Het zenden en ontvangen van een e-Factuur is niet iets waar argeloze ERP-gebruikers dagelijks bij stil staan. Onder de motorkap bevindt zich echter een snelgroeiend open platform dat Zijn weerga niet kent: Het Peppol Network.

Het e-Factuur probleem

Stel je voor dat je facturen wil sturen naar overheden en klanten over heel Europa en de rest van de wereld. En dat je dat wil doen van uit je ERP software. Dan loopt je tegen de volgende problemen:

• In ieder land wordt een ander format van de e-factuur ge-eist met verschillende gegevens.
• Bij het verzenden van e-Facturen via e-mail is het onzeker of de factuur aankomt bij de juiste persoon, ook een e-Factuur kan men kwijtraken.
• De interne bedrijfsprocessen van de ontvanger kunnen complex en weerbarstig zijn waardoor er meer tijd overheen gaat voor dat een factuur betaalbaar wordt gesteld.
• Het rekening houden met verschillende valuta en belastingstelsels is een probleem.

De EU e-Facturatie oplossing

Het versturen van e-Facturen kan dus behoorlijk frustrerend zijn en dat is de EU ook opgevallen. De EU is oorspronkelijk opgericht om de vrije handel dus de lidstaten te bevorderen. Als er daarbij belemmeringen zijn zal de EU vooraan staan om daar iets aan te doen, voor dit probleem is dat in de vorm van Het Peppol platform. Het is het EU platform voor de ondersteuning van e-Procurement. Anders dan bij andere EU verdragen en initiatieven heeft de invoering van Peppol vrij geruisloos plaatsgevonden en verdere ontwikkelingen gaan zonder tegengeluid door. Dat komt waarschijnlijk omdat Peppol alleen maar winnaars kent en geen verliezers.

Doelstelling Peppol

Het doel van Peppol is in een korte zin op te schrijven: Het verbinden van financiële pakketten op data niveau. Een infrastructuur voor facturen, het klinkt vrij eenvoudig maar daar komt nog wel wat voor kijken.

e-Facturatie Autoriteit

Om alles in goede banen te leiden heeft ieder land een Peppol Autoriteit. Deze waakt over het gebruik en de integriteit van het platform en is verantwoordelijk voor de certificering van de Access Points.

Het Peppol platform

Het Peppol platform kent een aantal eigenschappen die het leven van deelnemende bedrijven een stuk aangenamer maakt:

1. Aanmaken van facturen in het ERP-pakket

Gebruikers kunnen e-Facturen aanmaken in hun ERP-pakket waarna deze factuur aan het Peppol platform wordt aangeboden.

2. Verzenden van de e-Factuur

Als Peppol de geadresseerde kent zal het platform de e factuur opstellen volgens de normen die daar gelden. Als de geadresseerde ook op Peppol is aangesloten wordt de factuur elektronisch aan zijn ERP-systeem aangeboden, anders wordt de e-Factuur in het landen format met e-mail verzonden. De herkenning van deelnemers vindt plaats door middel van het VAT / BTW nummer.

3. Ontvangen van de e-Factuur

In het ideale geval ontvangt de geadresseerde de factuur in zijn ERP-systeem. Er komt dus geen PDF of e-mail meer aan te pas. Als de ontvanger zijn autorisaties en bedrijfsprocessen juist heeft ingericht kan de juiste persoon de factuur met een druk op de knop betaalbaar stellen.

4. Notificaties

Gedurende het hele factureringsproces kan Peppol notificaties aan zowel de verzender als de ontvanger sturen. Zodoende weten zij dat er een factuur onderweg, ontvangen of dat betaalbaar gesteld is. Het platform is ook in staat om een “factuur-betaald” signaal te verzenden, maar dit is nog niet in alle landen geïmplementeerd.

Technologie en beveiliging

De werking van Peppol is vereenvoudigd voor te stellen in een 4 corner model.

1. De verzender stuur de e factuur in zijn format naar zijn Access Point.
2. Peppol voert haar magische trucs uit.
3. Peppol plaatst de e-factuur op het Access point van de ontvanger in het format dat hij nodig heeft.
4. De e-factuur wordt bij de ontvanger afgeleverd in zijn ERP pakket of per e-mail.

Access Points

Binnen deze techniek spelen Access Points een belangrijke rol. Deze access-bedrijven werken tevens als System Integrators en bieden hun klanten toegang tot het Peppol platform. Deze klanten kunnen grote bedrijven zijn met specifieke requirements of software leveranciers van standaard pakketten of SaaS oplossingen.

Er zijn nu 330 Access Points, maar ze leveren niet allemaal dezelfde services. Sommigen leveren een totaalpakket en anderen richten zich op bepaalde niches.

Storecove is het eerste Access Point ter wereld dat is gecertificeerd door overheden in alle vier de Peppol-gebieden. Zij hebben hun hoofdkantoor in Nederland en kantoren in Duitsland, Australië, Nieuw-Zeeland en Singapore.

Storecove is zo’n voorbeeld van een Access Point dat alle diensten levert:

JSON API’s

De technologie die daarvoor nodig is is gebaseerd op JSON API’s. We kunnen daarbij onderscheid maken tussen API’s voor bedrijven en API’s voor software (SaaS) pakketten. Deze API’s worden ontwikkeld en gehost door de Access Points.
Access Points mogen zelf hun verdienmodel bepalen. Dit kan bijvoorbeeld per transactie, per aansluiting of een percentage van het factuurbedrag zijn. We moeten dus eerst een goeie business case opstellen om het juiste Access Point te kunnen selecteren.

Men is bezig om een tax-module naast de access points te zetten. Alle e-Facturen zullen deze module passeren wat de controle voor belastingdiensten sterk zal vereenvoudigen. In Italië werkt deze tax-module al.

E-Factuur Beveiliging

De Access Points werken autonoom en zijn zelf verantwoordelijk voor de IT security die ze toepassen op hun services. Uiteraard zijn ze voor de verbinding met Peppol wel gebonden aan de Peppol protocollen. Aan de klantkant kan dit echter in overleg met de klant. Men moet zich natuurlijk wel conformeren aan de geldende normen zoals de GDPR en de wetten die in ieder land anders kunnen zijn. Bovendien zal een zichzelf respecterende Access Point proberen om een ISO 27001 certificaat te verkrijgen. Ook dat brengt de implementatie van nodige beveiligingsmaatregelen met zich mee. De belangrijkste beveiligingsmaatregel is dat het platform de e-facturen ge-encrypt verstuurt.

e-Facturatie schuurt tegen Fintech aan

Op dit moment kan Peppol alleen nog maar e-facturen verwerken. Een factuur is echter de voorbode van een komende financiële transactie. Dit vertegenwoordigt een bepaalde waarde waardoor Peppol nu al tegen Fintech aan schuurt.

Er zijn echter plannen en ideeën om het platform verder uit te breiden met andere entiteiten die van vergelijkbare protocollen en Access Points gebruik kunnen maken. Hierbij kunnen we denken aan:

• Orders, offertes en (Europesche) aanbestedingen. Ook deze entiteiten zijn te standaardiseren.
• Timecards, urenverantwoordingen die opdrachtnemers met opdrachtgevers uitwisselen.
• Betalingen. Hiermee lijkt Peppol een directe concurrent voor de banken en Interpay voor het internationale betalingsverkeer. Peppol zal dan zeker Fintech zijn.

Voordelen van e-Facturering

Resumerend liggen de voordelen van deze techniek voor de hand:

• Ondersteunt alle factuurformats.
• Efficiënt en beveiligd factureren.
• Volledige geautomatiseerd factureringsproces.
• Compliant met wet- en regelgeving.
• Eenvoudige implementatie dankzij integratie met ERP pakketten.
• Wereldwijde connectiviteit, ook met niet-Peppol-netwerken zoals EDI, finvoice, SDI enz.
• Aansluiting met belastingdiensten (doorlopende transactie-controle).

(Let op, niet alle Access Points kunnen deze voordelen daadwerkelijk leveren.)

Deze voordelen leiden tot snellere betalingen, tevreden klanten, en lagere administratieve kosten. Met name de ontvangers van facturen profiteren van de voordelen omdat de inzet die nodig is om de facturen te verwerken sterk verminderd.

Uitdagingen en e-factuur toekomst

Verouderde oplossingen zoals bijvoorbeeld met EDI vormen nog een drempel die we moeten overwinnen. Veel bedrijven nemen namelijk liever geen afscheid van deze systemen omdat ze nog goed werken en veel geld hebben gekost.

Concluderend kunnen we echter zeggen dat het Peppol platform nooit klaar zal zijn. Voorlopig is men nog wel bezig met het aansluiten van nieuwe Access Points, valuta, bedrijven en software pakketten. Dat komt omdat de adoptie van Peppol in de markt nu zo’n 10% is. Het zijn echter de overheden die van hun leveranciers eisen dat ze hun facturen via dit platform aanleveren. Iedereen zal daarom op enig moment overstag moeten gaan. Als we daarbij ook denken aan het toevoegen van functionaliteit voor orders, timecards en betalingen zullen de mogelijkheden eindeloos zijn.

Via bestaande Access Points kunnen ERP pakketten een ERP certificaat verkrijgen. Daardoor kunnen zij zich presenteren als Certified Access Point, hetgeen een belangrijk incentive kan zijn om klanten mee te werven.

Naast de EU-landen zijn nu ook al Australië, Nieuw Zeeland, Singapore, Canada, Brazilië, Mexico en Zuid Afrika aangesloten. In de VS wil men een eigen vergelijkbaar platform opzetten. De datastructuren daarvan komen overeen met die van Peppol zodat we een probleemloze connectie mogen verwachten.

Vooralsnog worden e-facturering en Peppol ingezet voor B2B transacties, maar wat gaat er gebeuren als de banken zich ook aansluiten? Dan krijgen we als particulier e-facturen in onze Online Bankieren App die we vervolgens met een druk op de knop kunnen betalen. Ik kan haast niet wachten tot het zo ver is!

Discussieer mee op LinkedIn.