Uma Não Conformidade é a não adequação de requisitos e padrões previamente acordados – o que mina a confiança, diminui a credibilidade e pode acarretar prejuízos a todos os envolvidos.

Quem trabalha com qualidade precisa ficar atento a todas as possíveis implicações de uma não conformidade no ambiente de trabalho. Por isso, entenda mais sobre como trabalhar uma não conformidade – e como transformá-la em oportunidade.

O que é uma Não Conformidade?

A não conformidade é a fuga dos padrões de qualidade ou produção que se previam para um processo ou produto. A ISO 9001 a define como: “não atendimento de um requisito pré-estabelecido”. Essa definição coloca dois agentes na balança: aquele que presta o atendimento é aquele com quem o requisito foi pré-estabelecido.

Afinal, todo o processo que envolve uma qualidade também envolve o que se percebe como qualidade. A partir de critérios objetivos estabelecidos entre as duas partes – a prestadora do serviço e a receptora – podemos classificar algo como possuir qualidade. 

Por isso, para que haja uma não conformidade, o analista precisa estar atento ao que foi acordado previamente e o que se espera no futuro, confrontando isso com eventuais problemas encontrados no meio do caminho.

Porque se atentar às NC’s?

Uma Não Conformidade – ou NC – é também uma quebra na relação de confiança entre as duas partes, e por isso um Relatório de NC pode ser fatal para empresas que busquem certificações ISO de qualidade. Essas certificações são imprescindíveis para negociar com grandes players do mercado ou participar de licitações, por exemplo.

Uma empresa que se antecipa à aparição de Não Conformidades garante que seus processos trarão menor prejuízo e irão se desenvolver de maneira mais suave. Ela também consegue se planejar com mais eficiência para eventuais problemas e crescimentos, além de pleitear os certificados que mencionamos.

O que é um RNC?

Um Relatório de Não Conformidade (RNC) é uma técnica desenvolvida por um analista de qualidade que irá informar qualquer NC no ambiente de trabalho. Utilizam elas para controles internos e para avaliações externas – além de serem necessárias para alcançar certos padrões internacionais de qualidade. Índices ESG também usam RNC’s para avaliar qual pontuação atribuir a certas empresas.

Como escrever uma RNC?

Ao escrever uma RNC tenha em vista quem irá recebê-la – um conselho diretor, um órgão consultivo, um departamento interno – e seja claro e sucinto. Existem modelos de redação e formulários a serem preenchidos para RNC’s – vale sempre a pena conferir se a organização em questão possui algum desses, pois seu formato pode te ajudar a estruturar o raciocínio. 

No entanto, alguns fatores comuns para um RNC adequado são: concisão de ideias, clareza na definição da não conformidade, indicação de suas consequências e possíveis causas e detalhamento do seu impacto na organização.

Como uma Não Conformidade pode ser útil? 

Embora, ao falarmos dessa forma, a Não Conformidade pareça um problema e um empecilho, ela pode ser também uma oportunidade. Utilizando metodologias de melhoria contínua, ao identificar uma Não Conformidade um analista capacitado para o tratamento de não conformidades pode desenvolver novas maneiras de agilizar etapas, poupar recursos e otimizar tarefas. 

A identificação de não conformidades – que sempre existirão em empresas – permite a evolução constante do negócio. Um exemplo claro é a identificação de não conformidades em uma linha de produção.

Não Conformidade na produção

Em uma linha de produção – seja de hambúrgueres (exemplo clássico) ou de equipamentos mais sofisticados – a não conformidade é o descumprimento de alguma ordem ou procedimento. O resultado de uma NC na produção são produtos em massa fora de padrões, que podem ser inseguros, desagradáveis ou impossíveis de comercialização.

Linhas de produção, por possuírem um sistema integrado de muitos atores, são onde NC geram o maior impacto – seja financeiro ou logístico. 

Quais os tipos de Não Conformidade?

Na hora de classificar uma não conformidade é importante se atentar para alguns tipos específicos, categorias nas quais ela pode se enquadrar. A partir desses detalhes sobre a solução dessas não conformidades podem surgir e orientar a sua prática profissional e a redação dos RNC’s. Hoje, se trabalha com cinco tipos de Não Conformidades específicas: por causa, identificação, tamanho, potencial e específica.

Não Conformidade por Causa

Classificar devido a sua causa é uma abordagem que busca o âmago do problema. A partir dela você pode desenvolver diagramas que visitem a raiz da não conformidade e auxiliem a resolvê-la. 

Ao classificar uma NC pela causa você também pode se aproximar de outras não conformidades até então não identificadas. Alguns exemplos de não conformidade por causa são inadequação de moldes, tempo de setup lento ou integração de bases mal feitas.

Não Conformidade por Identificação

Aqui, a preocupação do analista será marcar quem foi o responsável por notar a Não Conformidade. Uma NC classificada por identificação possui duas possíveis marcações: identificação interna (alguém que faz parte da companhia) ou externa (clientes, fornecedores, consultores e outros stakeholders). 

Classificar uma por identificação ajuda, no longo prazo, a marcar aqueles agentes mais atentos do seu processo. Também é possível mensurar a capacidade analítica e autocrítica de uma empresa ao traçar a relação identificação interna x externa.

Não Conformidade por Tamanho

Alguns problemas são maiores do que outros. Esse é o princípio por trás da classificação de uma não conformidade pelo tamanho da não conformidade. Em uma cadeia de hambúrgueres, por exemplo, um fornecedor que não passe por todos os procedimentos sanitários é um grande problema, enquanto a ortografia errada de uma chamada publicitária em uma bandeja pode ser considerada uma não conformidade pequena.

Esse tipo de classificação permite a concentração dos esforços nas não conformidades mais relevantes para a atividade fim daquela indústria.

Não Conformidade Potencial

Uma não conformidade potencial está na iminência de se tornar um problema. Ela é algum procedimento ou equipamento que possui uma margem de erro grande, como um setup desorganizado ou um fluxo de galpão logístico pouco otimizado.

Sendo assim, ao identificar uma NC potencial, tenha a certeza de que ela pode e deve ser sinalizada. Uma vez que, elas normalmente são identificadas internamente e surgem na forma de reclamações de pessoal diretamente envolvido no processo. Estar atento a elas faz parte do trabalho de um analista para mitigar eventuais prejuízos.

Não Conformidade Específica

O universo do controle de qualidade é muito amplo, assim como são várias as maneiras que uma pode surgir. Por isso categorias específicas, que visem abarcar os pormenores de uma atividade ou negócio, são essenciais para aquelas situações não previstas. 

Mas também não hesite em misturar mais de uma classificação em sua RNC para dar uma dimensão mais completa da não conformidade para os responsáveis pela sua resolução. Como dissemos, seja sucinto e o mais completo possível.

Não Conformidade X Defeito

Embora tenhamos falado muito sobre “problema”, é importante fazer uma distinção entre Não Conformidade e Defeito. Um defeito pode ser entendido como um dos produtos possíveis de uma não conformidade – isto é, a não conformidade é a categoria mais ampla, enquanto os defeitos são um de seus sintomas. Alem disso, outros sintomas podem ser perda de eficiência, desperdícios financeiros ou de tempo e acidentes.

Conclusão: É uma oportunidade de melhoria

Portanto, ao entender os tipos de não conformidade e a diferença entre uma e outra é um defeito, é possível ir além do desespero ao se deparar com uma NC. Ficar preocupado com uma Não Conformidade faz parte do negócio, mas se você domina como tratar uma Não Conformidade e consegue enxergar as oportunidades, você aumenta as chances de sucesso da sua companhia.

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