Business Strategie kunnen we definiëren als “Een algemene richting die is uitgezet voor de verschillende onderdelen van ons bedrijf om in de toekomst een gewenste staat te bereiken. Deze Business Strategie vloeit voort uit een gedetailleerde strategisch planningsproces”.

De vraag die we in dit artikel willen beantwoorden is of we meerdere (business) strategieën naast elkaar kunnen uitvoeren en of die elkaar niet in de weg zitten. En als we meerdere strategieën voor de business, informatievoorziening en IT gebruiken creëren we dan geen strategisch risico?

Het Negenvlaksmodel

Al eerder schreven wij over het Negenvlaksmodel van Professor Maes, hier weergegeven in figuur 1.

Met behulp van het Negenvlaksmodel kunnen bijvoorbeeld de staat van onze IT organisatie beoordelen en nagaan of voor alle onderdelen wel is voorzien in een proces. Om te beginnen kunnen we 3 verschillende typen Strategieën onderscheiden: Business strategie, Informatie strategie en IT strategie. Uit deze strategieën volgen de tactische en operationele activiteiten. In tabel 1 heb ik een opsomming gemaakt van de strategieën die in de afgelopen jaren op ITpedia zijn beschreven:

Wat is een goede (business) strategie?

Een goede strategie is goed doordacht, gepland en buitengewoon goed onderzocht. Strategieën kunnen we ook vergelijken met het aflopen van een pad dat leidt naar een doel. Een strategie staat namelijk vaak aan de basis van een project met een duidelijk eindpunt.
Het is de grote vraag hoe we alle strategieën met elkaar moeten verbinden en in lijn moeten zetten echter zonder dat ze met elkaar in conflict raken. Sommige staan immers op gespannen voet met elkaar of hebben een grote overlap.

Duidelijk gedefinieerde doelen

De beste IT strategieën zijn dus opgebouwd rond duidelijk gedefinieerde doelen. Het is veel gemakkelijker om een ​​goede IT strategie op te bouwen als we precies weten wat we ermee moeten bereiken. Het hebben van duidelijk gedefinieerde doelen is daarom een belangrijk onderdeel van de algehele strategische planning voor de lange termijn. Veel bedrijven plannen hun IT strategie tegelijkertijd met hun Business Strategie. Dit kan het proces namelijk stroomlijnen. Als er echter geen einddoel is, is het bedenken van een IT strategie hetzelfde als het schieten op een bewegend doel.

Top-down benadering van Business strategie naar IT strategie

Het Negenvlaksmodel ademt in alle facetten een top-down benadering. Niet alleen van boven naar beneden, maar ook van links naar rechts. In het artikel “De business bepaalt de ict-strategie” beschrijven we bijvoorbeeld hoe de business leidend is geworden over de keuzes die we maken bij het bepalen van de IT strategie.

Het doet erg denken aan de inspirerende Why-How-What Ted-talk van Simon Sinek.

Simon geeft echter niet aan hoe we deze hiërarchie in onze organisatie moeten implementeren. In het onderstaande Strategy Result Breakdown model (figuur 2) geef ik echter het proces aan hoe we de antwoorden op deze vragen kunnen vinden.

De Why vraag kunnen we invullen door een goede strategie te bedenken. De How vraag vullen we in door tactieken en de What vraag door de operation. Deze activiteiten bevinden zich dus in de “Control” kolom waarin mensen met een projectmatige mindset zich het beste thuis voelen.

Aan het einde van een strategie houden we beleid als resultaat over, de bedrijfspolicy. De bedrijfspolicy wordt ingevuld door bedrijfsprocessen, die tot stand kwamen door de tactieken te volgen. (Verderop in het artikel beschrijf ik hoe tactieken zich tot een strategie verhouden.) Als de bedrijfsprocessen eenmaal werken leveren ze ons producten of services.

De rechter kolom vertegenwoordigd de Status Quo van een organisatie. Hierin voelen mensen met een procesmatige mindset zich het meest op hun gemak. De wereld is echter voortdurend in beweging en de kracht van de policy, de bedrijfsprocessen en de services zal door concurrentie afzwakken. Op het moment dat dat gebeurt zullen we ons opnieuw de “Waarom-vraag” moeten stellen, en daarna de Hoe en de Wat vragen. Het is een loop waarin we telkens opnieuw een strategie moeten bedenken om de resultaten van ons bedrijf te verbeteren.

Strategie alignment en het maken van programma’s

Als we een bepaald bedrijfsonderdeel willen verbeteren moeten we eerst kijken welke strategieën op de gewenste verbetering betrekking hebben. Dit kunnen zowel Business strategieën, als Informatie strategieën en IT strategieën zijn. Denk bijvoorbeeld aan het samenvoegen van twee afdelingen of het invoeren van een nieuwe service. Dergelijke opdrachten zijn bovendien vaak project overstijgend. Daarvoor bundelen we deze projecten in een programma waarvoor een programmamanager verantwoordelijk is (Figuur 3).

De alignment van Business en IT vindt plaats in programma’s waarin medewerkers met verschillende achtergronden met elkaar samenwerken. Dit leidt meestal vanzelf tot een beter begrip van elkaars uitdagingen.

Business / IT alignment = Strategy alignment.

Verschillende strategieën zullen al policies zijn, maar zij kunnen door het programma moeten worden aangepast. Als het een grote wijziging betreft kan de policy daarom weer even strategie worden.

Wat is Strategic Planning?

Strategische planning is een organisatorische managementactiviteit die we gebruiken om:

• Prioriteiten te stellen.
• Energie en ook middelen te concentreren op een taak.
• Operaties te versterken.
• Ervoor te zorgen dat iedereen werkt aan gemeenschappelijke doelen.
• Overeenstemming te bereiken over beoogde resultaten.
• De richting te geven aan de gehele organisatie in reactie op bijvoorbeeld een veranderende omgeving.

Strategic Planning is een gedisciplineerde inspanning die fundamentele beslissingen en acties voortbrengt. Deze acties geven vorm en richting aan:

• Wat de diensten en producten van de organisatie zijn.
• Wie ze dienen.
• Hoe de producten en diensten tot stand komen.
• Waarom we het doet, met een focus op de toekomst. 

Een effectieve strategische planning verwoordt niet alleen waar een organisatie naartoe gaat en de acties die daarvoor nodig zijn, maar ook hoe we weten of het succesvol is.

Hoe schrijf je een strategisch plan?

Onderstaand diagram (figuur 4) geeft aan hoe we de programma’s in een strategisch plan onderbrengen.

Door deel-strategieën samen te voegen over de kolommen heen vormen we programma’s.
Een strategie komt vaak in meerdere programma’s voor. Er zijn hier bekende voorbeelden van zoals de SaaS first strategie, de Cloud first strategie en de ontwikkelstrategie.

Al deze acties hebben we nodig voor de alignment van de strategieën met als doel om zo min mogelijk energie en middelen te verspillen terwijl we strategische risico’s vermijden.

Kostenbeheersing in het kader van Strategic planning

Strategic planning gaat niet alleen over het managen van programma’s en projecten. Een programma is een manier om capaciteiten managen die essentieel zijn voor het succes van een organisatie.

Aangezien de aard van het werken met programma’s zowel strategisch als operationeel is, zal een goede Strategic planning de volgende onderwerpen behandelen:

• Welke projecten moeten we starten om strategische zakelijke capaciteiten op te bouwen, zodat we meer, sneller, goedkoper of beter onze producten of diensten kunnen verkopen?
• Hoe kunnen we systemen (bedrijfsproces/hardware/software) maken en onderhouden om ervoor te zorgen dat de informatie nauwkeurig, betrouwbaar, beschikbaar en bruikbaar is?
• Hoeveel moeten we investeren in het beveiligen van informatie tegen externe (hacken) en interne (gegevenslekken door werknemers) gevaren?
• Hoe kunnen we de programmakosten laag houden door optimaal gebruik te maken van medewerkers, hardware en software?
• Wat is de businesscase per programma en welk programma levert het hoogste rendement?
• Hoe verdelen we het beschikbare budget over de geplande programma’s?

Verschil tussen Strategie en policy

In zakelijk spraakgebruik is de term strategie een uniek plan dat is ontworpen met als doel een concurrentiepositie in de markt te bereiken. Daarnaast gebruiken we het ook om bepaalde organisatiedoelen te bereiken. Het is in alle gevallen echter een plan dat we moet interpreteren. Het begeleidt de organisatie slechts bij het realiseren van haar doel.

Aan de andere kant verwijst policy naar een reeks heldere regels die de organisatie gebruikt voor rationele besluitvorming. Policies zijn het resultaat van strategieën en bepalen de handelwijze die we hebben gekozen om de beslissingen van de organisatie te sturen. Veel mensen verwarren de twee termen, maar ze zijn niet hetzelfde. We moeten weten dat policy ondergeschikt is aan strategie en als gevolg van een strategie permanent kan wijzigen.

Bekende IT policies

In de praktijk komen we ook veel IT policies tegen. Deze zijn veelal het resultaat van eerdere, vaak onbewuste, strategieën die een bedrijf heeft gevolgd om zo ver te komen. Enkele bekende policies:

• IT-standaards.
• Informatiemanagement.
• Datamanagement.
• Programmamanagement.
• Projectmanagement.
• Applicatie portfolio management.
• Change advisory board.
• Disaster recorvery.
• Contractmanagement.
• Kostenmanagement.
• Aannemen van personeel.
• Omgaan met risico’s en maatregelen.
• Security by design.
• Frameworks zoals ITIL, SCRUM en DevOps.
• Het Kaizen principe: Continu verbeteren.
• Shadow IT.
• Proven technology.
• Total Quality Management.
• Datadriven.

Allemaal policies voor het uitvoeren van bepaalde activiteiten. Opvallend daarbij is het veelvuldig gebruik van het woord “management” waar uit blijkt dat het gaat om de controle over bedrijfsprocessen.

Management = het uitvoeren van policies.

Verschil tussen Strategie en Tactiek

Als we onze doelen alleen met strategie proberen te bereiken, komen ze nergens. Dat komt omdat alleen tactiek de concrete actie-items bevat die ons brengen waar we heen moeten. Aan de andere kant staat een team dat alleen strategie gebruikt. Het enige dat ze zullen doen is plannen maken om doelen te bereiken in plaats van het werk dat ze moeten doen om ze te bereiken.

Onze zakelijke doelen kunnen we dus niet alleen met tactiek bereiken. Tactiek zonder strategie wordt al snel doelloos werk. Wanneer dit het geval is, ondernemen medewerkers slechts willekeurige acties zonder dat er een strategisch doel is. Op de lange termijn kan het ook leiden tot frustratie, burn-out en ontevredenheid over het werk.

Het woord strategie is ook aan inflatie onderhevig. Omgaan met bijvoorbeeld slechte medewerkers of managers, is geen strategie, dat vereist een bepaalde tactiek.

De relatie tussen strategieën en tactieken

In The Art of War schreef Sun Tzu:

Alle mensen kunnen de tactieken zien waarmee ik overwin, maar wat niemand kan zien is de strategie waaruit de overwinning voortkomt.

Sun Tzu illustreert dat hoewel tactieken gemakkelijker te zien zijn, een overkoepelende strategie net zo belangrijk is. Strategie en tactiek staan niet tegenover elkaar, maar ze staan naast elkaar. Beschouw deze twee technieken als twee verschillende kanten van dezelfde medaille, ze zijn allebei nodig om onze doelen te bereiken.

Tactiek is van korte duur

Als de business strategie het langetermijnplan is, zijn tactieken de kortetermijnstappen die ons helpen om kleinere doelen te bereiken. Het maken van een tactische planning is het opsplitsen van ons strategisch plan in acties.

Tactiek is duidelijk verbonden met (business) strategie

Als we moeite hebben om te begrijpen hoe een specifieke tactiek bijdraagt ​​aan onze strategie, past deze tactiek misschien niet bij onze strategie. Het werk dat we doen moet namelijk actief bijdragen aan de doelen die de strategie beschrijft.

Tactiek is uitvoerbaar en tijdgebonden

Tactieken kunnen daarom het beste worden uitgevoerd in een beperkt tijdsbestek (SCRUM Sprints?). Net als bij de meeste strategieën voor het stellen van doelen, zorgt het creëren van tijdgebonden deadlines ervoor dat we tactieken daadwerkelijk binnen een bepaald tijdsbestek kunnen voltooien. Als je niet zeker weet hoe je bruikbare en tijdgebonden tactieken kunt creëren, probeer dan de SMART-doelmethode te gebruiken.

Discussieer mee op ITpedia LinkedIn of op Financial Executives LinkedIn.