Onze gedachten zijn vaak verstrooid. We zijn bezig met van alles, maar in feite brengt niets ons dichter bij onze doelen. Dankzij een projectmatige aanpak kunnen we echter onze aandacht wel richten op één haalbaar doel. En het mooie is, alles is projectmatig te benaderen. (Verderop in dit artikel lees je hoe het ook procesmatig kan. Ik neem een hele lange aanloop en kom dan uit bij DevOps Continuous Everthing, stay tuned.)

De projectmatige organisatie

Neem het schrijven Van Een boek als voorbeeld. Het boek zelf is een project, net als ieder hoofdstuk. Iemand die een boek schrijft, zal het volledige boek als het einddoel zien. Elk hoofdstuk is echter een taak in de voltooiing van dat project. Dit betekent dat de volledige aandacht altijd gericht is op de voltooiing van een bepaalde taak. Na het laatste hoofdstuk is het project afgerond.

Dit zijn de kenmerken van een projectmatige organisatie:

1. Er is een specifiek einddoel: Hoe ziet het project eruit, als het klaar is?
2. De taken zijn duidelijk gedefinieerd: Welke stappen moeten we zetten om het project te realiseren?
3. Er is een plan met een realistisch tijdschema: Hoeveel tijd moeten we uittrekken voor elke afzonderlijke taak die we moeten uitvoeren?

Het belangrijkste doel van projectmatig denken is dat we op ieder moment precies weten op welk aspect (taak) Van Het einddoel we onze aandacht moeten richten. Een van de grootste moordenaars van een project is wanneer we onze aandacht moeten verdelen. In plaats van taak voor taak alle noodzakelijke aspecten van het project voor elkaar te krijgen, proberen we alle taken tegelijk te doen.

Dit geldt voor één persoon. Een bedrijf kan echter verschillende mensen bij het project betrekken. En verschillende mensen kunnen tegelijkertijd verschillende aspecten van het project voor hun rekening nemen.
Dit is het hele punt van het hebben van meerdere teams in een project. Het ene team kan zich op een taak concentreren, terwijl een ander team zich op een andere taak concentreert.

Het projectplan

Ieder project is uniek en wordt opnieuw bedacht. Om alles in goede banen te leiden maken we eerst een projectplan waarin de uit te voeren taken worden beschreven.

Wat is een projectmatige mindset?

Als je Een Projectmatige Mindset hebt werk je vanuit het volgende bewustzijn:
Je weet namelijk:

• Hoe het einddoel van het hele project eruit ziet.
• Welke verschillende taken nodig zijn om daar te komen.
• Welke taak momenteel de hoogste prioriteit heeft.
• Wat de volgende taak is voor het bereiken van het doel.

Bij iemand met een projectmatige mindset verloopt dit min of meer vanzelf. Het is een vanzelfspekendheid. Op deze manier ligt de focus van ieder teamlid altijd op de voltooiing van de volgende taak die we moeten doen om het project als geheel af te ronden.

Kerneigenschappen van projectmatige mensen

Niet iedereen is geschikt om in een project te kunnen werken, daar moet je bepaalde karaktereigenschappen voor hebben. Denk aan de volgende aspecten:

creativiteitsvaardigheden

Creativiteit is een vaardigheid die niet langer voorbehouden is aan bepaalde beroepen. Of het nu gaat om innovatie, probleemoplossing, branding, netwerken, samenwerken of concurreren, van professionals verwachten we dat ze creatief zijn. Creativiteit moeten we zien als een essentieel aspect van elke professionele onderneming. Een idee kan niet zonder creativiteit om tot werkelijkheid te worden gebracht.

Initiatief en ondernemersvaardigheden

Net als creativiteit zagen we ondernemersvaardigheden vaak als iets dat slechts enkelen van ons nodig hebben. Maar in de IT wereld is deze vaardigheden misschien belangrijker en universeler dan ooit. Het vermogen om zelfstarter te zijn die inzicht heeft voor wat er moet worden gedaan en dit ook doen, is zeer gewild binnen projectteams.

Samenwerkingsvaardigheden

Samenwerken beschouwen we als een van de belangrijkste vaardigheden. Bedrijven kunnen mensen trainen op technische vaardigheden, maar naar mensen die bereid zijn om samen te werken moeten ze zoeken. Collectief denken levert namelijk betere ideeën op. Het is voor iedereen voordeliger om middelen te combineren en samen te werken voor een beter resultaat. Samenwerking op hoog niveau biedt ons ook kansen om ons zelf te verbeteren.

Het zware werk van projectmatige mensen

Projectmatigwerken kan als zwaar worden ervaren want:

• We moeten ons voordurend focussen op de taakdoelstellingen.
• Er is veel stress t.a.v. het halen van de deadlines.

De Procesmatige organisatie

Net als projectmatigwerken is procesmatigwerken een belangrijk onderdeel van een bedrijf. Als we aan een bedrijf denken, denken we ook aan leveringen aan klanten. Dit soort acties verloopt via bedrijfsprocessen. Binnen deze processen stemmen we activiteiten op elkaar af om tot het beste eindresultaat te komen. Dit vraagt om een andere mindset en een ander type mens dan bij een projectmatige organisatie. Toch komen beide typen organisaties naast elkaar in bedrijven voor.

Is er een procesplan?

Nee, processen zijn wel omschreven maar vormen geen plan. De bedrijfsprocessen komen tijdens een project tot stand en als ze eenmaal bevallen veranderen we ze niet meer. Een proces is dus een vaste keten van activiteiten en leveringen. Als we deze keten strikt opvolgen komt de levering vanzelf tot stand. Er komt dus minder creativiteit bij kijken.

Inputs, outputs en waardeketen

Om de voorbereiding van elke levering te kunnen beginnen, moet het proces eerst een andere levering ontvangen, ze vormen een continue keten van leveringen.

Elke stap begint dus met het ontvangen van een levering (een entry) en eindigt met een andere levering naar de volgende stap (een exit). Dit noemen we een proces.
Een reeks geordende processen, die uitmondt in de uiteindelijke levering aan de klant, noemen we een procesketen of een waardeketen.

• Een procesgerichte organisatie gaat uit van dit idee: Eindleveringen aan klanten zijn het resultaat van een opeenvolging van processen die goed georganiseerd zijn.
• Procesorganisatie streeft ernaar om de processen optimaal en efficiënt uit te voeren. Dat wil zeggen met zo min mogelijk middelen om eindleveringen met een hoge toegevoegde waarde te creëren.

De procesmatige mindset

Tijdens het werken aan een project kunnen we daar zo door in beslag worden genomen dat we alleen nog maar denken aan deadlines en mogelijke verstoringen. We vergeten te genieten van de totstandkoming van de resultaten. Het probleem is dat een project is opgedeeld in taken in plaats van processen. Zo’n taak kan tijdrovend en veeleisend zijn omdat hij op het kritieke pad van de planning ligt. Het enige waar we ons op concentreren is wat de volgende taak is die moet worden gedaan. Het is een uitstekende manier om een Nerd van iemand te maken.

Als het ons echter lukt om software procesmatig te realiseren kunnen we komen tot een gelijkmatige stroom opleveringen. Ofwel een software fabriek. Daarvoor hebben we een procesmatige mindset nodig.

Kenmerken van een procesmatige mindset

Anders dan bij een projectmatige mindset kenmerkt iemand met een procesmatige mindset als iemand die:

1. Continu leert en groeit in specifieke processtappen. Hij wordt steeds beter in wat hij doet maar krijgt niet telkens een nieuwe taak.
2. Niet gericht is op het halen van doelen maar gericht op het uitvoeren van een activiteit.
3. Geniet van een organisch proces en wil de stappen goed uitvoeren maar verschil in prioriteit is vreemd voor hem.
4. Leeft in het moment en niet gericht is op de volgende stap.
5. Minder behoefte heeft aan creativiteit om de volgende taak uit te denken maar meer behoefte heeft aan routine en een vast dagritme.

Een leven lang leren is kenmerkend voor een proces gerichte organisatie, want in de mindset past het begrip eindpunt of deadline minder goed. In dergelijke organisaties zie je dan ook mensen die al jaren samenwerken en op den duur met elkaar een ge-oliede machine vormen. Het toverwoord is routine.

Het samen uitvoeren van projecten

Bij veel corporate projecten zijn niet alleen projectmatige mensen betrokken maar ook procesmatige mensen. Zij komen uit de business units om input te leveren aan het project. Soms is dit fulltime maar vaak ook parttime. Zij zijn nodig, juist omdat ze kennis hebben van de bedrijfsprocessen die we automatiseren. Er zitten dus mensen met een verschillende mindset in hetzelfde team en dat leidt soms tot problemen zoals:

• Zij worden weggeroepen omdat ze nodig zijn in een processtap. De business gaat altijd voor.
• Ze willen elke punt en komma van het proces automatiseren terwijl het erg kostbaar kan zijn om zeldzame uitzonderingen op te nemen.
• Ze hebben moeite om zich te beeld te vormen van de behoeften van de volgende stap van het project.
• Voor hen is het projectplan niet zo heilig.

IT-professionals ergeren zich soms aan mensen met zo’n mindset, ze vinden ze niet ambitieus genoeg en belemmeren de voortgang van het project.
We kunnen echter moeilijk verwachten dat mensen die jaren procesmatig hebben gedacht ineens een projectmatige mindset krijgen. Bovendien is het project voor hen slechts tijdelijk terwijl projectmatige mensen deze verschillen in ieder project ervaren.

Gelukkig kwam daar het Agile Manifesto waarin deze verschillen zijn erkend. De IT-professional komt een stuk dichter bij de klant. Dat komt omdat deze moderne methodes incrementeel en iteratief (Agile Scrum) het project in cyclussen van sprints ophakt. Iedere sprint leveret namelijk een increment op die potentieel shippable is. Een kort-cyclische ontwikkelmethode lijkt dus meer op procesmatig werken.

Is DevOps Continuous Everything een 100% procesmatige methode?

De CE community heeft Continuous Everything van de kant geduwd en vaart gegeven. Continuous Everything is een Framework met DevOps Best Practices dat beoogt de doorlooptijd van software deliverables te verkorten. DevOps CE gaat een stap verder en verhoogt continuous outcome aan de business, per sprint. Als we echter kijken naar het Business DevOps Lemniscaat zien we dat het lijkt op een reeks gekoppelde processen. Met elkaar vormen ze de IT waardeketen waarbij de output van het ene proces de input van het andere is.

Als de output van bijvoorbeeld het Continuous Planning proces stokt, stop automatisch ook het Documentation/Design proces, enzovoort. Anders dan in een traditioneel project blijven deze processen in place en als de input weer wordt aangeboden start ook het proces weer.

Dit model veronderstelt een eeuwige loop, maar logischerwijs ligt de start bij Continuous Planning dat door de business wordt getriggerd.

Om versnelling mogelijk te maken geeft Countiouos Everything aan zoveel mogelijk processen te automatiseren. Dit leidt tot meer routinematige handelingen wat beter past bij een procesmatige mindset.

Gelden de projectmatige kerneigenschappen nog wel?

Betekent dit dat teamleden niet langer over deze kerneigenschappen hoeven te beschikken?

• Creativiteitsvaardigheden.
• Initiatief en ondernemersvaardigheden.
• Samenwerkingsvaardigheden.

Nee, want de nieuwe software bevat nieuwe elementen die we moeten “uitvinden”. Daarvoor zijn de kerneigenschappen nodig. Gevolg is wel dat het hele ontwikkelproces minder zwaar is en dat we veel minder fouten maken. De technische schuld en kwetsbaarheid van de software nemen daardoor sterk af. Het belangrijkste gevolg is echter dat de ontwikkelaars en de gebruiker nauwer samenwerken dan ooit te voren.

Discussieer mee op LinkedIn.