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Capturando Valor na sua Cadeia Interna

Sempre é muito mais fácil enxergar o que outros estão fazendo errado.

Hoje, muitas empresas falam em integrar fornecedores e clientes em uma Cadeia de Abastecimento ponta-a-ponta e chegam mesmo a mergulhar neste processo. Porém, para serem efetivas neste esforço, precisam antes de mais nada ter Sua Cadeia Interna sob controle.

Se sua empresa é de médio porte, certamente sua principal arma na competição será sua capacidade de gestão da cadeia interna, pois, dessa forma, muito provavelmente já terá uma boa ideia de onde as melhorias podem ser buscadas.

Mesmo assim, aqui estão as situações que mais freqüentemente impulsionam a busca por uma abordagem mais estratégica para o Planejamento da cadeia de abastecimento interna:

· Vendas inapropriadas, gerando conflitos e custos excessivos; 
· Excesso de estoque do produto errado;
· Giro anual de estoques muito baixo;
· Problemas no serviço ao cliente, tais como a falta de condição de fabricar e entregar produtos certos, na quantidade adequada, no momento certo;
· O especialista em planejamento de Demanda ou em programação da produção sai da empresa ou é transferido;
· Capacidade de produção insuficiente;
· O negócio cresce e torna-se complexo demais para ser colocado em planilhas;
· Custos crescentes de distribuição derrubam as margens;
· Vontade de "leiloar" excessos de estoques.

Para começar a identificar seus problemas, reúna seu pessoal, tanto aqueles que ajudam a definir a sua gestão da cadeia quanto os que dependem de dados acurados da mesma no momento certo. Pergunte a eles quais gargalos enxergam, que informações precisam ter e quais delas tornariam o seu trabalho mais fácil.

Logo, você vai saber se está indo na direção correta ou não. Você vai querer saber também a reação dos responsáveis por: gerenciamento de vendas; gestão de produção; planejamento, capacidade e programação da produção.
Cadeia Interna

Ao falar às pessoas sobre planejamento da cadeia de abastecimento (supply chain management), você muitas vezes encontrará hesitação; muitas tiveram experiências negativas com implantação de ERPs. Alguns problemas surgiram de implantações complexas, com entendimento incompleto dos processos de negócio que, muitas vezes, forçaram as empresas a definir seu negócio em torno do software e não o oposto. Por uma variedade de razões, outras pessoas simplesmente acreditam que a implantação de ERP criou mais problemas que soluções e, então, torna-se inevitável, por mera comparação, o receio de um novo projeto com mais dificuldades do que benefícios.

Felizmente, uma metodologia assertiva traz uma prescrição de sucesso sem exigir cirurgia ou mudança radical em suas operações. Há muito valor a ser capturado ao eliminarmos ineficiências e melhorarmos os processos de tomada de decisão de negócios. E, se você não se distanciar dos padrões da indústria e de soluções abertas de software, a infra-estrutura de planejamento criada hoje aceitará qualquer reengenharia subseqüente de que seu negócio venha a precisar.

Implementando o planejamento da cadeia de abastecimento

A partir do momento em que você esteja convencido de que vale a pena dar o próximo passo na direção de uma solução de planejamento da cadeia de abastecimento, nós recomendamos um caminho de seis etapas. Se segui-lo, você não precisará esperar até o final da implementação para ver os benefícios, pois eles estarão disponíveis ao final de cada etapa.

1- Entenda a sua demanda
Inicie com o entendimento o mais claro possível da demanda. Qual é o seu comportamento histórico? Como seus clientes diferem uns dos outros? Como explicar as variações entre as diversas linhas de produtos? A demanda é sazonal? Como ela reage ao tamanho do pedido? O que muda de um dia para o outro?

Nesta primeira fase de planejamento, seu foco não é o de determinar quanta demanda pode ser potencialmente criada através de programas de marketing, muito menos se já está pronto para definir sua capacidade de atender a essa demanda. Você deve simplesmente determinar, o melhor possível, qual será sua demanda presente e futura.

O planejamento da demanda começa com uma olhada nos dados de pedidos e embarques obtidos a partir do seu ERP. Gere uma previsão e aplique modificações, consolidando as informações vindas de clientes e de vendas. Analise também padrões de comportamento histórico e crie um processo para lê-los e produzir relatórios sobre os mesmos. Você vai querer ver pedidos existentes e projetados em ambos os níveis, clientes individualizados e em um nível agregado.

Neste ponto, já se terá uma projeção de demanda e um processo para fazer leitura e previsões de demanda com precisão a partir do ERP. Mais tarde você precisará fazer ajustes baseados nos estoques e capacidade de produção para atendê-la.

2- Crie um perfil para seus estoques

Freqüentemente, basta o exercício disciplinado de desenho deste perfil para revelar excessos e faltas evitáveis suficientes para pagar o resto da iniciativa de planejamento de sua cadeia de abastecimento.
Comece identificando os atributos relevantes de seu estoque, tais como produto, embalagem, data de produção, quantidade e local de armazenagem e de produção. Será necessário também estabelecer uma maneira de atualizar sua base de dados com os estoques do ERP. Analise os estoques com relação à variabilidade dos embarques e identifique a porção desnecessária para cobrir essa variabilidade.

Ao final desta etapa você terá também um processo de análise dos dados de inventário e a capacidade de agregá-los e criar relatórios para cada combinação dos atributos definidos, identificando os excedentes mais gritantes.

3- Reconcilie inventário e demanda (seu planejamento de vendas)

Seu planejamento de vendas é uma definição do que o seu negócio pode realmente vender. Você está buscando uma projeção razoável da demanda futura, confrontada com seus estoques e sua capacidade de produção disponíveis para atendê-la. Todos na empresa envolvidos com o processo de previsão devem estar de acordo com este plano.

Comece com seu plano de demanda, passe para os estoques existentes e sua capacidade de produção projetada, as necessidades de estoques nos canais e na sua distribuição. O plano deve também calcular o preço médio de venda e a receita que será gerada, uma vez que estes são afetados pelo nível de vendas.

Apesar do planejamento de vendas e da demanda estarem em ciclos diferentes, você deve refazê-los no mínimo uma vez por mês e revisá-los em intervalos mais freqüentes.

4- Programe o atendimento da demanda

O plano de demanda programado se faz com uma lista de pedidos prioritários e outros eventos típicos de geração de demanda - uma combinação de projeções e carteira de pedidos. Essa programação concilia projeções de vendas e carteira para produzir uma projeção de demanda de curto prazo realista. Ela é gerada diariamente e alimenta diariamente as fábricas.

Uma vez que você entendeu sua demanda, deve definir como vai dar suporte à mesma com os ativos disponíveis. Precisará de modelos quantitativos para avaliar instalações de produção e recursos de execução logística, sub-contratados ou não, contra esta demanda realista.

Os modelos quantitativos otimizam suas operações encontrando o modo mais efetivo de atingir diferentes metas e estabelecem prioridades para equilibrar objetivos conflitantes em sua organização. Marketing, Vendas e Operações têm diferentes metas e métricas que definem seu sucesso. O processo de planejamento da cadeia de abastecimento estabelece um conjunto de protocolos e regras que vão gerenciar prioridades em nome da empresa.

Para modelar as regras do seu negócio, analise as particularidades que constroem sua capacidade de produção, requisitos do negócio e outras variáveis e lembre-se que, para isto, todas as partes devem ser envolvidas.

Sempre haverá espaço para julgamento e interpretação humanos. Porém, quantificando o processo, tiramos a parte desnecessária das deliberações de cena. E, possibilitando a colaboração via banco de dados, todos terão uma visão mais precisa do status da sua cadeia de abastecimento. Isto se traduz em menores custos e maior eficiência, e libera os especialistas para eliminar gargalos e problemas que estão fora do alcance da automação.

5- Implemente um processo de planejamento de vendas e operações (S & OP) dinâmico

Uma vez que tenha um mecanismo de comunicação comum, institucionalize-o. O processo revela gargalos que estavam ocultos, rastreia dados e tendências no dia-a-dia e gera relatórios para tomada de decisão a tempo. Você verá como as operações de sua cadeia afetam as margens. Será capaz de avaliar novas oportunidades de negócio e modos de melhorar capacidades com muito mais certeza. Você estará muito mais bem equipado para alcançar o sucesso no longo prazo. No nível puramente tático, terá toda a infra-estrutura para implementar uma acurada ATP (ability to promise) estrutura de suporte.

6- Construa sua capacitação para ATP

Suas competências em ATP o habilitam a responder de modo muito mais rápido e acurado a solicitações de peças e produtos e a outras demandas de sua cadeia interna. Elas mostram rapidamente se você vai poder atendê-las ou não. Para isso, você precisará de informações confiáveis sobre o seu pico de capacidade e de estoques e sobre quais as instalações disponíveis para atender ao pedido.

O planejamento de demanda e o de estoques, bem como os mecanismos de colaboração que foram construídos nos passos anteriores, provêm a maior parte de suas necessidades para o ATP. Nesse estágio final, você constrói estruturas quantitativas e de comunicação adicionais para gerar procedimentos de cálculo e relatórios para suas transações mais comuns em torno do ATP.

Você vai precisar assegurar-se de que regras adequadas estarão implantadas para reservar capacidade para os clientes mais significativos e para realocar capacidade de um segmento de demanda para outro. Com um modelo dinâmico e sofisticado de sua cadeia de abastecimento e com um processo de colaboração para equilibrar a demanda e sua capacidade de atendê-la, você poderá prever datas precisas de entrega a partir de seu plano de operações. E assim todos terão as informações de que precisam para comprometer-se com os pedidos de forma realista e otimizada, do ponto de vista do negócio.

Mantendo um funcionamento regular

Uma vez que todas as peças estejam no lugar e funcionando, como manter o processo relevante e vibrante ao longo do tempo? Você vai querer capturar sucessos e implementar refinamentos à medida que aprende mais. Para conseguir isso, vai precisar reunir e arquivar o conhecimento.

O segundo requisito é o modo de diagnosticar o funcionamento do seu sistema de planejamento da cadeia. Uma parte disso é o modo de medir o processo de planejamento contra o desempenho do negócio como um todo, para ter certeza do alcance dos benefícios.

Outra parte é assegurar-se de estar operando de acordo com o planejado. Os pedidos do meio do mês estariam dentro do planejado? Acontecem rupturas ou crises? Há mudanças súbitas que obrigam a refazer o plano? O planejamento em si não é suficiente. Monitoramento entre os ciclos de planejamento é tão necessário quanto planejar.

Finalmente, você precisará assegurar-se de que o plano consegue lidar com mudanças. Isso implica em contínuo refinamento de funcionalidades e ferramentas e um modo de trabalhar com as mesmas dentro do processo instituído.

Esse é um bom caminho para manter sua cadeia interna em harmonia, otimizada com os objetivos de negócio de sua empresa.

Você agora tem uma formidável arma para ultrapassar seus competidores. O processo implantado servirá como fundação para trazer uma crescente lucratividade para sua empresa de forma permanente. E mais, com sua cadeia interna funcionando suavemente, você agora pode trabalhar para otimizar a dinâmica da cadeia considerando seus parceiros, clientes e fornecedores.

Autor: Harpal Singh, PHD em Operações pela Universidade de Cornell e um líder na arena do Supply Chain Management. Ele é fundador da Supply Chain Consultants, Inc., estabelecida em várias partes do mundo e voltada a prover soluções para SCM. No Brasil, está presente através da Modus, parceira de implementação, e da Qualilog, distribuidora dos seus softwares.
Tradução: Marcos Isaac.


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