Strategic Planning
Strategic Planning voor IT is nodig om te slagen in een competitieve omgeving. Ieder bedrijf heeft een langetermijnstrategie nodig om zijn bedrijfsdoelstellingen te realiseren. Het strategische IT plan fungeert als een roadmap waarop alle tactische bedrijfsprocessen naar een gezamenlijk doel te leiden. Tegenwoordig geldt de IT-infrastructuur als een fundamentele set platforms die we strategisch kunnen inzetten om alle bedrijfsdoelstellingen te vervullen. Feitelijk gebruiken we deze IT-platforms om een hogere efficiëntie te bereiken.
Related Articles
Bovendien kunnen organisaties op de IT infrastructuur gebruikmaken van business software zoals Enterprise Resource Planning en Customer Relationship Management-software. Zo kunnen zij hun bedrijfsdata consolideren en belangrijke bedrijfsprocessen uitvoeren met behulp van een klein aantal krachtige applicaties.
Door deze IT assets te kiezen als kerncomponent van de Business Strategie, kan een bedrijf geavanceerde IT inzetten om bedrijfsdoelen te bereiken. Daarbij kunnen we bovendien de overall bedrijfsresultaten verbeteren. Om IT-systemen op deze voordelige manier te benutten, is Strategic Planning voor IT nodig met een routemap als deliverable. Een dergelijke roadmap geeft de weg aan die zorgt voor een optimale inzet van alle IT platformen met een maximale ROI voor de organisatie.
Waarmee houdt Strategic Planning van IT zich bezig?
We moeten dus een strategisch IT-plan opstellen dat past bij de Business Strategie van ons bedrijf. Dit plan moet rekening houden met verschillende onderdelen van de operationele infrastructuur van ons bedrijf, waaronder:
- Producten en diensten.
- Financiële marges en schattingen.
- Marketing- en verkoopmethoden.
- De toepassing van strategische KPI’s.
Template plan voor Strategic Planning voor IT
Omdat we IT kunnen gebruiken voor de bedrijfsprocessen van vrijwel elke afdeling van een bedrijf, bevat een strategic plan voor IT onderwerpen die zowel technisch als niet-technisch zijn:
- Technologie Management.
- Kostenmanagement.
- HRM.
- Hardware- en softwarebeheer.
- Leveranciersmanagement.
- Risicomanagement.
Bovendien moet een IT-strategie algemene thema’s bevatten, zoals een strategieverklaring, verborgen kosten, mogelijke innovaties, programmatijdlijnen, programma-onderbouwingen op hoog niveau, programmakosten, enz.
1. Een strategieverklaring
Een strategieverklaring is een samenvatting van de strategie van de organisatie die helpt bij het bepalen van:
- De richting van de organisatie.
- Onze doelstellingen.
- De cruciale rollen die medewerkers moeten vervullen om de kerndoelen van de onderneming te bereiken.
Uiteindelijk moet een strategieverklaring drie hoofdthema’s bevatten:
- Doelstelling: De IT-strategieverklaring moet in het kort de doelen definiëren die het bedrijf over een bepaalde periode wil behalen.
- Toepassingsgebied: De strategieverklaring moet ook de omvang van de activiteiten beschrijven en het domein waarin de onderneming opereert. Dit helpt bij het vaststellen van de marketingdemografie en de concurrentie van het bedrijf.
- Concurrentievoordeel: de strategieverklaring bevat ook een beschrijving van hoe we IT kunnen inzetten om een strategisch en tactisch voordeel ten opzichte van de concurrentie te verkrijgen.
2. Een lijst met prioriteiten voor verbeteringsmogelijkheden
Strategisch planning voor IT gaat verder dan het beschrijven van de investeringen die nodig zijn voor de aanschaf van IT-platformen. Het strategische IT-plan moet gedetailleerd beschrijven hoe we IT-platformen en IT infrastructuur zullen inzetten om de bedrijfsprocessen en zakelijke kansen te verbeteren. Het strategisch IT-plan beschrijft ieder programma dat IT-projecten bevat. Bovendien moet ieder programma aansluiten op de business strategie voor de verwezenlijking van de bedrijfsdoelstellingen.
3. Een tijdlijn van de IT programma’s
Een goede IT-strategie bevat tevens een geschatte tijdlijn voor ieder programma. Het is belangrijk om een flexibel plan op te stellen dat rekening houdt met de snelle veranderingen die binnen de IT kunnen plaatsvinden. Strategic Planning van IT kan bijvoorbeeld betrekkingen hebben op het gebruik van Cloud computing, ERP en Big Data in relatie tot IT programma’s. Daarnaast kan het al rekening houden met de mogelijke inzet van toekomstige technologieën zoals AI of VR.
4. Validatie van ieder programma
Een strategisch IT plan moet ook een samenvatting bevatten waarin per programma wordt uitgelegd:
- Waarom een programma moet worden voltooid.
- Hoe een programma de bedrijfsresultaten ten goede komt.
- Hoe een programma voldoet aan de doelstellingen van het bedrijf.
Naast deze samenvatting moet de IT-strategie elk onderdeel van de IT-infrastructuur kunnen rechtvaardigen. Tenslotte is zo’n samenvatting vaak nodig is om goedkeuring en financiering te krijgen voor de programma’s en het Strategisch Plan als geheel.
5. De geschatte kosten en duur voor elk programma
In het strategisch plan moeten eveneens de geschatte kosten en looptijden voor elk programma terug te vinden zijn. Dit is vooral belangrijk met betrekking tot de inzet van die IT-systemen die de realisatie van alle kernbedrijfsprogramma’s moeten ondersteunen. In het licht hiervan moeten we de kosten van het gebruik van een IT-systeem uitsplitsen per programma. Beschreven naar installatiekosten, onderhoudskosten, beheerkosten, beveiligingskosten en eventueel upgradekosten. Aan de andere kant moet het plan genoeg ruimte te bieden voor het onverwacht aanpassen van budgetten.
6. Een eigenaar voor elk programma
Een programmaeigenaar geeft de reikwijdte van het programma aan en is de strategische ‘manager’ van het programma. Dit in tegenstelling tot de programmamanager, die de processen tactisch invult. De Strategic Planning voor IT leidt altijd een roadmap waaruit blijkt welke richting een programma moet nemen om de bedrijfsdoelen te behalen. Per programma geven we hier de programmamanager en programma-eigenaar aan.
Waarom hebben we Strategic Planning voor IT nodig?
Strategic Planning zorgt voor:
- Het focussen van alle facetten van een bedrijf om te werken aan de langetermijn-doelstellingen.
- Het gebruik van IT-systemen op de meest optimale manier om te helpen om die doelen te bereiken.
- Dat een strategisch IT-plan fungeert als een financiële, zakelijke en operationele roadmap voor zakelijk succes op de lange termijn.
Alignment tussen IT-investeringen en zakelijke prioriteiten
In een Strategisch IT plan schetsen we de afstemming tussen de zakelijke prioriteiten en de IT-infrastructuur. We weten dankzij het plan dus hoe relevant elk gepland programma is met betrekking tot de investeringen die we in elk IT-systeem doen. Een strategisch IT-plan is daarom van cruciaal belang om het management te helpen bij het prioriteren van programma’s, financiën en het bijbehorende gebruik van IT-systemen.
Dubbele en ongepaste investeringen vermijden
Aangezien Strategic Planning managers een helicopterview biedt voor het bereiken van lange termijn doelen kunnen zij hun investeringen richten op de IT-systemen die relevant zijn. Strategic Planning helpt niet alleen om ons gefocust te houden, maar maximaliseert ook de ROI van alle IT-systemen. Op die manier bestaat de IT-infrastructuur straks alleen nog uit de onderdelen die verband houden met de bedrijfsdoelstellingen.
Het verkrijgen van financiering
Veel belanghebbenden van een programma zijn vaak ook betrokken bij de financiering en uitvoering. Daarom is het essentieel om hun inbreng te krijgen. De beste manier om hen het plan te laten valideren is om ze zoveel mogelijk te betrekken bij de ontwikkeling van het Strategisch IT-plan. Strategic Planning kan helpen bij het verkrijgen van financiering door:
- In detail uit te leggen waarom elk IT-onderdeel nodig is.
- Uit te leggen hoe elk IT-systeem de bedrijfsresultaten (op termijn) verhoogt.
- Er op te wijzen wat de ROI van ieder IT-onderdeel zal zijn.
Strategic Planning maakt uitvoering eenvoudiger
Omdat een IT-strategie de roadmap is voor het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen, houdt zo’n plan ons gefocust. Wanneer iedereen op dezelfde lijn zit werken programma’s en bedrijfsprocessen vaak efficiënter.
Effectief middelen toewijzen met Strategic Planning
Door Strategic Planning periodiek uit te voeren leren we hoe we IT-middelen op de meest effectieve manier kunnen toewijzen. Door prioriteiten te vergelijken en doelstellingen te analyseren, kunnen we namelijk de IT-infrastructuur effectief managen en de bedrijfsprocessen optimaliseren.
Bovendien stelt Strategic Planning managers in staat strategisch te kijken naar nieuwe technologie. Ze kunnen hun bedrijfsstrategieën toepassen om te bepalen welke technologieprogramma’s nodig zijn om hun doelen te bereiken.
Vooraf rollen en verantwoordelijkheden definiëren
Strategic Planning definieert niet alleen het pad dat we gaan volgen, maar helpt ook om de haalbaarheid van programma’s te definiëren voor het bedrijf terwijl het zich op dat pad bevindt. Daarnaast moeten we de rollen die bij de programma’s horen bepalen. Een uitgewerkt plan geeft de kerntaken en de kernposities binnen de organisatie weer. Dit zorgt er voor dat iedereen zich op hetzelfde punt blijft richten.
Het identificeren van te automatiseren gebieden
Met Strategic Planning kijken we dus vanaf het begin naar het einddoel. Dit geeft inzicht in de uiteindelijke richting die we willen inslaan. Daardoor is het gemakkelijker om te zien hoe we IT-systemen kunnen gebruiken om de productiviteit en efficiëntie te verhogen. Bovendien staan deze activiteiten in een tijdlijn van de programma’s van ons bedrijf. Zo kunnen managers bijvoorbeeld kansen zien om ERP te gebruiken voor bepaalde bedrijfsprocessen. Het voorzien van deze kansen is een groot voordeel dat voortvloeit uit het ontwikkelen van een uitgebreid, gedetailleerd Strategic IT-plan.
Verbeterde samenwerking dankzij Strategic Planning
Een uitgewerkt strategisch IT-plan benoemt niet alleen rollen en taken, maar stelt de IT-afdeling ook in staat strategisch te handelen bij het managen van programma’s. Aangezien ieders rol in het plan is beschreven, helpt het plan de IT-afdeling ook om optimaal samen te werken met andere afdelingen. Een strategisch IT-plan stelt IT-managers tevens in staat om effectiever te onderhandelen met managers die nieuwe programma’s willen starten en daarvoor aanzienlijke middelen vragen.
Strategic Planning voor IT komt neer op
Een business gerelateerd strategisch IT-plan is bepalend voor het succes van moderne bedrijven. Een IT-strategie stelt ons in staat om de IT doelstellingen vast te stellen die verband houden met het bedrijfsmodel. Tevens maakt het ons duidelijk hoe we elk element van de IT-infrastructuur kunnen gebruiken om die doelen te bereiken. Het plan moet er voor zorgen dat we de IT-infrastructuur van ons bedrijf efficiënt gebruiken en niet wordt verbannen naar tactisch, op ondersteuning gebaseerd gebruik. Dit is van belang om de omzet te behouden en groei in de loop van de tijd te verzekeren.
