Davant les circumstàncies extraordinàries arrel del coronavirus ( COVID-19 ), les autoritats han recomanat de forma expressa el teletreball així com l’adopció de mesures de flexibilitat laboral sempre que sigui possible. 

Actualment amb prou feines arriba al 4% les empreses que practiquen de forma efectiva el teletreball, tot i que n’hi ha moltes més que d’una forma o altra el volen incentivar. També és veritat que hi ha quasi cinc milions de treballadors pels quals és impossible aquesta operativa, bàsicament per la feina que fan.

En general, el procés de transformació digital de les empreses és el principal obstacle per tal de que el teletreball sigui fàcil d’ implementar. I en la mesura que aquest procés està en marxa, les empreses i els seus treballadors podran afrontar la situació actual amb teletreball o sense.

Veiem doncs que teletreballar no és una pràctica que es pugui aplicar al 100% dels casos però en qualsevol cas us detallem una sèrie de consells i eines pràctics

Teletreball. Consells bàsics per treballar desde casa.

Un cop sabem que hem de teletreballar sí o sí, cal posar-s’hi i fer-ho amb la major rapidesa possible.Cal destacar, de forma prèvia i imprescindible:

Telèfon mòbil :

Eina de comunicació bàsica. Actualment el telèfon mòbil de cadascun és ja l’eina més utilitzada en la tasca professional. Per tant, és necessari disposar del mòbil de l’empresa (o el personal en el cas que no es disposi del primer) 

Accés a Internet :

És obvi. Important considerar que sigui un accés ràpid i amb capacitat.

De cara a concretar consells més concrets, podem detallar el següent: 

Eines i programes col.laboratius:

És important disposar d’una certa pràctica en l’utilització d’aquest programari. Si no s’està utilitzant de forma habitual a l’empresa, potser haurem de fer un curset ràpid. Més endavant adjuntem un petit recull d’aquestes eines.

Espai habilitat:

Potser és el punt més complicat per aquells que no estan acostumats a treballar desde casa o que es troben forçats a teletreballar per les circumstàncies per tots conegudes. En general, un espai una mica tranquil, amb lloc suficient, llum i silenci és perfectament adequat. L’objectiu, apart de treballar, és no perdre la concentració ni distreure’s

Planificació de tasques:

Quan som a lloc de treball habitual és molt comú que tinguem una planificació que ja està establerta al llarg del temps o que forma part de la dinàmica d’un mateix. A casa, encara que sembli estrany, això no és tan fàcil i necessitem readaptar la feina a un “entorn” diferent. Objectius, tasques pendents, terminis etc… probablement estarem parlant de certes diferències de quan treballem a la nostra oficina.

Horaris i descans:

Derivat del punt anterior. Estar a casa és sinònim, habitualment, de vida familiar i oci. Per tant, és un aspecte important a considerar ja que associar la casa amb la feina implica un període d’adaptació. Així, pot ajudar l’establiment d’uns horaris i pautes de descans.

Eines i programes per ajudar al teletreball

Suite d’aplicacions ofimàtiques

Constitueixen la base de tota tasca a distància ja que inclouen els procediments més bàsics: correu electrònic, procés de textos, full de càlcul, presentacions, etc

Exemple: Google GSuite
Suite ofimàtica de Google composta per una sèrie d’aplicacions amb capacitat de crear i editar arxius de tipus procés de textos (documents de Google, compatibles amb Word), full de càlcul (fulls de càlcul de Google, compatibles amb Excel) i presentacions (presentacions de Google, compatibles amb Powerpoint). Agrupats sota el paraigua de Drive (allotjament i sincronització d’arxius), es pot editar i afegir contingut en temps real de forma col·laborativa i veure el que fan els altres companys.

Treball col.laboratiu

La diferència amb la secció anterior radica que prioritza la comunicació entre els diferents participants. Es tracta de crear un espai comú on es puguin organitzar les diferents tasques d’una organització i optimitzar la comunicació entre els integrants de la mateixa, independentment de la seva localització física

Exemple: Slack
Tal com expliquen en la seva web, és una eina de col·laboració que pot substituir el correu electrònic i ajudar a que el teu equip i tu pugueu treballar més fàcilment. Ha estat creada basant-se en la manera en què la gent col·labora en la vida real, perquè puguis treballar en equip en línia d’una manera tan eficient com si ho fessis en persona.

Videoconferència i Comunicació

La comunicació efectiva, sigui via vídeo o només àudio, complementa el treball col·laboratiu que requereix el teletreball i ajuda a augmentar l’eficàcia de situacions on les localitzacions geogràfiques són diverses.

Exemple: Microsoft Skype
Ha estat, des dels seus inicis, l’aplicació per excel·lència per fer videoconferències. Permet mantenir reunions a distància amb diverses persones. Disposa d’edicions d’escriptori i una aplicació.

Gestió de projectes

Sota aquest apartat s’engloben totes aquelles eines i aplicacions que persegueixen millorar la productivitat. I és el seu objectiu principal. L’organització de les tasques, la seva prioritat i control és un tema molt particular. Cada persona pot arribar a desenvolupar un mètode propi, utilitzant una eina determinada i adaptant-la a les necessitats individuals.

Exemple: Trello
Trello és una eina de gestió de projectes.  El seu format de «tauler virtual» facilita enormement l’organització i la col·laboració. És molt versàtil i pot usar-se per a qualsevol tipus de tasca que necessiti ser organitzada.

Exemple: Asana
És una plataforma de gestió de la feina que els equips de treball poden utilitzar per organitzar els seus projectes, enfocar-se en meteas i prioritzar tasques diàries. És molt complet i la versió gratuïta és molt interessant.

Us recomanem, especialment, el post d’una empresa de Barcelona, que treballen desde casa desde que es van crear el 2014. És un article en anglès, però realment val la pena:  How to Make Your Remote Working Experience Better

Font parcial de les eines: Traducció de Teletrabajo Herramientas y Programas

La entrada Teletreball, és hora de posar-s’hi se publicó primero en Blog de Cafur.