Goed IT support zorgt er achter de schermen voor dat al onze ICT-systemen en applicaties efficiënt en effectief werken. Zodoende kan Ons Bedrijf dagelijk succesvol opereren. Voor de andere medewerkers lijkt De ICT ondersteuning zich misschien te beperken tot het oplossen van hardware- en softwareproblemen, maar ze doen veel, echt veel meer dan dat.

Een succesvol team stemt zich af op de behoeften en doelstellingen van een organisatie. Zij zijn het die de IT-infrastructuur implementeren die nodig is om die behoeften en doelstellingen te helpen bereiken. Tegelijkertijd moeten ze voldoen aan het beleid dat in het bedrijf geldt. Alleen door proactief te zijn in plaats van reactief kan IT support deze opdracht ook waarmaken.

Taken van IT support in vogelvlucht

Als we bedenken hoe afhankelijk ons bedrijf is van technologie, is het geen verrassing dat IT support een enorme verantwoordelijkheid heeft binnen de organisatie. Afhankelijk van de behoefte van een bedrijf, kan een professioneel team verantwoordelijk zijn voor het:

• Bieden van technische ondersteuning aan zowel medewerkers als het management.
• Onderhouden van een goed functionerende IT-infrastructuur.
• Upgraden en updaten van software.
• Implementatie van standaard kantoortoepassingen.
• Integratie en koppelen van systemen.
• Voorkomen en repareren van kwetsbaarheden in de cybersecurity.
• Trainen en opleiden van collega’s over de IT Best practices.

Een goed team optimaliseert de bedrijfsprocessen, zodat ons bedrijf efficiënt en effectief kan opereren.

3 belangrijke IT taken

Als we opsommen waar IT support verantwoordelijk voor is, lijkt dat op een heleboel losse technologiegerelateerde taken die schijnbaar iets met elkaar te maken hebben. We kunnen hun verantwoordelijkheden echter verdelen over in drie hoofdtaken: Governance, Infrastructuur en Functionaliteit.

IT support en Governance

Met IT-governance verzekeren we ons er van dat de IT-strategie en investeringen van ons bedrijf optimaal zijn afgestemd op de bedrijfsstrategie. Daarnaast biedt IT-governance ook een structuur voor de naleving van wet- en regelgeving zoals de Sarbanes-Oxley Act (SOX). Bovendien vereist een goede IT-governance dat IT Support ervoor zorgt dat alle IT projecten aansluiten bij de behoeften en doelstellingen van de organisatie. Tenslotte omvat IT governance het toekennen en bewaken van rechten en toegang. Het kan echter zo georganiseerd zijn dat deze beslissingen door het management worden genomen en niet door IT support.

IT support en infrastructuur

De term IT-infrastructuur verwijst naar de basis die al onze IT-services mogelijk maakt. Dit omvat al onze fysieke componenten (zoals servers), netwerkcomponenten en sommige softwarecomponenten (zoals databases en operatingsystemen). IT support is verantwoordelijk voor :

• De configuratie van alle componenten in de IT-infrastructuur.
• Het onderhouden van die infrastructuur.
• Indien nodig het oplossen van problemen.

Onderdelen van een IT-infrastructuur kunnen ook afzonderlijke componenten zijn zoals laptops, telefoonsystemen, draadloze netwerkapparatuur, printers enzovoort.

IT support en functionaliteit

De meest zichtbare verantwoordelijkheid van een IT support team, is het onderhoud van de functionaliteit van onze IT. Dit omvat:

• Het implementeren van kantoortoepassingen.
• Het onderhouden van operationele software.
• Securitytesten.
• Apparaatbeheer.
• Datamanagement.
• Netwerkbeheer.
• Het bieden van technische ondersteuning aan de medewerkers.

Installatie en beheer van IT-netwerken

Het netwerk binnen ons bedrijf, maakt samenwerking en communicatie tussen verschillende apparaten mogelijk. Dit is wat iedereen binnen onze organisatie met elkaar verbindt (en ook met leveranciers en klanten buiten het bedrijf). IT support heeft meestal netwerk- en systeembeheerders die verantwoordelijk zijn voor het installeren en configureren van Het Netwerk van een bedrijf.

Taken van de Netwerkbeheerder

Afhankelijk van de omvang van ons bedrijf kan IT support een netwerkbeheerder hebben die verantwoordelijk is voor het installeren en onderhouden van het netwerk. Hoe groter het bedrijf echter is, hoe meer beheerders er nodig zullen zijn. Sommige netwerken kunnen namelijk ongelooflijk complex zijn.

Netwerkbeheerders zijn tevens verantwoordelijk voor:

• Het upgraden van de netwerkhardware.
• De analyse van netwerkproblemen.
• Het oplossen van netwerkproblemen.

Vaak zijn ze ook belast met het identificeren van welke hardware en software nodig is om ervoor te zorgen dat het netwerk goed functioneert.

Onvoorziene gebeurtenissen op het netwerk

Hoewel IT support het netwerk van ons bedrijf draaiende moet houden, kunnen er onverwachte dingen gebeuren waardoor het netwerk kan crashen. Als ons netwerk uitvalt, kan dit tot veel ernstige problemen leiden. Een uitgevallen netwerk veroorzaakt niet alleen een grote verstoring van de dagelijkse activiteiten, maar kan onze reputatie ook aanzienlijk schaden. Zakenpartners, klanten en leveranciers kunnen het vertrouwen verliezen in ons  vermogen om operationeel te blijven als dit gebeurt. Daarvoor hebben we een noodplan voor het netwerk nodig.

IT support moet een noodplan maken voor het geval het netwerk crasht. Dit plan moet een gedetailleerd proces beschrijven om het netwerk zo snel mogelijk weer operationeel te krijgen. Het plan moet voorzien in het overschakelen naar een alternatief als de reparaties langere tijd in beslag gaan nemen.

Naadloze communicatie-instellingen

De communicatiemogelijkheden van onze organisatie zijn sterk afhankelijk van het IT support team. Dit komt omdat de communicatiemogelijkheden blijven groeien naarmate de technologie zich verder ontwikkelt. Vormen van communicatie waar ons bedrijf nu afhankelijk van is zullen verouderen en worden vervangen door nieuwe technieken die we nog niet kennen.

IT support is niet alleen verantwoordelijk voor het implementeren van deze communicatiesystemen, maar ze zijn er ook verantwoordelijk voor dat ze goed zijn gekoppeld met de andere systemen.

Het implementeren van kantoortoepassingen

Het is niet ongebruikelijk dat bedrijven hun eigen kantoortoepassingen implementeren. Dankzij een zorgvuldige implementatie kan een bedrijf klantgerichter werken en de klantervaring verbeteren.

IT support moet software-engineers hebben die in staat zijn om innovatieve standaard software te implementeren die voldoet aan de specifieke behoeften van ons bedrijf. Deze software moet gebruiksvriendelijk en goed te integreren zijn met de overige applicaties van de organisatie. Over het algemeen zijn er verschillende IT-professionals nodig om een​​ applicatie succesvol te implementeren.

Beheer van de bedrijfswebsite

De bedrijfswebsite vormt het platform voor alle inbound marketinginspanningen. De inhoud en het visuele ontwerp van de website worden meestal aan andere units binnen de organisatie toevertrouwd. IT support zal echter verantwoordelijk zijn voor het beheer van de eigenlijke site. Ze zullen zorgen voor:

• De koppelingen met de site en de correcte integratie met andere applicaties.
• Het testen van de technische bruikbaarheid en performance van de site.
• De site lanceren.
• Het voortdurend moniteren van de site op technische- en beveiligingsproblemen.
• Het upgraden van de site wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld als er beveiligingsproblemen moeten worden aangepakt of om nieuwe functionaliteit te implementeren.

Het werk van IT support achter de schermen

Het belang van een IT support team zien we vaak over het hoofd omdat ze juist veel werk achter de schermen verzetten. Hieronder staan daarvan enkele voorbeelden waaruit blijkt dat ​​IT support een belangrijke rol speelt in het succes van een modern bedrijf:

De organisatie beschermen tegen de buitenwereld

Hoe succesvoller een team is in het beschermen van ons bedrijf tegen datalekken en cyberaanvallen, hoe onzichtbaarder hun inspanningen zullen zijn. Als ons bedrijf geen beveiligingsproblemen ondervindt, betekent dit dat IT support hard heeft gewerkt om deze problemen te voorkomen. Ze doen dit door firewalls en antivirussoftware te installeren. Die firewalls en software werken ze ook voortdurend bij om nieuwe risico’s af te weren. Ze controleren eveneens continu onze systemen op mogelijke beveiligingsproblemen.

Een effectief IT support team beschikt daarom over beveiligingsprotocollen voor het geval er zich een beveiligingsincident voordoet. Zodoende kan het team de inbreuk snel identificeren, de breuk dichten en de schade beperken.

Medewerkers opleiden om het bedrijf te beschermen

IT support traint medewerkers niet alleen in het gebruik van applicaties. Ze leiden medewerkers ook op over het volgen van de juiste beveiligingsprotocollen, zoals:

• Welke websites ze niet moeten bezoeken.
• Hoe ze e-mails kunnen geïdentificeerd die mogelijk malware bevatten.

Als we onze medewerkers niet op een dergelijke manier opleiden, lopen we veel meer kans op beveiligingsproblemen als gevolg van de fouten die ze maken.

IT support gaat niet alleen om het repareren van computers

Hoewel het de taak van het IT support team is om problemen met de hardware en software van onze medewerkers op te lossen, zijn ze er dus niet alleen voor deze technische basisondersteuning. De belangrijkste verantwoordelijkheden van IT support spelen zich namelijk achter de schermen af. Dit team is zijn verantwoordelijk voor het implementeren en monitoren van de IT-infrastructuur zodat onze bedrijfsprocessen efficiënt kunnen verlopen en waarmee we de dagelijkse bedrijfsvoering effectief kunnen uitvoeren. Daarom zorgt een goed team er voor dat we onze zakelijke doelen met succes kunnen bereiken.

Discussieer mee op ITpedia LinkedIn of op Financial Executives LinkedIn.