Muchas empresas contratan el Servicio de eliminación de Documentos confidenciales a una empresa externa especializada en destrucción de documentos, que se compromete con el cliente a realizar el proceso cumpliendo lo que establece la ley. Una vez finalizado el proceso de destrucción, la empresa contratada debe proporcionar los certificados de destrucción pertinentes que aseguren que el servicio se ha llevado a cabo de una forma correcta, garantizando la fiabilidad de todo el proceso, desde que se recogen los documentos hasta su eliminación final.

Qué son los Certificados de destrucción

Según establece la legislación de protección de datos de carácter personal, las empresas tienen el deber de cancelar o eliminar los documentos de carácter confidencial que contienen este tipo de información, una vez que ésta ha dejado de ser necesaria para aquella finalidad para la que estaba destinada.

Este proceso de destrucción de documentos e información confidencial debe hacerse con todas las garantías de que no se está vulnerando la seguridad de los datos de carácter personal, ya que de no hacerse así la empresa se expone a incurrir en una infracción muy grave y podría enfrentarse a elevadas multas.

La destrucción de archivos documentales obsoletos que contienen información confidencial no es una actividad tan sencilla como podría parecer, por lo que muchas empresas deciden contratar un servicio especializado de eliminación de documentos confidenciales. Sin embargo, una empresa no puede transferir su responsabilidad a la hora de mantener a salvo su confidencialidad, por lo que debe asegurarse de que contrata a una empresa cuyos procedimientos de seguridad son los adecuados.

Es imprescindible contratar los servicios de empresas que se encarguen de la eliminación de dichos documentos de manera profesional, de tal manera que en ningún caso pueda existir la posibilidad de que esa información pueda ser recuperada o pueda caer en manos de terceros malintencionados, ya que los datos personales o confidenciales pueden utilizarse para cometer fraudes y otros delitos. Para llevar a cabo estos servicios es esencial hacerlo a través de un contrato por escrito en el que se ceden los datos y la empresa que está siendo contratada para tal función declara expresamente que garantiza la absoluta confidencialidad de dichos datos.

Un aspecto básico que debería solicitar cualquier empresa que contrate un servicio de destrucción de documentos es que se le entregue un certificado de destrucción una vez finalizado el proceso, en el que se establezca la fecha en la que los materiales fueron recogidos y la fecha de destrucción. Este documento, conocido comúnmente como certificado de destrucción, tiene una gran importancia desde el punto de vista legal, ya que garantiza que el servicio se ha llevado a cabo de una forma correcta y cumpliendo lo que establece la ley.

Una de los aspectos que debe recoger el contrato con el suministrador del servicio de destrucción de documentos es el tamaño del residuo resultante del proceso de destrucción. El tamaño de estos residuos no sólo se debe garantizar contractualmente, sino también por medio de un certificado que se presenta una vez finalizada la destrucción. La fiabilidad del proceso de eliminación de los documentos confidenciales se concreta a través de un certificado de destrucción.

Las empresas que prestan el servicio de destrucción de documentos e información confidencial, una vez finalizado el proceso, deben entregar un certificado de destrucción que garantice la fiabilidad de todo el proceso, desde que se recogen los soportes hasta su eliminación final, incluyendo la recogida, conservación, reciclaje o eliminación de los documentos confidenciales.

Cuando una empresa contrata un servicio de destrucción de datos se aconseja que, además de exigir los correspondientes certificados de destrucción, estudie a fondo las políticas de seguridad y procedimientos del prestador del servicio, así como que visite las instalaciones donde se llevarán a cabo la eliminación de los datos, ya que si la empresa contratada emite este tipo de certificado sin cumplir con las normas básicas establecidas para ello, y ello conlleva que la información privada se extravíe o sea utilizada de manera fraudulenta, las obligaciones ante este hecho podrían recaer sobre la empresa que contrató el servicio.