Penataan arsip bukanlah sesuatu yang bisa dianggap sepele. Apalagi jika berkaitan dengan perusahaan, maka harus sangat diperhatikan. Sebab, tidak sedikit perusahaan yang harus mengalami kerugian besar akibat kehilangan maupun kerusakan arsip penting, seperti perjanjian kerja sama dan sebagainya. Itulah mengapa masalah Arsip Ini tidak boleh sampai dianggap tidak penting.

Untuk masalah penataan arsip sendiri, setiap perusahaan pastinya memiliki kebijakannya sendiri. Jika saat ini perusahaan Anda masih bisa melakukannya secara kurang tepat, maka artikel ini mungkin bisa membantu Anda.

Hal pertama yang harus dilakukan adalah dengan membagi arsip sesuai dengan jenis dan tipenya terlebih dahulu. Jenis di sini maksudnya adalah semua arsip yang memiliki fungsi dan tujuan sama harus disatukan. Misalnya dokumen purchase order, perjanjian kerja sama, dan sebagainya.

Setelah itu, bagi kembali sesuai dengan tipenya, yaitu:

Arsip Vital

Sesuai dengan namanya, arsip ini adalah semua dokumen yang memiliki peran vital atau penting dalam keberlangsungan perusahaan. Artinya, jika sampai dokumen ini hilang atau rusak, perusahaan bisa berpotensi mengalami kerugian tidak sedikit atau bahkan terancam harus tutup. Arsip ini bersifat unik dan tidak bisa diganti maupun diperbaharui.

Tipe arsip ini tentunya harus sangat diperhatikan penyimpanannya. Tidak hanya harus memastikan kerapian dalam penyimpanan dan penataannya, tetapi juga keamanannya dari pihak yang tidak bertanggung jawab. Biasanya arsip ini akan disimpan dalam ruang dengan akses terbatas, misalnya dengan pengamanan biometric authetication.

Arsip Aktif

Arsip aktif adalah arsip yang memiliki frekuensi penggunaan tinggi dan terus menerus. Misalnya seperti arsip yang berkaitan dengan produksi hingga pengiriman barang di mana arsip tersebut akan terus dibutuhkan selama prosesnya. Atau arsip penngiriman barang pada proses ekspor-impor.

Untuk arsip aktif, karena memiliki frekuensi penggunaan yang tinggi maka paastikan untuk menyatukan semua arsip dengan transaksi yang sama ke dalam satu paket arsip. Jika jumlahnya cukup banyak, manfaatkan map plastik untuk menggabungkan semua arsip sebelum disimpan pada folder yang telah disiapkan. Jangan lupa berikan kode khusus pada setiap map plastik untuk memudahkan pencarian saat dibutuhkan. Setelah itu, atur arsip sesuai dengan urutan kodenya.

Arsip Tidak Aktif

Arsip ini adalah arsip yang meskipun masih dibutuhkan tetapi frekuensi penggunaannya telah menurun. Sebuah arsip yang sebelumnya masuk ke dalam tipe “arsip aktif” bisa menjadi “arsip tidak aktif” karena berbagai alasan, salah satunya kontrak kerja sama yang telah habis.

Setiap perusahaan memiliki aturan sendiri dalam menentukan batas waktu penyimpanan arsip tidak aktif. Namun, untuk menghemat tempat penyimpanan, sebelum memindahkan kategori sebuah arsip dari “aktif” menjadi “tidak aktif”, pastikan tidak ada dokumen tidak berguna yang masih disimpan. Misalnya adanya formulir kosong atau duplikasi dokumen.

Itulah 3 tipe arsip yang sebaiknya Anda ketahui. Jika Anda merasa kerepotan dalam mengurus penataan arsip perusahaan Anda, maka disarankan untuk menggunakan jasa pihak ketiga. Meskipun Aanda harus membayar biaya jasa, tetapi jaminan kerjanya yang profesional akan lebih menguntungkan dibanding Anda kerepotan mengurus masalah arsip sendiri.

The post Tips Menata Arsip Sesuai dengan Tipenya first appeared on Wanita Bercerita.