Le riunioni aziendali sono uno dei crucci più grandi di ogni realtà lavorativa. Possono essere preziosi momenti di confronto e condivisione, ma il rischio che si trasformino in colossali perdite di tempo è sempre dietro l’angolo. Ecco qualche consiglio per organizzare riunioni aziendali efficaci riducendo al minimo gli sprechi di tempo ed energie.

O le ami o le odi. Le riunioni aziendali sono, da sempre, uno strumento di comunicazione tanto necessario quanto, se gestite nel modo sbagliato, inefficace. Perché allora non limitarsi a una semplice telefonata? Perché non basta un rapido scambio di email? Qual è il valore aggiunto di un meeting di persona?

I motivi per organizzare una Riunione aziendale sono moltissimi: comunicare decisioni, confrontarsi con i colleghi, fare un brainstorming di idee, incontrare fornitori e clienti. Tutte ragioni in apparenza più che valide per sacrificare ore lavorative.

La verità, però, è che troppo spesso si finisce per trasformare un momento così importante in una proverbiale perdita di tempo e risorse. Disorganizzazione, mancanza di obiettivi e di un’agenda definita, gestione disfunzionale del tempo, sono solo alcune delle cause di questo male fin troppo comune. Se anche tu ti sei trovato in situazioni simili, ecco qualche utile consiglio da mettere subito in pratica per cambiare approccio alle Riunioni Aziendali.

Prima della riunione

Prima di ogni riunione ci sono dei passaggi obbligati da fare, necessari a rendere il meeting produttivo ed efficace.

La prima cosa che devi chiederti è se è veramente necessario programmare una riunione. È davvero indispensabile un meeting di persona o ci sono forme di comunicazione alternative altrettanto funzionali?

Se la risposta a cui arrivi è “una riunione in questo caso è indispensabile” allora è il momento di analizzare a che tipo di riunione stai andando incontro, fai mente locale e sforzati di immaginare cosa ti aspetta, per anticipare eventuali problematiche o elementi che possono far perdere tempo e il focus.

Per questo inizia a definire gli obiettivi della riunione. Un meeting senza obiettivi chiari ha la stessa utilità di una chiacchierata al bar: può anche essere piacevole ma non porta benefici effettivi. Stabilisci il motivo per cui stai organizzando la riunione, delinea gli argomenti che vuoi affrontare e cerca di prevedere una durata approssimativa del tutto.

Può essere utile condividere l’agenda della riunione con i partecipanti, in modo che ognuno abbia ben chiari tempi e contenuti e non ci siano fraintendimenti e incomprensioni.

Nella preparazione di una riunione aziendale gli strumenti tecnologici possono essere un valido supporto. Se, per esempio, pensi di utilizzare una presentazione, assicurati che computer, proiettore e quant’altro funzionino a dovere. Possono sembrare accorgimenti banali, ma, fidati, non lo sono affatto.

La riunione aziendale: come gestirla

Veniamo al dunque. Hai organizzato tutto al meglio e finalmente puoi dare inizio alla riunione aziendale. È consigliabile cominciare all’ora prestabilita, per non generare malcontento e dare prova di puntualità.

Se il meeting si collega in qualche modo a incontri precedenti, può essere utile fare un breve recap di quanto è stato già detto. Fatto ciò, comincia esponendo l’ordine del giorno e procedi seguendo la scaletta stabilita.

Stabilisci in partenza se lasciare spazio a eventuali domande al termine dell’incontro o se strutturare la riunione in forma di dialogo. È importante dare a ciascuno dei partecipanti la possibilità di esprimersi, avendo cura di moderare la conversazione mantenendola nei binari desiderati. Ascolto reciproco e partecipazione attiva sono segni della buona riuscita di un meeting aziendale.

Conclusioni e feedback

Dopo aver toccato tutti i punti in agenda, è ora di tirare le somme della riunione. A quali conclusioni si è arrivati? Quali punti fermi emergono dall’incontro? Sono state prese delle decisioni? Chi ha il compito di fare cosa?

In questa fase può essere utile stilare un verbale della riunione da condividere con tutti i partecipanti, dove vengono riassunti obiettivi, argomenti e conclusioni del meeting.

Anche i feedback sono importanti. Chiedi un’opinione sull’andamento della riunione, domanda ai partecipanti cosa hanno imparato da questa giornata, cerca di capire quali sono stati i punti deboli per correggerli in futuro e sfrutta le critiche in modo costruttivo.

La pianificazione è essenziale in ogni aspetto di un’attività di business, e le riunioni aziendali non fanno eccezione. L’organizzazione non è il tuo forte? Scarica gratuitamente la nostra Business Map e scopri come possiamo aiutarti a far crescere la tua azienda.