I. LAYOUT of ENGLISH BUSINESS LETTER
II. MANUAL BOOK
- Letter Head ( Kop Surat ) : Merupakan identitas yang berisi logo, nama, alamat dan telepon dari pengirim surat.
Contoh kop surat : - Date ( Tanggal ) : Berisi tanggal, bulan dan tahun pembuatan surat. Penulisan date pada British Style berbeda dengan American Style.
Contoh penulisan date menggunakan British Style
03rd April 1990
Format penulisan British Style hampir sama dengan penulisan dalam Bahasa Indonesia hanya saja pada tanggal ditambahkan akhiran bilangan bertingkat. Posisi date pada British Style ditempatkan di sebelah kanan atas surat.
Contoh penulisan date menggunakan American Style
April 03, 1990
Penulisan date menggunakan American Style ditempatkan di sebelah kiri atas surat dengan format Month Date, Year. - Inside Address ( Alamat Tujuan ) : Berisi informasi lokasi penerima surat yang berisikan nama penerima, alamat, kode pos, negara.
Contoh alamat tujuan: - Salutation ( Salam Pembuka ) : Berisikan salam pembuka untuk mengawali isi dari sebuah surat.
- Jika mengetahui nama dan jenis kelamin penerima surat maka dituliskan dengan format seperti berikut : Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + surname
Contoh : “Dear Mr Krisman” atau dituliskan tanpa gender “Dear Krisman” - Jika tidak mengetahui nama penerima surat maka dituliskan seperti berikut :
- Untuk Mitra bisnis yang sudah saling akrab biasanya menuliskan dengan “Dear Sue”
- Penggunaan tanda baca pada salutation menggunakan British Style dituliskan tanpa tanda baca (titik koma atau koma) dan dalam American Style menggunakan tanda titik dua.
Dear Mr Krisman => contoh dalam British Style
Dear Mr. Krisman: => contoh dalam American Style
- Jika mengetahui nama dan jenis kelamin penerima surat maka dituliskan dengan format seperti berikut : Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + surname
- Body of Letter ( Isi Surat ) : Merupakan isi dari surat yang berisikan alasan atau tujuan dari surat tersebut.
- Complentary Close ( Salam Penutup ) : Berisikan kata penutup yang mengakhiri isi surat yang ditempatkan dengan jarak dua spasi dari baris terakhir isi surat.
- Ekspresi umum yang digunakan untuk menutup surat bisnis formal adalah Thank you, Sincerely, Sincerely yours, and Yours truly.
- Ekspresi yang digunakan untuk surat bisnis kurang formal adalah Regards, Best regards, and Best wishes. Ini biasanya digunakan ketika mengirimkan surat bisnis kepada orang yang sudah dikenal atau teman.
- Complementary close menggunakan tanda baca koma pada akhir kata.
- Signature ( Tanda Tangan ) : Berisi tanda tangan pengirim surat yang dibubuhkan secara langsung atau dicetak.
- Subject : Bagian ini merupakan baris yang berisi pokok permasalahan yang mewakili isi surat. Subject ditempatkan di kiri atas surat.
Penulisan subject menggunakan British Style: Subject ditempatkan diantara salutation dan isi surat.
Penulisan subject menggunakan American Style: Subject ditempatkan diatas salutation. - Reference (Referensi) : Didalam surat berbahasa Inggris biasanya berisi huruf depan nama eksekutif yang menandatangani surat tersebut, diikuti dengan garis miring atau titik dua, lalu nama pengetik surat. Beberapa perusahaan menambahkan kode atau nomor tertentu berdasarkan sistem arsip mereka. Reference diletakkan dibagian atas surat diatas date.
Contoh : Your ref : 22 March 2004
Our Ref : BS/KF - Enclosure ( Lampiran ) : Berisi jumlah lampiran yang terlampir bersama dengan surat tersebut.
Contoh penulisan complementary close, signature dan enclosure : - PS (Postscript) : Postscript adalah informasi tambahan yang ditulis pada surat. Postscript biasanya dipakai pada surat - surat penjualan guna memikat dan memotivasi pembaca. Postsript ditulis di bagian bawah surat dan diberi inisial "P.S".
Contoh : P.S. We will grant you 40% cash discount before 25 November 2011 - CC (Carbon Copy) : Bagian ini digunakan untuk menginformasikan kepada penerima surat, bahwa surat tersebut juga dikirimkan kepada pihak yang perlu mengetahui isi surat. CC ditempatkan di kiri bawah surat.
Contoh : CC : Bagian Keuangan
III. FORM AND STYLE OF BUSINESS LETTER
- Indented Business Letter
Pada format ini letter head, complementary close, dan signature berada di tengah surat. Sedangkan date berada di posisi rata kanan. Sedangkan inside address, subject, salutation, serta body of letter berada di posisi rata kiri. Namun, pada baris inside address maupun subject akan bertambah spasinya atau setiap baris semakin ke kanan sebanyak jumlah baris dari inside address serta subject. Pada setiap awal paragraf dari isi surat memiliki spasi. - Full Block Business Letter
Pada format ini letter head, date, inside address, subject, salutation, body of letter, complementary close, signature atau secara keseluruhan dari format surat berada di posisi rata kiri. - Modified Block Business Letter
Pada format ini letter head, date, complementary close, dan signature berada di posisi rata kanan. Sedangkan inside address, subject, salutation, body of letter, maupun enclosure jika terdapatnya lampiran surat, berada di posisi rata kiri. - Semi-Block English Letter
Pada format ini letter head, date, complementary close dan signature berada di posisi rata tengah surat. Sedangkan inside address, subject, salutation, body of letter berada di posisi rata kiri. Pada setiap awal paragraf dari isi surat memiliki spasi. - Hanging English Letter
Pada format ini letter head berada di posisi tengah surat, sedangkan date, complementary close, dan signature berada di posisi kanan surat. Dan bagian inside address, subject, salutation, body of letter berada di posisi rata kiri. Pada setiap awal baris paragraf dari isi surat berada di posisi rata kiri, namun baris-baris berikutnya pada paragraf memiliki spasi.
[1] http://www.ego4u.com/en/business-english/communication/business-letter/
[2] http://www.letterformat.net/letter/business-letter-format-styles
