Der Erfolg einer Messe-Beteiligung als Aussteller hängt immer ganz entscheidend vom Messe-Lead-Management ab, also der Erfassung der Verkaufschancen, der sogenannten „Leads“, und deren systematischen Nachbearbeitung nach der Messe. Die ganzen Investitionen in einen schönen Messestand und in begleitende Messe-Marketing-Maßnahmen sind alle rausgeschmissenes Geld, solange die Gesprächsinformationen nicht vollständig und strukturiert erfasst und die Messe-Leads systematisch und konsequent im Anschluss an die Messe nachbearbeitet werden.
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Auch heute noch ist für viele Unternehmen die Beteiligung an Branchen- und Fach-Messen ein essentieller Baustein ihrer Marketingstrategie. Denn mit der Teilnahme als Aussteller an einer Messe profitiert der Vertrieb des Unternehmens im Besonderen von der Möglichkeit, an einem einzigen Ort in kurzer Zeit besonders viele Gespräche mit Kunden und Interessenten zu führen. Diesem unschätzbaren Vorteil steht andererseits aber auch die Herausforderung gegenüber, nicht nur die Kontaktinformationen des Gesprächspartners sowie die Inhalte und die Ergebnisse jedes einzelnen Gesprächs möglichst umfassend und detailliert zu dokumentieren. Sondern es sollen auch die resultierenden Verkaufschancen – die „Leads“ – im Anschluss an die Messe in entsprechende Verkaufserfolge verwandelt werden. Denn am Ende des Tages müssen sich die hohen Investitionen in Form von Zeit und Geld, die so ein Messeauftritt in der Regel verschlingt, für den Messe-Aussteller auch wieder amortisieren.
Die Basis für jedes professionelle Messe-Lead-Management besteht dabei immer in einer genauen Festlegung der Abläufe und Zuständigkeiten für die Bearbeitung der Messe-Leads. Denn nur wenn die Lead-Management-Prozesse definiert sind, können auch digitale Systeme zur Unterstützung der Messekontakt-Erfassung und Leadbearbeitung – wie beispielsweise eine CRM-Software und/oder eine mobile Lead-App – ihre hilfreiche Wirkung optimal entfalten.
Mit den folgenden Tipps verbessern Sie Ihre Chancen, dass aus Ihren wertvollen Messeleads durch professionelles Messe-Lead-Management am Ende auch gewinnbringende Verkaufserfolge werden:
1. Erstellen Sie ein ganzheitliches Konzept für das Messe-Lead-Management
Definieren Sie bereits vor der Messe die Prozesse für das komplette Messe-Lead-Management von der Lead-Erfassung über die Messelead-Nachbearbeitung bis hin zum Lead-Nurturing, und zwar so detailliert wie möglich. Legen Sie fest, wie die Messe-Leads zu kategorisieren sind, welche Maßnahmen in welcher Leadmanagement-Phase konkret durchzuführen sind und wer jeweils dafür zuständig ist. Stellen Sie sicher, dass alle am Leadmanagement Beteiligten über die Abläufe und ihre eigenen Aufgaben informiert sind. So dass mit dem Start der Messe die Messe-Lead-Management-Prozesse möglichst reibungslos ablaufen können. Viele der bekannten CRM-Systeme, wie bspw. Microsoft Dynamics CRM, bieten mit dem Konzept der Vertriebsphasen eine gute Basis und Hilfestellung für die Implementierung eines Messe-Lead-Managements.
2. Erfassen Sie Ihre Messe-Leads digital mit einer mobilen Lead-App
Erfassen Sie die Gesprächsinhalte und Kontaktinformationen statt mit Stift und Papier besser mit einer mobilen Lead-App auf einem iPad oder Tablet – idealerweise bereits während des Gesprächs. Die Besuchsberichte überträgt jeder Vertriebsmitarbeiter dann entweder einzeln direkt nach jedem Gespräch oder gesammelt am Tagesende einfach per Knopfdruck aus der Lead-App heraus digital an die Firmen-Zentrale bzw. in das CRM-System. So kann der Innendienst die eingehenden Leads entsprechend sehr zeitnah weiterbearbeiten und bei Bedarf umgehend Informationsmaterial oder ein Angebot zusenden. Zudem lassen sich digital erfasste Messeleads jederzeit in Echtzeit auswerten, so dass z.B. der Vertriebsleiter am Ende eines Messe-Tages schnell und einfach per Knopfdruck selber die Erfolgsstatistiken erstellen kann.
3. Beschleunigen Sie Ihre Reaktionszeit
Nutzen Sie die Vorteile und Möglichkeiten der modernen elektronischen Kommunikationsmittel, wie E-Mail, Chat, Skype, etc. auch für Ihre Follow-Up Aktivitäten. Lassen Sie Ihre Kunden und Interessenten nicht tage- oder wochenlang auf Informationsmaterial oder ein Angebot warten, das erst nach der manuellen Erfassung und Verarbeitung der Messe-Leads per Post verschickt wird. Erfahrungsgemäß nimmt das Interesse des Messe-Gesprächspartners mit zunehmendem zeitlichen Abstand rapide ab und er hat womöglich die gewünschten Informationen mittlerweile schon von der Konkurrenz erhalten. Dem wirken Sie z.B. mit automatisierten Follow-Up E-Mails entgegen.
Mit einer entsprechenden Lead-App können Sie Ihren Gesprächspartner auf der Messe mit der kürzest möglichen Reaktionszeit beeindrucken, indem Sie ihm noch während des Gesprächs die soeben auf dem iPad oder Tablet gezeigten Unterlagen inklusive der persönlichen Annotationen direkt aus der Lead-App heraus per E-Mail zusenden.
4. Analysieren Sie Ihre Messe-Leads genau
Die digitalen Messe-Besuchsberichte ermöglichen nicht nur eine schnelle und einfache Erstellung der typischen quantitativen Auswertungen, wie z.B. welcher Vertriebsmitarbeiter „Tageskönig“ ist, wie viele Messe-Gespräche insgesamt geführt wurden oder wie viele Aufträge gewonnen wurden. Aufgrund der Tatsache, dass alle Gesprächsinhalte und Kontaktinformationen für das Messe-Lead-Management in digitaler Form vorhanden sind, lassen sich noch deutlich tiefergehende Statistiken zum Messeerfolg erstellen, die dann Antworten auf Fragestellungen liefern, wie z.B.: Welche Themen haben die Besucher am meisten interessiert? Decken sich die tatsächlichen Besucher mit der Zielgruppe? Welche Prospekte wurden am Häufigsten gezeigt und welche Vertriebsunterlagen kamen gar nicht zu Einsatz? Welches waren die Gesprächsstrategien der erfolgreichsten Vertriebsmitarbeiter? u.v.m. Die so gewonnenen qualitativen Erkenntnisse sind besonders hilfreich, um die Vertriebsstrategie entsprechend anzupassen sowie das Messelead-Management und künftige Messeauftritte zu optimieren.
5. Betreiben Sie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess für Ihr Messe-Lead-Management
Nutzen Sie die aus den Analysen gewonnenen Erkenntnisse, um die Messe-Lead-Management Prozesse fortlaufend zu optimieren. Passen Sie die in der Lead-App verwendeten Messe-Fragebögen immer wieder für jede neue Messe individuell an und überprüfen und verbessern Sie vor allem die Follow-Up-Prozesse nach der Messe in regelmäßigen Zeiträumen.
Fazit
Der Einsatz einer mobilen Lead-App zur Messekontakterfassung in Kombination mit einer professionellen CRM-Software ermöglicht ein besseres Messe-Lead-Management und erhöht die Chancen, dass aus Ihren wertvollen Messeleads am Ende auch gewinnbringende Verkaufserfolge werden.
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