No mundo empresarial, se manter informado sobre o que acontece na sua equipe sem utilizar ferramentas de gestão é quase impossível. Com elas, é possível acompanhar a evolução das tarefas, das metas, a produtividade dos funcionários, mas também se torna mais fácil ter insights e pensar em estratégias

Caso Sua Empresa esteja apenas começando é comum adotar métodos menos profissionais. Mas, com o tempo, mais processos acontecem ao mesmo tempo, e não ter o domínio sobre estas ferramentas de gestão pode complicar as coisas.

Neste blog trazemos uma lista de 9 ferramentas de gestão. Afinal, você pode começar a profissionalizar seu próprio negócio, ou entender de que maneira a empresa que você foi contratado se organiza.

Como utilizar ferramentas de gestão ajuda sua equipe?

Do mesmo modo que para os gestores, ter conhecimento sobre a ferramenta de gestão é importe para toda a equipe. Como a ferramenta dita como o projeto será conduzido, é importante que os membros da equipe tenham conhecimento para que falem a mesma língua.

Quanto mais tempo passam utilizando a mesma ferramenta, mais ela se torna natural, assim, ela torna-se parte do dia a dia dos funcionários tornando os processos mais ágeis, organizados e com uma visualização ágil para todos os envolvidos.

7 ferramentas de gestão

Análise SWOT

A análise SWOT é uma sigla que significa S (strength) forças, W (weakness) fraquezas, O (opportunities) oportunidades e T (threats) ameaças.

Qual sua função?

O objetivo é compreender o ambiente em que a empresa está inserida e, então, desenvolver informações para melhor planejar o futuro. Dessa forma, a análise SWOT tem o foco em desenvolver estratégias de sucesso.

Como funciona?

Ela é fundamentada em uma lógica simples, todavia muito útil. Em primeiro lugar, você deve traçar uma grade 2×2 e dividir ela com as letras S W O T.

 

 

• No primeiro quadrante preencha as forças, quais são os pontos positivos da sua empresa, o que ela faz bem;
• Em segundo lugar, quais são suas fraquezas, o que sua empresa não desempenha tão bem quanto as concorrentes;
• Em terceiro lugar quais são os fatores externos a sua empresa que você pode aproveitar;
• Por fim, quais são os fatores externos a sua empresa que podem prejudicá-los.

Após a matriz ser finalizada, um grande leque de possibilidades se abre, cabendo ao gestor tomar as medidas, corrigindo as fraquezas, explorando possibilidades e se prevenindo contra ameaças.

Do mesmo modo, é importante estabelecer relações. Por exemplo, quais oportunidades surgiriam se corrigidos os pontos fracos? Como utilizando uma oportunidade evitaremos uma ameaça. Todas as possibilidades devem ser analisadas e deve decidir manter um foco de priorização.

5W2H

Dentro da sigla traduzindo do inglês os 5W significam, o que? Por que? Onde? Quando? Por quem? E os 2H significam, como? E quanto custa?

Qual sua função?

O 5W2H também está focado no planejamento estratégico e pode ser utilizado em conjunto com outras ferramentas como a Análise SWOT por exemplo. Entretanto sua função prática se difere, tendo uso para estruturar de forma objetiva, as causas e possíveis ações corretivas ou preventivas.

Como funciona?

Essa ferramenta é muito simples podendo ser aplicada sem ter nem um tipo de custo. No entanto para aplicá-la você deve responder as perguntas que formam a sigla.

 

 

• What (o que será feito?): determina a questão central;
• Why (por que será feito?): levanta todas as razões possíveis para a questão específica;
• Where (onde será feito?): busca a localização do defeito e ajuda a examinar a distribuição geográfica das reclamações dos clientes;
• When (quando será feito?): pensamento vital para entender quando a dificuldade prevalece. Analisar a frequência do assunto e o tempo de incidência ajudará você a criar precauções;
• Who (por quem será feito?): identifica as causas relacionadas. Pode ser pessoal ou processos. Caracteriza os compradores que têm reclamações e determina os operadores que estão trazendo dificuldades.
• How (como será feito?): investiga o tipo de cenário e também o modo de uma dificuldade. Examine os procedimentos que você está usando para solucionar problemas, a fim de responder a essa pergunta;
• How much (quanto custará?): descubra o orçamento disponível ou necessário para a solução de problemas.

Depois de respondidas as perguntas, você já possui seu Norte de como realizar as ações necessárias na sua empresa.

Business Model Canvas

Este é um modelo de estruturação de negócio, onde existem diversos modelos para uso prontos na internet.

Qual sua função?

O business Model Canvas tem o objetivo de estruturar um modelo de negócio, respondendo perguntas chaves. Dessa forma você pode dar os passos iniciais antes de começar a empreender.

Como funciona?

Este modelo baseia-se em responder uma série de perguntas para dar corpo ao seu negócio. Ele é montado em um quadro onde as informações são expostas em cada segmento, sendo cada um deles:

• parceiros-chave,
• atividades-chave,
• recursos-chave,
• propostas de valor,
• relacionamentos com clientes,
• canais,
• segmentos de clientes,
• estrutura de custos, e
• fluxos de receita.

PDCA

O Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão de qualidade. Sua sigla traduz-se como: planejar, executar, verificar e agir.

Qual sua função?

Esse ciclo tem a função de melhorar os processos. Por exemplo, o PDCA funciona em ciclos, você repete um processo diversas vezes melhorando o processo a cada ciclo.

Como funciona?

Um ciclo é completo quando se passa por todas as etapas, ou seja quando se passa por todas as letras do PDCA.

Planejar

Em primeiro lugar, você analisa o problema,  monta um plano contendo todos os passos que seguirão no futuro. Podem ser utilizadas outras ferramentas que complementam o PDCA.

Executar

Logo após, você dará início a execução dos passos que foram planejados na etapa anterior. Como essa é a etapa mais prática do ciclo é importante que os envolvidos estejam cientes de suas funções, assim como todas as ferramentas devem estar à disposição antes do início da etapa.

Verificar

Em seguida, é hora de analisar o que foi feito com base em indicadores. Com a finalidade de avaliar tudo que deu certo e o que deu errado durante a execução, esses indicadores devem ser definidos durante o planejamento.

Agir

Por fim, é hora de corrigir o que deu errado durante a etapa de verificação. Assim, nessa etapa, existem duas possibilidades, caso não tenham mais falhas em seu processo o ciclo acaba, outro caso é se ainda existem problemas. No segundo caso, os problemas devem ser corrigidos e o ciclo reiniciado.

KPIs

KPI, ou indicadores chave de performance, trata-se de uma ferramenta de gestão utilizada para definir os indicadores de uma empresa.

Qual sua função?

Os KPIs têm o objetivo de ser uma métrica para ações e iniciativas tomadas dentro de sua empresa. Assim, pode basear suas próximas ações de maneira estratégica baseando-se em dados fornecidos pelos KPIs.

Como funcionam?

KPIs são métricas que tem valor para seu produto. Nem toda métrica é um KPI já que existem métricas que não são importantes para o seu negócio. As medidas adotadas devem agregar valor para o cliente, como por exemplo: quantas unidades foram devolvidas à fábrica.

Um KPI deve poder ser expresso em um número, ser objetivo e de fácil interpretação. Assim, a fase de análise torna-se menos complexa e permite que mais tempo seja alocado na execução.

CRM

A gestão de relacionamento com o cliente (CRM), é um processo de gestão voltado para o cliente, com apoio tecnológico.

Qual sua função?

Sua finalidade é centralizar toda a informação sobre os clientes. Com isso é possível conhecê-los, suprir suas necessidades, resolver seus problemas e oferecer um produto que se encaixe mais com sua base de clientes.

Como funciona?  

O CRM é uma iniciativa que demanda grande planejamento. Caso não tenha uma boa estruturação pode se tornar um trabalho em vão. Desse modo, existem alguns passos que você deve seguir durante a implementação de um CRM.

Conhecer a empresa

A análise de clientes requer qualidade na informação e variedade de fontes de dados. Uma vez que, o processo de pesquisa de informação do cliente deve ser efetuado em todos os pontos de contato que existam entre a empresa e o cliente – pontos de venda, vendedores, internet, assistência técnica e callcenters.

Selecionar os clientes

O processo de seleção ou diferenciação de clientes é o resultado da análise do seu valor atual ou potencial, que não significa exclusivamente um valor econômico (em termos de volume de compras atuais e potenciais), mas que está inerente um valor estratégico (capacidade de atrair novos clientes, contribuir para a melhoria da performance do produto e/ou serviço fornecido).

Assim, segmentando os clientes é possível observar quais os potenciais, decidindo qual pode ser um melhor foco.

Interagir

Ocorre quando o cliente interage com a organização, e o serviço é, simultaneamente, produzido e consumido. É uma oportunidade para a empresa demonstrar a sua qualidade de serviço e conhecer melhor o cliente.

PMBOK

PMBOK Project Management Body of Knowledge é um conjunto de práticas na gestão de projetos.

Qual sua função?

Este é um conjunto de práticas, que identifica os elementos recorrentes para o processo de gerenciamento de projetos. Visto que O Conjunto completo de Gerenciamento de Projetos inclui práticas tradicionais comprovadas que são amplamente aplicadas. Bem como práticas emergentes inovadoras para a profissão.

Como funciona?

Este trata-se de um livro, sendo um guia de práticas mundialmente reconhecido. Com a finalidade de melhorar a gestão de projetos, este material traz um grande número de ferramentas e técnicas necessárias.

Como resultado, são abordados 47 processos de gerenciamentos, que se encaixam em 5 grupos de processos. Com toda a certeza é referência no assunto e diversas empresas fazem uso desse material em sua gestão.

Por onde começar?

Além disso, existem diversas outras, e escolher uma para se aprofundar ou implementar em sua empresa não é uma tarefa simples. Contudo, a FM2S possui diversos materiais por onde você pode começar.

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