Iedereen die ooit een baan heeft gehad, heeft wel eens de druk van werkstress gevoeld. Elke baan heeft namelijk stressvolle elementen, dit geldt zelfs voor de aller leukste banen. IT speelt bij stress een belangrijke rol. Slechte IT kan werkstress veroorzaken maar goede IT kan daarentegen veel werkstress wegnemen. In dit artikel duiken we in stress op het werk en welke oplossingen er voor zijn.

Gevolgen van werkstress

Werk gerelateerde stress verdwijnt niet zomaar als we naar huis gaan. Wanneer stress bovendien langer aanhoudt, kan dit een negatieve invloed hebben op onze gezondheid en ons welzijn.

Een stressvolle werksituatie kan bijdragen aan lichamelijke en emotionele klachten. Denk bijvoorbeeld aan hoofdpijn, slaapstoornissen, buikpijn, rugklachten, opvliegendheid en concentratieproblemen. Chronische stress kan bovendien leiden tot angst, burn-out, hoge bloeddruk en een verzwakt immuunsysteem. Daarnaast kan het ook bijdragen aan ernstige gezondheidsproblemen zoals depressie, obesitas en hartaandoeningen. Om het probleem nog groter te maken, gaan medewerkers die overmatige stress ervaren er vaak op ongezonde manieren mee om, zoals te veel eten, ongezond voedsel eten, sigaretten roken of het gebruik van drugs en alcohol.

Bij een bedrijf moeten alle alarmbellen afgaan als medewerkers zulke klachten gaan vertonen. Medewerkers die uitvallen wegens stress kosten niet alleen geld, bedrijven zijn ook nog eens verantwoordelijk voor hun welbevinden.

Omgaan met werkstress

Op internet zijn veel grappige werkstress-quotes te vinden. Die zijn een paar minuten leuk maar dan keert de stress weer terug. We moeten daarom zoeken naar blijvende oplossingen. Op korte termijn kunnen medewerkers druk ervaren om een ​​deadline te halen of een uitdagende opdracht op te volgen. Als werkstress echter chronisch is, kan het schadelijk voor zowel de fysieke als de emotionele gezondheid zijn.

Helaas komt dergelijke langdurige stress maar al te vaak voor. Werk wordt door een meerderheid van de mensen genoemd als een belangrijke bron van stress. We kunnen de spanningen die op het werk ontstaan echter ​​niet altijd vermijden. Toch kunnen we stappen ondernemen om werkstress te beheersen.

Stress-index-gestuurd ondernemen

Bij een Agile aanpak en het ondernemen in het algemeen is het een goede gewoonte om eerste die activiteiten uit te voeren die het meeste winst of kostenbesparing opleveren. Bedrijven die vooral letten op winstmarge en aandeelhouderswaarde zien personeel vaak als een inwisselbare asset. Maar in deze tijd van personeelskrapte moeten we zuinig zijn op onze medewerkers. Ontevreden medewerkers, met stress zullen vroeg of laat vertrekken. Zonde, want er is vaak flink veel tijd geïnvesteerd in medewerkerstrainingen en ervaring in de bedrijfsprocessen.

Daarom stel ik voor om niet langer te sturen op winst maar in Het Verminderen Van stress. Vaak is het zo dat de plekken in het bedrijf waar de meeste stress heerst ook de grootste kostenposten vertegenwoordigen. Als wij door IT (automatisering en software) belangrijke stress veroorzakende knelpunten kunnen oplossen, kunnen we het volgende bereiken:

• Vlotter verlopende bedrijfsprocessen.
• Minder verspilling van tijd en materiaal.
• Tevreden klanten.
• Gelukkige en vrolijke medewerkers.

Daarom moeten we de knelpunten in de bedrijfsvoering (Theorie van beperkingen) voorzien van een Stress index door er punten aan toe te kennen. De knelpunten met de meeste punten scoren het hoogst.

12 veel voorkomende oorzaken van werkstress

Bij het beoordelen van de stressknelpunten kunnen we gebruik maken van onderstaande oorzaken. De meeste knelpunten zullen op 1 van deze oorzaken scoren, maar anderen zullen meerdere oorzaken hebben. Die scoren dus hoger op de Stress index. Het knelpunt met de hoogste score pakken we als eerste aan.

Nadat we de oorzaken van de stress in kaart hebben gebracht kunnen we daarna beter bepalen hoe IT een oplossing kan bieden. Hieronder volgen 12 veel voorkomende situaties op het werk die stress kunnen veroorzaken:

1. Overbelasting van werk: te veel taken en verantwoordelijkheden die medewerkers binnen een beperkte tijd moeten voltooien.
2. Onrealistische deadlines: onrealistische of onredelijke deadlines om projecten of taken af te ronden.
3. Conflicten op de werkplek: conflictsituaties met collega’s, leidinggevenden of klanten die spanning en stress veroorzaken.
4. Weinig doorgroeimogelijkheden en werk dat niet boeiend of uitdagend is, repeterende taken.
5. Gebrek aan (sociale) ondersteuning: gebrek aan hulp, feedback of ondersteuning van collega’s of leidinggevenden bij het uitvoeren van taken.
6. Onzekerheid over de baan: onzekerheid over de toekomst van de baan, zoals inkrimping, reorganisatie of ontslag.
7. Onduidelijke prestatieverwachtingen: gebrek aan duidelijkheid over taken, doelen, verantwoordelijkheden en prestatie-eisen. Hier onder vallen ook tegenstrijdige eisen.
8. Werk-privébalans: onbalans tussen werk en privéleven, met te veel werkuren, geen pauzes, geen tijd voor familie en vrienden of vrijetijdsbesteding.
9. Fysieke en mentale belasting: lichamelijke en geestelijke stress, zoals langdurig zitten, lawaai, slechte luchtkwaliteit of emotionele druk.
10. Veranderingen op het werk: veranderingen in de organisatie, technologie of procedures die onzekerheid en angst veroorzaken.
11. Zelf niet genoeg controle hebben over werk gerelateerde beslissingen.
12. Moeilijke klanten: behandelen van moeilijke of ontevreden klanten die emoties kunnen verhogen en stress veroorzaken.

Kunnen we die werkstress situaties met IT oplossen?

Er zijn verschillende manieren waarop IT kan Helpen Bij Het oplossen van situaties op het werk die stress veroorzaken. Hieronder volgen enkele voorbeelden:

Automatisering kan werkstress verminderen

Het automatiseren van routinetaken met behulp van software of robots kan helpen bij het verminderen van de fysieke en mentale belasting van werknemers.

Trainingen en e-learning

Het aanbieden van trainingen en e-learningmodules kan werknemers helpen zichzelf te ontwikkelen en duidelijkheid te krijgen over hun taken en verwachtingen, waardoor we onzekerheid kunnen verminderen.

Flexibele werkopties zijn een belangrijke werkstress factor

Het bieden van flexibele werkopties, zoals telewerken, kan werknemers helpen hun werk-privébalans te verbeteren en stress te verminderen.

Aanpakken van de betreffende bedrijfsprocessen

Met behulp van LEAN thinking kunnen we de bedrijfsprocessen verbeteren. In dit geval doen we dat vooral door onnodige process-stappen te elimineren en de workflow te optimaliseren.

Kunnen we werkstress ook beperken met behulp van projectmanagement methoden?

Ja, projectmanagement methoden kunnen zeker helpen bij het beperken van werkstress. Hieronder volgen enkele manieren waarop we projectmanagement methoden kunnen gebruiken om werkstress te verminderen:

Taakbeheer en het managen van werkstress

Door gebruik te maken van projectmanagement methoden zoals Agile of Scrum kunnen we taken en verantwoordelijkheden beter managen en organiseren. Dit helpt bij het verminderen van overbelasting van werk en voorkomen dat taken zich onnodig opstapelen.

Duidelijke deadlines

Bij het gebruik van projectmanagement methoden worden duidelijke deadlines vastgesteld, waardoor werknemers weten wanneer taken moeten worden voltooid en overzicht behouden over de voortgang van het project. Dit kan stress verminderen die ontstaat wanneer medewerkers onzeker zijn over wanneer taken moeten worden afgerond.

Communicatie

Projectmanagement vereist regelmatige communicatie tussen teamleden, waardoor medewerkers feedback kunnen geven en ontvangen en we problemen sneller kunnen oplossen. Dit kan helpen bij het verminderen van stress die kan ontstaan wanneer medewerkers zich geïsoleerd of overweldigd voelen.

Prioriteren

Projectmanagement methoden helpen bij het prioriteren van taken en doelen, waardoor werknemers zich kunnen concentreren op de belangrijkste taken en niet worden afgeleid door minder belangrijke taken. Dit kan helpen bij het verminderen van overbelasting van werk en het verbeteren van de werk-privébalans.

Teamwork

Samenwerking en teamwork zijn de belangrijkste doelstellingen van alle projectmanagement methoden. Gevolg is dat medewerkers zich ondersteund voelen en minder gestrest zijn. Door het delen van verantwoordelijkheden en het aanpakken van problemen als team, belasten we medewerkers minder en kunnen zij effectiever werken.

Tools waarmee we werkstress kunnen verminderen

Er zijn verschillende manieren waarop we softwaretools kunnen inzetten bij het verminderen van werkstress. Hier zijn enkele mogelijke opties:

Projectmanagementtools

Veel werkstress kan voortkomen uit een gevoel van overweldiging bij het beheren van meerdere taken of projecten tegelijk. Projectmanagementtools zoals Monday.com kunnen helpen bij het organiseren van taken, deadlines en prioriteiten. Door het gebruik van dit soort tools kunnen teamleden gemakkelijker taken bijhouden en hun werk beter plannen, waardoor ze minder snel gestrest raken.

Collaboratieve tools

Samenwerken met collega’s kan soms ook bijdragen aan werkstress, vooral als communicatie niet soepel verloopt. Collaboratieve tools zoals Slack, Microsoft Teams en Google Workspace (voorheen G Suite) kunnen helpen bij het verbeteren van de communicatie en het stroomlijnen van samenwerking. Door deze tools te gebruiken, kunnen werknemers sneller en gemakkelijker communiceren, documenten delen en feedback geven, waardoor samenwerking soepeler verloopt.

Feedbacktools

Feedbacktools, zoals 15Five of Impraise, kunnen worden gebruikt om feedback en waardering te geven en te ontvangen, waardoor medewerkers zich ondersteund voelen.

Remote work tools

Met de opkomst van remote work als gevolg van de COVID-19-pandemie, kunnen werknemers soms meer stress ervaren bij het werken op afstand. Remote work tools zoals Zoom, Skype, en Microsoft Teams kunnen helpen bij het verbeteren van de communicatie en het verminderen van isolatie. Door deze tools te gebruiken, kunnen werknemers gemakkelijker contact houden met collega’s en klanten, waardoor ze zich minder geïsoleerd voelen.

Health en wellness apps

Werkstress kan ook leiden tot fysieke en mentale gezondheidsproblemen. Health en wellness apps zoals Headspace, Calm, en Fitbit kunnen helpen bij het verbeteren van de algehele gezondheid en het verminderen van stress. Door deze apps te gebruiken, kunnen werknemers zich meer bewust worden van hun fysieke en mentale gezondheid, en kunnen ze stappen ondernemen om stress te verminderen en zich beter te voelen.

Customer relationship management (CRM)

Het gebruik van CRM-software kan helpen bij het efficiënt afhandelen van klantverzoeken en klachten. Dit vergemakkelijkt het omgaan met moeilijke klanten.

Time management tools

Ten slotte kunnen time management tools zoals RescueTime, Focus@Will en StayFocusd werknemers helpen bij het beheren van hun tijd en het voorkomen van burn-out. Deze tools kunnen helpen bij het bijhouden van hoeveel tijd werknemers besteden aan verschillende taken en apps, en kunnen hen waarschuwen wanneer ze te veel tijd besteden aan afleidingen zoals social media. Door deze tools te gebruiken, kunnen werknemers hun tijd beter beheren en productiever zijn, wat kan helpen bij het verminderen van werkstress.

IT en het verminderen van werkstress, de conclusies

Door het gebruik van de Stress index kunnen we de oorzaak vinden van knelpunten die stress veroorzaken. Niet alle oorzaken kunnen we met behulp van IT wegnemen, maar IT heeft veel te bieden net betrekking tot het wegnemen van stress.

Projectmanagement methoden en softwaretools kunnen zeker helpen bij het beperken van werkstress door:

• Taken en verantwoordelijkheden beter te organiseren.
• Duidelijke deadlines vast te stellen.
• Regelmatige communicatie te bevorderen.
• Prioriteiten te stellen en teamwerk te bevorderen.

IT kan dus op verschillende manieren helpen bij het oplossen van situaties op het werk die stress veroorzaken. Het is belangrijk om te beseffen dat deze veranderingen niet in één nacht zijn door te voeren. Onthoudt bovendien dat IT niet de enige oplossing is omdat er ook andere factoren zijn die bijdragen aan stress op het werk.

Discussieer mee op ITpedia LinkedIn of op Financial Executives LinkedIn.