La función agenda es una agenda integrada en un dispositivo computerizado que permite al usuario guardar y administrar los datos importantes de sus contactos, tales como nombre, nickname, dirección, números de teléfono, direcciones de correo electrónico, fotografía y demás datos. Dependiendo de su capacidad de almacenamiento, las agendas pueden guardar desde unas docenas hasta miles de contactos. La función agenda electrónica es una parte fundamental de dispositivos como una PDA, un teléfono inteligente, un reloj inteligente o una tableta.

Qué es la función agenda

La función agenda viene integrada en dispositivos tales como un teléfono móvil, un asistente digital personal (PDA), una agenda electrónica o un reproductor multimedia, y permite almacenar desde unas pocas docenas hasta varios cientos o miles de números telefónicos de los contactos, esto depende de la capacidad que tenga el dispositivo. Además de almacenarlos y dependiendo del dispositivo, permite administrarlos y ordenarlos alfabéticamente, así como agregar datos extra, como correo electrónico, dirección del domicilio, fecha de cumpleaños, entre otros.

Esta función agenda es una de las que más aceptación ha tenido entre los usuarios de la tecnología moderna, ya que permitió dejar de lado las agendas de papel y simplificó mucho el almacenamiento de datos de los contactos. La función agenda del teléfono móvil o PDA resulta mucho más práctica que su equivalente en papel, ya que la información almacenada puede ser consultada a cualquier hora y en cualquier lugar.

En cuanto al funcionamiento de la función agenda, aunque es una de las funciones más básicas de un teléfono móvil o de un reproductor MP3 o MP4, permite guardar de manera integral el nombre del contacto, apodo, teléfono móvil, de casa y oficina, fax, ID de radio, dirección de casa y trabajo, fecha de cumpleaños, foto, e-mail personal y del trabajo, etc. Dependiendo de cómo esté configurado el dispositivo y de las funcionalidades del mismo, en un teléfono móvil inteligente o una PDA es común contar con todas estas opciones.

Generalmente la agenda se abre a través del menú del dispositivo y se maneja con las teclas o mediante una pantalla táctil. Según cómo esté configurada la agenda, la búsqueda de contactos se realiza por nombre, apellido o número de teléfono. Por lo general, se almacenan en orden alfabético y es suficiente con introducir las primeras letras del nombre o los primeros números del teléfono para acceder a la información del contacto buscado.

En muchas ocasiones la función agenda incluye opciones adicionales, tales como vincular los contactos a la función de notas, recordar automáticamente al usuario fechas o citas importantes, planificar eventos, gestionar los asuntos pendientes, agrupar contactos o enviar correos electrónicos a los contactos o grupos. Algunas agendas más sofisticadas se integran con las redes sociales para enriquecer las fichas de los contactos con más información, permitiendo contactar con ellos y ver sus últimas actualizaciones.

En el caso de los cumpleaños, una vez agregada la fecha, se crea una alerta anual sobre el contacto y la agenda emitirá un recordatorio, para la fecha en que se haya establecido. La opción de cumpleaños no es la única función con la que cuentan las agendas para emitir alertas sobre fechas importantes, también se puede usar para establecer recordatorios para otros eventos e incluso actividades de la vida diaria.

La función agenda también permite la personalización de los contactos, para cada contacto se puede usar un nombre o un apodo, al mismo tiempo que se puede personalizar usando una imagen de perfil o en el caso de los teléfonos, usar un tono específico de llamada para cada contacto.

Otra función importante de la sincronización, la mayoría de los dispositivos que cuentan con la función agenda pueden sincronizar sus datos con otras aplicaciones en la computadora del usuario. Esto permite al usuario actualizar el contacto en su computadora y transferir la información actualizada al dispositivo, y a la inversa. La sincronización elimina la necesidad de que el usuario actualice sus datos en dos lugares. También evita la pérdida de la información almacenada en el dispositivo si se pierde, es robado o se destruye.

La sincronización se hace a través del software de sincronización que se proporciona con el dispositivo móvil, que permite sincronizar el teléfono o PDA con un gestor de información personal, que puede ser parte del sistema operativo de la computadora o vendido por separado por un tercero.

Para algunos usuarios resulta más rápida y fácil la entrada de datos en su computadora que en un dispositivo móvil, ya que la entrada de texto a través de una pantalla táctil o un teclado de pequeño tamaño o virtual es más lento que en un teclado de tamaño completo. Transferir los datos al teléfono móvil o PDA a través de la computadora es por lo tanto mucho más rápido que tener que ingresar manualmente todos los datos en el dispositivo móvil.