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Gestão de Compras: 06 dicas para otimizar os processos da gestão de compras

Como a tecnologia pode auxiliar a gestão de compras

A gestão de compras de qualquer empresa tem como função primordial a de adquirir o melhor material pelo menor preço. Isso é feito através de uma série de ações que visa captar e desenvolver boas relações com fornecedores. Além disso, a agilidade com que todo este processo é feito é essencial para não atrapalhar as outras áreas da empresa, desde a produção até as vendas.

Ainda que seja um setor indispensável, muitas empresas cometem o erro de não aprimorá-lo. É claro que as vendas precisam de campanhas inovadoras, e que a produção precisa de tecnologia avançada, mas isso vale para tudo. É importante não deixar de investir em tecnologia para gestão de Compras, também. Afinal, é aí que ocorrem os primeiros impactos nos planejamentos estratégicos e financeiros da empresa.

Quando falamos de tecnologia, estamos falando de sistemas digitais, da internet e principalmente do EDI (Electronic Data Interchange, ou troca eletrônica de dados). O EDI é uma das mais recentes e sofisticadas tecnologias na área de compras e tem se mostrado cada vez mais popular no mundo corporativo. Tanto esta quanta outras opções reduzem custos e melhoram o desempenho e a velocidade dos processos.

Gestão de Compras

Entenda mais sobre os benefícios envolvidos na modernização da gestão de compras:

01. Na captação de fornecedores

Ainda que não se possa basear toda decisão nas informações que encontramos na internet, ela continua sendo muito útil. Fornecedores usuais já estão em uma lista garantida, mas a cada novo item é preciso identificar possíveis novos parceiros comerciais.

Catálogos existem tanto em papeis quanto online, mas a grande vantagem da internet é a maior quantidade de informações sobre o fornecedor, em tempo real. Não é ideal depender apenas do que eles mostram em anúncios e listas especializadas, mas sim fazer uma pesquisa de satisfação entre outros parceiros comerciais, distância da sede e tempo de entrega, e qualquer outro tópico que for julgado importante para a negociação.

Além disso, o uso da internet nesta parte do processo aumentará o leque de possibilidades significativamente. Dependendo das transações necessárias, pode compensar trabalhar com um fornecedor mais distante e pagar pelo transporte, por exemplo, e você não saberia sequer da existência dele se estivesse se baseando apenas nos catálogos próximos.

02. Na troca de documentos

É aqui que o EDI entra com força total.

O setor de compras lida com uma enorme variedade de documentos, trocados internamente e externamente. Requisições de compra, cotações, pedidos, faturas e tantos outros são emitidos e recebidos em uma base diária.

A utilização de papel para todo esse procedimento significa um custo grande, e um tempo maior ainda: é preciso imprimir todos esses documentos e enviá-los por fax, para depois recebê-los de volta e finalmente dar baixa no sistema. Um método modernizado resolve esses percalços.

O EDI é um substituto para correios, fax e até mesmo para o e-mail. Trata-se de um sistema de transferência eletrônica padronizado, que vai de computador a computador sem intermédio de outras tecnologias ou de pessoas. Tudo que é preciso fazer é determinar um padrão nos documentos e entrar em acordo com o(s) parceiro(s) para que o mesmo padrão seja utilizado por ele(s).

Existem muitos padrões EDI disponíveis, cada um se adaptando da melhor forma a diferentes modelos de negócio. Exemplos são:

  • EDIFACT;
  • TRADACOMS;
  • ANSI.

Dentro de cada um desses padrões, há ainda diferentes versões, mais ou menos atualizadas.

Com o mesmo padrão decidido, todo documento cadastrado no sistema viaja de um computador para seu destinatário sem interferências, sem necessidade de papel e sem perda de tempo. Ambos os computadores só precisam de um software que leia esses arquivos, e pronto: toda a troca foi facilitada.

03. Nas cotações

Parte longa e trabalhosa do processo de compras, as cotações determinam o melhor custo-benefício para a empresa. Mesmo com um índice já definido de fornecedores, novas compras ainda precisarão receber orçamentos de todos eles. Um sistema digital de cadastro vai ajudar a listar os fornecedores e as cotações, facilitando, assim, na comparação entre elas.

Isso também ajuda na negociação, já que você terá na tela todos os valores concorrentes entre si, e poderá conseguir o melhor contrato.

04. Na relação com fornecedores

Sistemas de cadastro são úteis na negociação também em outros pontos além das cotações. Esta tecnologia para gestão de compras ordena todas as informações dos fornecedores, incluindo suas formas de contato e qualquer outro dado que você queira adicionar.

Como parte da construção do relacionamento entre sua empresa e seus parceiros comerciais, é notável que cada um seja tratado de acordo com suas singularidades.

Aproveite o sistema para anotar nomes, datas e até situações marcantes, por exemplo. Quando separar um tempo para aprimorar a relação, lembre-se de dar uma olhada em todos esses dados. Torne cada interação com seus parceiros única, e garanta cada vez mais sucesso nas negociações.

05. No acompanhamento de entrega

Tanto o EDI quanto alguns sistemas de rastreamento (inclusive o dos Correios) ajudam a manter controle sobre a entrega do material. No primeiro caso, o fornecedor ou transportadora terceirizada deve enviar os status do envio periodicamente, mas os Correios atualizam essas informações automaticamente.

Prazos são muito importantes para o bom desempenho da sua empresa, então é essencial que sejam observados os tempos de entrega de cada fornecedor.

06. Controle interno

A tecnologia para gestão de compras é aplicável também nas ações internas da empresa. Sistemas de controle de estoque são fundamentais para comandar a entrada e saída de material – não, não é um programa apenas para as vendas. Tudo que entra na empresa tem que sair na forma de produto, então o conceito de estoque também se aplica.

Use softwares especializados nisso para não se perder no que a empresa precisa, no que está adquirindo e no que está sobrando. Não deixe de integrar os sistemas digitais de outras áreas, para manter um fluxo harmonioso entre todos os setores. Isso trará agilidade na troca de documentos e informações, mesmo dentro da empresa.

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