A comunicação organizacional não pode ser interrompida, nem chegar truncada aos seus pares. Conheça os recursos para manter seus times engajados e por dentro de tudo.

Desde meados da década de 2010, os dados estatísticos do Trabalho remoto já vinham sendo demonstrados em curva ascendentes para, em 2020, dar um verdadeiro salto nos gráficos de pesquisas: 46% das empresas adotaram a prática. Na mesma ocasião, a Fundação Getúlio Vargas apontou que a tendência é que a adesão ao trabalho remoto cresça 30% mais.

A moda pegou de um jeito que o trabalho remoto não necessariamente divide espaço com a casa das pessoas. O anywhere office (ou escritório em qualquer lugar) é, antes de tudo, parte de uma cultura de trabalho flexível. Determinadas áreas de atuação viabilizam a prática mais facilmente, como a Psicologia, por exemplo – em que o indivíduo depende menos de recursos tecnológicos e mais da sua própria força de trabalho.

No entanto, há casos em que a empresa proporciona todas as condições sociais e tecnológicas para que seus colaboradores assumam o poder de decisão sobre suas próprias rotinas de trabalho. Assim, de acordo com suas preferências e necessidades do dia, eles podem escolher de onde vão trabalhar.   

Quer seja at home ou anywhere, não importa: estabelecer um canal de comunicação consistente, efetivo e fluido é um dos principais desafios do trabalho remoto.

Catia Cintra atua no segmento bancário e, desde março de 2020, passou a trabalhar integralmente em home office. A empresa foi pega de surpresa pelas restrições impostas pela pandemia, e não dispunha de recursos tecnológicos suficientes para implantar a estrutura adequada de escritório virtual para atender as demandas de bate-pronto. Resultado: sem aplicativos como o Slack, a administradora de empresas tinha que acompanhar as mensagens corporativas em mais de um grupo no WhatsApp, pois, seu trabalho atendia a mais de uma equipe.

O caos estava instaurado toda vez que as notificações, que eram, de fato, importantes, se misturavam aos memes, correntes e mensagens de “bom dia” da família. Sem contar que a conversa com seus pares e líderes extrapolavam o horário do expediente – o que também era um incômodo.

Embora goste muito do esquema home office, ela admite que por várias vezes teve de driblar as distrações, principalmente, no que diz respeito aos ruídos na comunicação para manter a produtividade em alta. Focar a atenção no trabalho ao conciliar os grupos corporativos e os da família, e atender as necessidades do filho no meio do expediente foram os dois pontos mais sensíveis listados por ela. “Depois de alguns meses, a Tecnologia da Informação aderiu ao Slack. Impressionante como um aplicativo só é capaz de fazer tanta diferença na administração da rotina.

Com os assuntos organizacionais separados por canais, fica mais fácil estabelecer prioridades. Ajuda muito a organizar as rotinas de trabalho. Sem contar que fica tudo ali, né? Desde as mensagens corriqueiras que troco com meus pares até informações importantes. Até deixo meu celular de lado, porque não preciso mais dele”.

Por outro lado, há situações em que o tête à tête ainda é muito mais eficaz. Lembra da Tatiana Correia, que, no capítulo 3, relatou que lamentava o fato de não estar mais próxima à sua assistente, porque, às vezes, um papo de cinco minutos, olho no olho resolveria?

Isso acontece também com frequência com Maitê Nogueira em sua rotina de trabalho como líder de abastecimento sênior em uma multinacional do segmento varejista.  A incompatibilidade dos sistemas entre o escritório e a fábrica dificulta a comunicação no momento em que o estoque precisa ser conferido.

 “Eles usam o GE enquanto nós usamos o SAP. Então, quando a fábrica recebe um pedido pode faltar alguma peça que consta no SAP e vice e versa. Aí temos que abrir um chamado para que a TI atualize o fluxo de operações. O processo em home office demora cerca de três dias, quando pessoalmente seria mais ágil. Outros processos que envolvem atualizações do fluxo operacional, como cadastramento de clientes, também ficaram mais lentos.”

Mesmo diante dessa observação em relação à demora de determinados fluxos, Maitê elogia a tomada de decisão da empresa em relação à providência de ferramentas que otimizaram inúmeros processos diante da demanda por trabalho remoto mais frequente, após a pandemia de 2020.

“Eles agiram muito rápido na implantação de aplicativos e sistemas para viabilizar acessos aos sistemas internos de uso comum, sobretudo, no que compreende as atividades de Recursos Humanos e gestão. As novas ferramentas tornaram possível a transparência ao acesso a documentos relacionados ao planejamento estratégico, como o compilado de métricas e resultados de vendas – que é visível a todos remotamente”, diz a estilista, que não tem perspectiva nem intenção de voltar a trabalhar presencialmente.

E a comunicação interna, como fica?                      

Você já deve ter aproveitado bastante as orientações do Pedro sobre as ferramentas de comunicação para facilitar a troca de informações entre seus pares. Então, que tal falarmos sobre outro ponto sensível da comunicação no trabalho remoto: a manutenção e fluxo dos canais de Comunicação Interna.

Newsletter, intranet e até o uso das redes sociais como recurso para difundir os eventos, notícias e feitos institucionais entre os colaboradores são premissas de toda a área de Comunicação e Marketing, até para efeito de engajamento. Como mantê-los ativos e fluidos remotamente, de modo que todo mundo continue participando com o mesmo empenho?

Os canais de CI em números

Por enquanto, o e-mail é o principal veículo de comunicação interna das empresas (24%), de acordo com pesquisa de 2019 da Aberje (Associação Brasileira de Comunicação Empresarial) feita com profissionais da comunicação. No entanto, há uma boa fatia das empresas de grande porte (36%) que já considera recorrer aos aplicativos para dispositivos móveis na Comunicação Interna e 19% planejam intensificar o uso dos que já foram implantados, de acordo com levantamento da SocialBase + Ação Integrada.

E tem mais: em 2019, dados do Facebook apontavam que mais de 30 mil organizações usam Workplace ao redor do mundo e 85% das empresas citadas na Fortune 500 usam Yammer, segundo a Microsoft.  

Semelhante ao sistema de microblogs como o Twitter, o Yammer é uma rede social para uso corporativo, exclusivamente. Funciona da seguinte forma: você pode criar grupos de usuários a partir da máscara de e-mail, após a menção do caractere ‘@’. O recurso evita, inclusive, que usuários externos entrem na rede. 

Os colaboradores, então, passam a se comunicar com perguntas simples como: em que você está trabalhando agora? Cada pessoa cria seu próprio perfil, com as informações relacionadas à função, cargo, local de trabalho, etc.

O “Somos Toyota” é uma iniciativa da gigante automotiva para compartilhar notícias institucionais entre os colaboradores que desejem entrar no grupo do Facebook. Lançamentos, histórias pessoas inspiradoras e até aquele screenshot da última call da reunião de time são apenas alguns dos temas dos posts que cumprem a missão da equipe de Marketing e Comunicação Interna.

Todo conteúdo desse post faz parte do material do curso “Gestão de times remotos” que você encontra na Descola e seus mais de 100 cursos sobre habilidades comportamentais.