La destrucción de documentos confidenciales debe hacerse mediante procedimientos seguros que garanticen la seguridad de la información, de tal manera que los datos eliminados no puedan ser recuperados a posteriori y no puedan ser accedidos por personas no autorizadas durante el proceso de destrucción. En la actualidad, cada vez más compañías contratan a una empresa externa para que proporcione el servicio de destrucción de la documentación e información confidencial, para asegurarse que el servicio se lleva a cabo cumpliendo lo que establece la ley.

La destrucción de documentos confidenciales como servicio

Los Documentos Confidenciales de una empresa u organización contienen información sensible cuyo uso no autorizado podría ocasionar grandes perjuicios a los intereses económicos y comerciales de la entidad. Además, según lo establecido en la normativa de protección de datos de carácter personal, este tipo de información se debe cancelar o eliminar una vez que ha dejado de ser necesaria para aquella finalidad para la que estaba destinada. De no hacerlo así, la empresa podría incurrir en una infracción muy grave, ya que están vulnerando la seguridad de los datos de carácter personal.

Sea por motivos legales o por razones estratégicas, los datos más sensibles deben protegerse durante toda su vida útil para que sólo estén disponibles para el personal autorizado. Aunque muchas empresas tienen cuidado en proteger la información confidencial durante su utilización habitual, en ocasiones rompen totalmente la cadena de protección cuando llega la hora de deshacerse de los Documentos, y simplemente tiran los papeles a la basura, lo que resulta completamente inadecuado.

La destrucción de documentos confidenciales debe hacerse mediante procedimientos seguros, de tal modo que los soportes eliminados no puedan ser recuperados y los datos descartados no puedan ser accedidos por personas no autorizadas durante el proceso de destrucción.

Para una mayor eficacia, o cuando los volúmenes a eliminar son importantes, cada vez más empresas contratan a una empresa externa de destrucción de documentos confidenciales, que se encargará de asegurar que no queda ni rastro de la información confidencial que se le entrega para proceder a su eliminación.

El proveedor o proveedores del servicio de limpieza, destrucción y reciclaje de documentos confidenciales debe operar de manera profesional, y proceder a la eliminación de dichos documentos de tal manera que en ningún caso pueda existir la posibilidad de que esa información sea recuperada o pueda caer en manos de terceros que puedan utilizarla para cometer fraudes, robos de identidad u otros delitos.

A la hora de contratar un proveedor externo que preste servicios de recogida, conservación, reciclaje o eliminación de documentos confidenciales, resulta esencial revisar con atención los contratos con el fin de incluir las mayores obligaciones en materia de seguridad, confidencialidad y control.

Es básico establecer una serie de garantías para llevar a cabo estos servicios, a través de un contrato por escrito en el que expresamente se cedan los datos y se declare la absoluta confidencialidad de los datos por parte de la empresa que está siendo contratada para tal función.

Un aspecto fundamental es que el servicio responsable de la destrucción de la documentación confidencial firme un pacto de confidencialidad que se aplique en todas las etapas del proceso de destrucción y afecte a todas las personas que intervienen en el mismo. De otro modo, la cesión de estos datos podría ser ilegal, lo que podría suponer un incumplimiento de la normativa tanto para la empresa que contrata, como para la que lleva a cabo el servicio.

El certificado de destrucción es un documento que toda empresa que contrate un servicio de destrucción de documentos e información confidencial debe solicitar, ya que certifica la eficacia del proceso. En el certificado de destrucción constará la fecha en la que los materiales fueron recogidos, la fecha de destrucción definitiva, la cantidad y tipo de documentos eliminados, la persona de la empresa que autoriza la destrucción, el procedimiento seguido, el personal que intervino en el proceso y el tamaño del residuo resultante del proceso de destrucción.

Como medida de seguridad adicional, cuando una empresa contrata un servicio de destrucción de datos, se aconseja informarse a fondo sobre la compañía y sobre sus políticas de seguridad y procedimientos, así como visitar las instalaciones donde se llevará a cabo la eliminación de los datos y soportes.