of beperkingen op.

Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming

Neem voorzieningen op om vertrouwelijke informatie die tussen de partijen wordt gedeeld te beschermen, inclusief gegevensbeveiligingsmaatregelen, vertrouwelijkheidsverplichtingen en beperkingen op het gebruik en de openbaarmaking van gevoelige informatie.

Schadeloosstelling en aansprakelijkheid

Definieer de aansprakelijkheid van elke partij voor schade, verlies of aansprakelijkheden die voortkomen uit contractbreuk, nalatigheid of ander handelen of nalaten. Neem dus bepalingen op over schadeloosstelling en beperkingen van aansprakelijkheid.

Geschillenbeslechting

Specificeer procedures voor het oplossen van geschillen tussen de partijen, inclusief onderhandeling, bemiddeling, arbitrage of rechtszaken. Definieer het toepasselijke recht en de jurisdictie voor het oplossen van geschillen.

Verzekeringsvereisten

Eis van de leverancier dat hij een passende verzekeringsdekking heeft, zoals een algemene aansprakelijkheidsverzekering, beroepsaansprakelijkheidsverzekering of productaansprakelijkheidsverzekering, en de dekkingslimieten en vereiste soorten verzekering specificeren.

Compliance

Zorg in de overeenkomst voor naleving van toepasselijke wetten, regelgeving, industrienormen en ethische praktijken, waaronder anticorruptiewetten, milieuregelgeving en arbeidsnormen.

Wijzigingsbeheer

Schets procedures voor het beheren van wijzigingen in het contract, inclusief wijzigingsopdrachten, wijzigingen en amendementen. Specificeer elk proces voor het aanvragen en goedkeuren van wijzigingen en eventuele bijbehorende kosten of gevolgen.

Prestatie-statistieken en rapportage

Definieer Key Performance Indicators (KPI’s) en Service Level Agreements (SLA’s) om de prestaties van leveranciers te meten, inclusief rapportagevereisten, frequentie en gevolgen voor het niet behalen van prestatiedoelstellingen.

Aanvullende bepalingen

Neem alle andere bepalingen op die relevant zijn voor de specifieke inkoopovereenkomst, zoals toepasselijk recht, overmachtsclausules, overdrachts- en uitbestedingsbeperkingen en volledige overeenkomstclausules.

Deze elementen zorgen voor duidelijkheid, wederzijds begrip en juridische afdwingbaarheid van het inkoopcontract, beschermen de belangen van beide partijen en faciliteren een succesvolle inkooprelatie.

Samengevat

Sourcing, een cruciaal aspect van supply chain management, omvat het proces van het vinden, evalueren en selecteren van leveranciers om effectief aan de behoeften van de organisatie te voldoen. We hebben ons verdiept in drie belangrijke aspecten van sourcing: strategisch, tactisch en operationeel, elk met zijn eigen doelstellingen en afwegingen.

• Strategische sourcing legt de nadruk op langetermijnplanning en het opbouwen van relaties om inkoopactiviteiten af te stemmen op de doelstellingen van de organisatie.
• Tactische sourcing richt zich op kostenbesparingen op de korte termijn en operationele efficiëntie, waarbij wordt voldaan aan de onmiddellijke inkoopbehoeften met de nadruk op het optimaliseren van prijzen, kwaliteit en levering.
• Operationele sourcing omvat de dagelijkse uitvoering van sourcingactiviteiten, waaronder contractbeheer, leveranciersrelatiebeheer en inkoopprocessen. Het gaat om het waarborgen van de naleving van contractuele verplichtingen, het monitoren van de prestaties van leveranciers en het beperken van risico’s om de operationele uitmuntendheid te behouden.

Door de dynamiek van sourcing onder de knie te krijgen en strategische, tactische en operationele benaderingen effectief te implementeren, kunnen organisaties nieuwe kansen voor groei, innovatie en concurrentievermogen ontsluiten in hun markten.

Discussieer mee op ITpedia LinkedIn of op Financial Executives LinkedIn.