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ERP Lastenheft – was Sie beachten sollten

Mit der Entscheidung für ein bestimmtes ERP-System legen Sie sich für lange Zeit fest – die durchschnittliche Zeitspanne liegt erfahrungsgemäß zwischen acht und zehn Jahren.

Entsprechend wichtig ist bei einer langfristigen Bindung eine strukturierte Vorgehensweise bei der Entscheidungsfindung. Betrachten Sie diese Phase als eigenständiges Projekt in Vorbereitung auf die spätere Einführung und formulieren Sie ganz klar die Ziele, die Sie mit der Einführung eines ERP-Systems verfolgen.

Diese stellen die Basis für die Anforderungen dar, welche letztendlich im Lastenheft festgehalten werden. Darüber hinaus muss der Budgetrahmen klar abgesteckt werden, ebenso der zeitliche Horizont für die Entscheidungsfindung.

Als mittelständisches Unternehmen sollten Sie dafür mindestens drei Monate einplanen, je nach verfügbaren Ressourcen, Unternehmensgröße und Unternehmensausrichtung kann sich der Zeitbedarf durchaus verdoppeln.

Mehrere unterschiedliche Geschäftsfelder und internationale Geschäftsbeziehungen führen zu einer größeren Komplexität und Anzahl abzubildender Geschäftsprozesse. Der entscheidende erste Schritt für die Erstellung des Lastenhefts ist also, sich Klarheit über den Istzustand Ihres Unternehmens zu verschaffen und gegebenenfalls auch zukünftige Entwicklungen einzubeziehen.

Erstellung des Lastenhefts – Prozess vor Funktion

Bei der Erstellung des Lastenheftes ist es wichtig, den Fokus zunächst auf die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens zu richten, diese zu dokumentieren und zu strukturieren.

Nutzen Sie die Gelegenheit, nicht alle bestehenden Prozesse blind zu übernehmen, sondern hinterfragen Sie deren Bedeutung für die gesetzten Ziele.

Die Einführung eines ERP-Systems bietet stets auch Raum für eine Restrukturierung und die Optimierung von Abläufen. Diese Chance sollten Sie unbedingt nutzen. Darauf aufbauend formulieren Sie im nächsten Schritt ganz klar die Ziele, die Sie mit der Einführung eines ERP-Systems verbinden.

Basierend auf diesen Zielen lassen sich anschließend wiederum die fachlichen Anforderungen an die Lösung formulieren und erst an diesem Punkt richten Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die konkreten Funktionen.

Dabei starten Sie idealerweise mit den bereits vorhandenen Funktionen und ergänzen diese dann mit Wunschfunktionen der einzelnen Fachabteilungen. Achten Sie dabei darauf, die einzelnen Funktionen hinsichtlich ihrer Bedeutung für das Projektziel zu bewerten und kritische Elemente klar gegenüber wünschenswerten, aber tendenziell irrelevanten Extrafunktionen abzugrenzen.

Als zusätzliches Bewertungskriterium für die endgültige Aufnahme in das Lastenheft ziehen Sie außerdem die voraussichtlichen (Mehr-)Kosten für die verschiedenen Funktionen heran. Durch die Bewertung der Relevanz und der voraussichtlichen Zusatzkosten eines jeden Elementes erhalten Sie als Endergebnis ein Lastenheft mit klaren Prioritäten.

Diese Methode hilft Ihnen auch, einem typischen Fehler vorzubeugen und sich nicht in Funktionen zu verlieren, die zur Absicherung von eher unwahrscheinlichen Eventualitäten dienen.

Anforderungen an Ihren System-Anbieter

Die Besprechungen mit potenziellen Anbietern und die Detailanalyse der jeweiligen Angebote nehmen viel Zeit in Anspruch. Um eine erste Vorauswahl zu treffen, ist es daher empfehlenswert, den in Frage kommenden Unternehmen zunächst nur einen Extrakt des ERP Lastenheftes zukommen zu lassen.

Anhand der Antworten können Sie dann beurteilen, wie wichtig Ihre potenziellen Gesprächspartner das Projekt nehmen und inwiefern sie auf spezifische Anforderungen eingehen.

Idealerweise können Sie auf diese Weise die Zahl der möglichen Lösungsanbieter auf maximal fünf einschränken. Im weiteren Austausch sollten Sie dann festhalten, welche Ihrer Anforderungen durch Standardfunktionen des Anbieters abgedeckt werden und welche Extras sich als echte Herausforderung darstellen könnten.

Neben den Funktionalitäten der jeweiligen Software-Lösung gibt es auch weiche Faktoren, die Sie bei Ihrer Entscheidung für ein ERP-System berücksichtigen sollten. Dazu zählen vor allem auch die Kommunikation und die Zusammenarbeit mit dem Anbieter. Bedenken Sie, dass Sie sich im Normalfall für viele Jahre an einen Geschäftspartner binden.

Offene Kommunikation und gegenseitiges Vertrauen sind nicht zu unterschätzen und für den langfristigen Erfolg und das Erreichen der gesteckten Ziele unabdingbar.

Abschließende Tipps zur endgültigen Formulierung des Lastenhefts

Lastenhefte zur Einführung eines ERP sind häufig über 100 Seiten dick, doch trägt dies nicht zwangsläufig zu einem erfolgreichen Projektablauf bei. Versuchen Sie daher, ausschweifende Erklärungen zu vermeiden und konzentrieren Sie sich darauf, die gewünschten Funktionen präzise zu formulieren.

Achten Sie bei jeder aufgeführten Funktion auf die Zusammenhänge mit dem Geschäftsprozess und den festgelegten Zielen und prüfen Sie Workflow-Diagramme auf Redundanzen und veraltete Prozesse.

Nehmen Sie auch die Standards der jeweiligen Softwarelösung in Ihr Lastenheft auf, um sich rechtlich abzusichern. Ergänzen Sie das Dokument der Vollständigkeit halber außerdem um die technischen Voraussetzungen, die Anzahl der User und Ihre Vorstellungen hinsichtlich Reporting-Funktionen.

Vor der endgültigen Verabschiedung sollte das Lastenheft zudem von den Fachabteilungen auf Vollständigkeit geprüft werden. Dies steigert die spätere Akzeptanz und vermeidet häufig kostspielige Korrekturen bei der Einführung.

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