Das Internet eignet sich hervorragend für die Zusammenarbeit verschiedener Individuen über große Distanzen hinweg – oder auch innerhalb eines Unternehmens. Durch die Vernetzung in Cloud-Systemen und entsprechenden Zugriff können Teams gebildet und Projekte gemeinsam bearbeitet werden. Das ist zunächst nichts Neues mehr, denn viele Unternehmen gehen bereits diesen Weg. Microsoft hat mit Office 365 Groups jetzt einen Ansatz zur umfassenden Vernetzung bestehender Strukturen geschaffen, der auf unnötige Konstruktionen verzichtet und die Kollaboration zwischen den einzelnen Beteiligten erleichtern soll.
Warum Office 365 Groups nutzen?
Zunächst sollte geklärt werden, was Office 365 Groups überhaupt ist. Es ist keine Neuerfindung des Rades, denn schon vor der Einführung dieses Dienstes konnte man über Microsoft-basierte Onlinedienste eine Vernetzung von Teams und Zuständigkeiten betreiben. Mit SharePoint Teamsites, Outlook Groups, Skype und anderen Angeboten konnte man das durchaus vernünftig lösen. In diesen klassischen Teamsite-Anwendungen können Dokumente organisiert, mit Metadaten versehen und zur weiteren Bearbeitung bereitgestellt werden. Die Synchronisation erfolgt über OneDrive für Business in der Cloud. Weitere Elemente wie Kalender lassen sich ebenfalls integrieren.
Wozu hat Microsoft also mit Office 365 Groups etwas Neues eingeführt? Die Flexibilität von SharePoint ist unbestritten und macht den Dienst zu einer perfekten Plattform für Zusammenarbeitsumgebungen in größeren Projekten. Allerdings bieten umfassende Teamsite-Lösungen auch viele Funktionen, die für einen Großteil der Benutzer unnötig und unübersichtlich erscheinen. Wer diesen Grad der Individualisierung weder wünscht noch benötigt, kann die Strukturen durch die Nutzung von Office 365 Groups vereinfachen und standardisieren.
Welche Voraussetzungen müssen für die Nutzung von Office 365 Groups erfüllt sein?
Mit Groups werden Projekte von Ballast befreit, weil vieles von dem bereitgestellten Handwerkszeug zur Erstellung von Kooperationsumgebungen oft gar nicht benötigt wird. Vereinfacht gesagt, könnte man Office 365 Groups als eine Weiterentwicklung der klassischen Verteilerliste bezeichnen. Durch die Benennung von Personen, die einer bestimmten Gruppe angehören, werden die Verteilerlisten angelegt. Um daraus eine Umgebung für vernetzte Zusammenarbeit zu erhalten, greift Groups auf diverse Office-365-Dienste zurück und verwendet deren essentielle Komponenten, die für die Kollaboration benötigt werden. Dies kann zum Beispiel ein gemeinsames Mailpostfach sein, das in Exchange Online erstellt wird. Gemeinsame Telefonkonferenzen werden über Skype for Business integriert. Datenaustausch und gemeinsame Bearbeitung erfolgen in SharePoint.
Der Grundgedanke dahinter ist, dass zunächst nur eine Gruppe von beteiligten Personen erstellt wird, die dann entscheiden kann, welche Dienste im Rahmen von Office 365 den gewünschten Mehrwert bieten. Die entsprechenden Kooperationsfunktionen der Dienste können nach Bedarf genutzt werden. Das unterscheidet Office 365 Groups von anderen Teamsites, die in der Regel nur die Funktionen von SharePoint nutzen.
Um Groups nutzen zu können, sind folgende Voraussetzungen wichtig:
- Abschluss eines Office-365-Abonnements
- Nutzung von Exchange Online und SharePoint Online
- Aktivierung der Gruppenlösung für alle Dynamics-365-Bestandteile
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann über Microsoft Office 365 Groups auf die folgenden Funktionen zugegriffen werden:
- Kalender zur Planung von Meetings, Events etc.
- Organisation von Skype-for-Business-Meetings über den Kalender
- Einrichtung von Gruppenpostfächern für die Gruppenkommunikation per E-Mail
- Cloud-Bibliotheken zur Speicherung und ggf. gemeinsamer Bearbeitung von Ordnern und Dateien
- One Note zur Nutzung als zentrales Notizbuch für alle Gruppenmitglieder
- Office 365 Planner zur Organisation und Verteilung von Aufgaben und Übersicht von Projekten
- Synchronisation von Daten über OneDrive Next Generation Sync Client (NGSC)
- Darüber hinaus können auch weitere Komponenten mit Office 365 Groups vernetzt werden. Darunter können sich sowohl Microsoft-Dienste wie Twitter als auch unabhängige Dienste wie UserVoice oder Zendesk befinden. Eine strukturierte Vernetzung von Teams ist somit ohne zusätzlichen Aufwand möglich.
Welchen Mehrwert bietet diese Lösung für Unternehmen?
Der große Vorteil von Office 365 Groups liegt in der Vereinheitlichung der Prozesse. Es handelt sich um eine Out-of-the-Box-Lösung, die keiner weiteren Detailkenntnisse oder Zuweisungen anderer Teamsite-Dienste bedarf. Alle wichtigen Elemente der Zusammenarbeit werden auf Knopfdruck übersichtlich bereitgestellt. Ebenso einfach lassen sich Teams oder Projektkooperationen unabhängig von den jeweils verwendeten Applikationen verwalten. Egal, ob innerhalb der Firma oder im Rahmen einer firmenübergreifenden Kooperation; die reibungslose Einbindung von gängigen Office-Anwendungen von Microsoft wie Outlook, Word, PowerPoint und Excel erleichtert das Vorgehen ungemein. Durch den Einsatz mobiler Endgeräte können sich Mitarbeiter von jedem beliebigen Zugangspunkt über die Microsoft Groups Mobile App einbringen. Natürlich müssen die erforderlichen Arbeitsprozesse immer noch abgestimmt und angepasst werden, doch die Stabilität und Zuverlässigkeit von Office 365 Groups kommt dem reibungslosen Ablauf innerhalb der IT-Infrastruktur zugute. Wichtige Ressourcen der IT-Abteilung werden dadurch frei und können auf wichtigere Dinge fokussiert werden.
Fazit: Intuitives Arbeiten in klar strukturierter Gruppenumgebung
Natürlich muss man Office 365 Groups von Microsoft nicht zwingend nutzen. Für manche Unternehmen wird es auch keine Vorteile bringen. Für den größten Teil der Firmen, die nach einer einfachen und intuitiven Lösung für Teamsites suchen, ist Office 365 Groups aber eine perfekte Lösung. Neue Mitglieder einzuladen und zu integrieren wird durch die Nutzung der derzeitigen Office-365-Dienste besonders einfach. Das gilt natürlich auch für alle zukünftigen Erweiterungen. Für kurzfristige oder kleinere Projekte, die einen Großteil des Planungsaufkommens ausmachen, ist Office 365 Groups ideal geeignet. Für die Integration dieses Dienstes in die Unternehmensstruktur bietet Allgeier Productivity Solutions Office 365 an. Informieren Sie sich über das Angebot von Allgeier auf http://www.allgeier-ps.com/Office365/index.html.
Quellen:
http://www.comparex-group.com/web/de/MSLAR/Produkte/loesungen/sharepoint/sharepoint-2016.htm
http://www.searchenterprisesoftware.de/meinung/Microsoft-Teams-und-Office-365-Gruppen-Willkommen-in-der-neuen-Arbeitswelt
http://flow365.de/groups-teamsites-teams/
https://www.computerwoche.de/a/der-arbeitsplatz-der-zukunft,3211574
https://www.cio.de/a/wie-wir-im-jahr-2030-arbeiten,3103921
https://arbeits-abc.de/arbeitsplatz-der-zukunft/
http://www.zeit.de/karriere/beruf/2017-03/homeoffice-stress-gesundheit-bezahlung-mitarbeiter-studie
http://www.stern.de/wirtschaft/news/microsoft-bietet-homeoffice--wieso-heimarbeit-beim-arbeitgeber-unbeliebt-ist-6454110.html
http://www.spiegel.de/karriere/microsoft-home-office-und-flexible-arbeitszeit-fuer-alle-a-989526.html
https://www.techtag.de/business/microsoft-top-10-tools-fuer-bessere-team-arbeit-in-2017/
https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/homeoffice-was-beim-arbeiten-von-zuhause-zu-beachten-ist_76_301172.html
https://www.df.eu/blog/office-365-in-zukunft-einfacher-arbeiten/
http://www.presseportal.de/pm/32390/3504188
http://www.stern.de/wirtschaft/news/microsoft-bietet-homeoffice--wieso-heimarbeit-beim-arbeitgeber-unbeliebt-ist-6454110.html
http://karrierebibel.de/home-office-tipps/
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