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Como gestionar correctamente el «Compliance» en tu proyecto

En el artículo de hoy te explicaré como gestionar adecuadamente la conformidad o «compliance» en tu Proyecto.

Entendemos el «compliance» como el acto de conformidad con ciertas demandas, propuestas o requisitos.

En el caso de los proyectos, la necesidad de cumplir con ciertas reglas, regulaciones, estándares etc (por ej: ser conforme a la ISO- 2700)

Estructura del compliance para tu proyecto:

Los pilares básicos del proceso de “compliance” o “conformidad” del proyecto serían:

  • Compliance Documentation: Documentación que formará parte de uno de los entregables del proyecto, y se irá actualizando a medida que progrese el trabajo del proyecto (siempre alineado con los estándares de calidad definidos por la empresa).
  • Compliance Council: Similar al concepto de CCB (Change Control Board) para los cambios, en este caso un grupo de expertos incluyendo a personas de legal, técnicos, calidad, etc) Estos daarán soporte en los procesos de auditoria y resolución de dudas sobre el compliance.
  • Compliance Risk: Se tratará como un riesgo más del proyecto, el no poder cumplir con los objetivos de compliance y deberán dejarse documentados como tal.
  • Compliance Audit: Auditorias puntuales definidas por el equipo de gestión para ir revisando que se cumple con lo esperado a nivel de compliance.
  • Compliance Responsibilities: Definir claramente quienes serán los roles y responsables del compliance, aquí el PM debe actuar como un coordinador de los diferentes participantes.

Ciclo del Vida de la conformidad o compliance:

Las revisiones de compliance mostradas en el gráfico adjunto del ciclo de vida Deben Ser planificadas y ejecutadas a lo largo del proyecto.

Estas revisiones deben ser ejecutadas en puntos clave definidos por el equipo de gestión y al finalizar el proyecto como parte del cierre formal administrativo.

Para verlo de una manera más práctica os propongo un ejemplo:

Compliance con la ISO-27000

En este ejemplo, el Sponsor y/o PM deben asegurarse que se incluya en el Project Charter una referencia explicita a la necesidad de cumplir con este estándar.

Luego durante el proceso de planificación:

1-  Contar durante la definición de requisitos de un recurso del área de seguridad que sea capaz de definir y documentar el alcance de los requistios de la ISO-27000

2-  Contar con un experto que nos permita entender las actividades necesarias y el impacto a nivel de documentación, riegos, herramientas necesarias (podría ser un recurso interno o externo, por ej: auditor/consultor especializado)

3- El plan de comunicaciones debe incluir puntos de reunión para hacer seguimientos del compliance.

4- Finalmente, preparar un report de cierre, donde quede definido lo que se ha conseguido a lo largo del proyecto y el resultado de las diferentes auditorías/controles efectuados.

Nota: Para más información y detalle, podéis consultar la fuente original, en la que he basado mi artículo: My project should be compliant: what do I do now? de Ivan Daniel Rincon presentado en el PMI Global Congress de hace unos años, pero cuyo contenido sigue siendo totalmente actual y vigente.

Espero que te haya resultado útil e interesante la información del artículo de hoy sobre la conformidad en el proyecto.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

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