Lean Thinking
Lean thinking staat voor de manier waarop we met een Lean aanpak bedrijfsmatige beslissingen nemen. Daarom beschouwen we het als startpunt voor ieder volgens Lean werkend kantoor.
Geen Lean Thinking definitie
Er is helaas geen eenduidige definitie van Lean maar er zijn tegenwoordig een paar denkwijzen die leidend zijn bij de meeste Lean kantoren wereldwijd. Bij elkaar noemen we deze denkwijzen Lean thinking.
Wat is Lean Thinking?
Lean thinking komt voort uit Lean-principes. Deze principes zijn:
- Optimaliseer het geheel.
- Elimineer verspilling.
- Create Knowledge.
- Het inbouwen van kwaliteit.
- Lever snel door de workflow te managen.
- Stel commitment uit.
- Respecteer mensen.
Oorsprong van Lean Thinking
Het Lean thinking begon ooit op de productievloer van de Japanse autofabrikant Toyota. Om de productie te verbeteren ontwikkelde Toyota een systeem van visuele aanwijzingen, besluitvorming en leidende principes. Dat werd het Toyota Production System (TPS) genoemd. TPS beschouwen we in het algemeen als de oorsprong van Lean thinking. Bovendien wordt het nog steeds veel gebruikt als leidraad in Lean productiebedrijven.
Dit artikel spitst zich echter toe op Lean Thinking binnen een kantoor. Veel van de uitgangspunten komen overeen met die in een productie omgeving maar krijgen een specifieke kantoor invulling.
De 6 Principes van Lean Thinking
1. Elimineer verspilling
In een fabriek ziet verspilling er heel anders uit dan in een kantooromgeving. Daarom identificeren we verspilling in een kantoor ook op een andere wijze. Van kantoorwerk zit de waarde van de verspilling in de hoofden van de mensen die het werk doen, niet op een werkvloer.
Verspilling in een kantooromgeving kan veroorzaakt worden door:
- Wisselende contexten binnen de administratieve processen.
- Inefficiënte informatiesystemen.
- Slechte software.
- Slechte communicatie tussen teams.
Alles wat we niet bij een klant in rekening kunnen brengen beschouwen we binnen Lean thinking als verspilling.
2. Create Knowledges
Het Lean-principe Create Knowledge is eenvoudig. Om de organisatie schaalbaar te maken, moeten we leren en trainen inbouwen. Daardoor kunnen meer mensen op meer manieren meer waarde aan ons bedrijf toevoegen. Om dit te realiseren, hebben we natuurlijk een omgeving nodig die ruimte biedt om te leren.
We verbeteren ons bedrijf door kennis te creëren. Daarom moeten we de tijd nemen voor:
- Evaluaties: Evalueer wat we hebben gedaan er waar nog verbeteringen mogelijk zijn (Retrospectives in Scrum).
- Teamvergaderingen: Bespreek vooraf hoe we het werk gaan uitvoeren (Daily Stand-ups in Scrum).
- Teamleden Cross-trainen: Bekwaam alle teamleden.
Door kennis te creëren binnen het bedrijf zijn we in staat om sneller producten en diensten te leveren die bovendien een hogere waarde hebben.
3. Het inbouwen van kwaliteit
Om een organisatie te creëren die gemaakt is voor groei, moeten we onze bedrijfsprocessen zoveel mogelijk foutloos maken. Om dit te bereiken standaardiseren en automatiseren Lean-organisaties de werkzaamheden die:
- Vervelend zijn.
- Herhaalbaar of repeterend zijn.
- Gevoelig zijn voor menselijke fouten.
Zodoende kunnen we de vaardigheden en inspanningen van onze medewerkers richten op innovatie, continue verbetering en groei.
Het inbouwen van kwaliteit is gebaseerd op het elimineren van fouten in onze software en bedrijfsprocessen. Processen verschillen per branche, maar het Lean principe is overal hetzelfde: bouw bedrijfsprocessen die gemaakt zijn voor groei en worden ondersteund door solide software.
4. Lever snel door de workflows te managen
De kern van Lean thinking is dat we ons alleen focussen op werk dat een hogere kwaliteit oplevert. Als onze kantooromgeving echter niet is ontworpen om ons te laten focussen, gaan we steeds trager werken. In ieder geval langzamer dan we zouden doen als we minder dingen op ons bord hadden.
Vergelijk het met het verkeer op een weg: als die weg voor 90% in gebruik is, staat we eigenlijk stil. Bij een gebruik van 50% is elke auto echter sneller op de plaats van bestemming omdat er minder auto’s op de weg zijn.
Hoe vertaalt zich dit naar kantoorwerk? Het betekent feitelijk dat we bewuster moeten omgaan met de manier waarop we werken. Lean thinking moedigt ons aan om onze workflows te visualiseren, te managen en continu te optimaliseren. Dit is waarom Lean en Kaizen zo goed samengaan. Als het ons doel is om in een duurzaam hoog tempo waarde aan klanten te leveren, dan moeten we controle hebben over hoe we het werk doen. We moeten de workflows beheersen.
5. Het uitstellen van commitment
Teams zetten zichzelf vaak onder druk om te plannen, beslissingen te nemen en werk af te ronden ver voordat de klant die producten of diensten nodig heeft. Dit is echter ongunstig voor de flexibiliteit die nodig is om continu waarde te kunnen leveren aan klanten.
Het Lean-principe “Stel Commitment uit” gaat er van uit dat we beslissingen uit stellen tot het laatste verantwoordelijke moment. Zodoende kunnen we continu beslissingen nemen op basis van de meest actuele, relevante en uitgebreide informatie.
Dit principe is afgeleid van het principe betreffende het elimineren van verspilling. Als we namelijk werk plannen en voltooien voordat we het nodig hebben, hoe weten we dan dat het nog steeds relevant zal zijn op het moment dat we het opleveren?
Als we producten creëren voordat we de behoeften van onze klanten begrijpen verspillen we meestal tijd, geld en energie aan werk dat later overnieuw moet gebeuren. Daardoor bestaat de tevens de kans dat we iets op de markt brengen waar geen vraag naar is. Het uitstellen van commitment geeft ons echter wel de flexibiliteit om continu waarde te leveren.
Ook dit principe sluit aan op de Agile – Scrum aanpak. Daarin zijn de opleveringen namelijk verdeeld over sprints van een week of 2-3. Dat betekent dat commitment voor een deliverable nooit eerder wordt gegeven dan 3 weken van te voren. Met andere woorden, Scrum is een invulling van het Commitment Principe van Lean.
6. Respecteer mensen
Lean thinking houdt in dat de meeste waarde die we in onze kantooromgeving creëren in de hoofden van medewerkers zit. Om die medewerkers te behouden moeten we dus een omgeving creëren waarin zij het beste hun werk kunnen doen. Het vasthouden van talenten is essentieel voor een duurzame waardelevering.
De interpretatie van ‘respect’ gaat dieper dan alleen onderling respect. Lean organisaties:
- Geven hun medewerkers wat ze nodig hebben om goed werk te leveren.
- Zorgen er voor dat medewerker-ideeën gehoord worden.
- Moedigen medewerkers aan om trainingen te volgen.
- Geven medewerkers de vrijheid om te beslissingen wat het beste is voor de klant.
Lean Thinking toepassen in een Lean Office
Ik begon mijn opsomming met een lijstje van de principes. De eerste, “Optimaliseer het geheel” heb ik nog niet genoemd, maar deze impliceert dat we niet kunnen volstaan met het volgen van slechts één of enkele principes of ons beperken tot één afdeling. De kracht van Lean Office komt pas tot zijn recht als we de meeste principes breed gaan toepassen. De Lean principes helpen elke organisatie om aan de slag te gaan met Lean thinking. Lean thinking maakt ons kantoor flexibel en stelt ons daardoor in staat stelt om continu waarde te leveren in een veranderende omgeving. Daarom zal het implementeren van Lean thinking onze kantooromgeving naar een sterkere, duurzamere toekomst leiden.
Meer weten? download “lean thinking: banish waste and create wealth in your corporation pdf“.
