El capital humano es un elemento determinante para alcanzar el éxito empresarial. Por eso es muy importante proporcionar al equipo que participa en la gestión y la operativa diaria de un negocio herramientas TI que faciliten su trabajo e impulsen su productividad. Las tareas laborales cada vez son más complejas de manera que implantar una solución de mensajería para entornos colaborativos resulta clave para ser competitivos hoy en día.

La transformación digital tiene que ver también con facilitar a los trabajadores Soluciones de comunicación y colaboración empresariales con las que trasladar a su ámbito laboral las mismas experiencias de uso que tienen en su esfera privada. Es decir, como ciudadanos de la sociedad digital estamos acostumbrados a comunicarnos en tiempo real desde cualquier dispositivo mediante chats, emails, llamadas, videoconferencias, RRSS…; a almacenar datos en plataformas cloud; y a enviar y compartir todo tipo de archivos. El reto es disfrutar de todas esas ventajas tecnológicas también en el medio laboral.

Pero no es recomendable utilizar el mismo sistema de mensajería o herramientas de comunicación que, prácticamente, todos usamos en nuestra vida privada porque la mayoría adolecen de funcionalidades demasiado limitadas para los requisitos profesionales y de riesgos de seguridad.

¿Qué es la plataforma colaborativa Office 365 para Pymes?

No es necesario volverse loco buscando una solución colaborativa para cubrir las funciones antes indicadas. Office 365 es un servicio de suscripción online de Microsoft que, además de las herramientas ofimáticas ampliamente conocidas como Word, Excel o PowerPoint, incluye diversas soluciones de comunicación y colaboración corporativas que se integran completamente con ellas:

• Es el caso de Microsoft Teams, con la que puede desplegarse un área de trabajo basada en chat, en el que, de forma instantánea, los equipos comparten conversaciones y contenidos.

• Por su parte, SharePoint permite almacenar, sincronizar y compartir documentos dentro y fuera de la organización, siendo posible colaborar en ellos en tiempo real con Office o OneDrive, la nube de Microsoft donde guardar archivos online. SharePoint es una potente solución para crear intranets corporativas en la que automatizar procesos.

• Office 365 incluso facilita una red social laboral: Yammer. Es un punto de encuentro para generar ideas y compartir conocimiento de forma inmediata. Proporciona alertas para vincular a equipos con proyectos concretos y facilitar su seguimiento.

• Con Skype Empresarial (lo que antes se denominaba Microsoft Lync) se cubren las necesidades de mensajería videoconferencia. Es posible realizar reuniones mediante llamadas o videoconferencias con calidad HD, interactuando mediante el envío de mensajes de texto o la compartición de aplicaciones y páginas web.

• Outlook se ocupa de la mensajería corporativa: el correo electrónico y la gestión de calendarios e historiales de grupos para facilitar el trabajo en equipo. Todo ello se sincroniza en los dispositivos que se requiera. Microsoft pone a disposición de las empresas más exigentes también su solución de mensajería avanzada Exchange, que ofrece buzones de mayor capacidad, prestaciones superiores en la compartición de archivos y características mejoradas de archivado, seguridad y cumplimiento (compliance). Uno y otro producto facilitan la incorporación segura de mensajería cloud en las empresas.

Entornos colaborativos y de mensajería para empresas: Ventajas para el negocio

Apostar por plataformas cloud colaborativas no exime de tener que adaptarlas a las características y necesidades de cada empresa. Por ello es muy recomendable contar con la ayuda de expertos en Office 365 para empresas que se encarguen de su integración y personalización.

Solo así las organizaciones podrán aprovechar los muchos beneficios de implantar soluciones de colaboración. Algunos son:

• Mejora de la coordinación entre empleados y el control de los equipos.
• Mayor agilidad para desarrollar trabajos en conjunto compartiendo fácilmente el know-how de distintas personas, lo que enriquece la toma de decisiones.
• Impulso a estrategias críticas como la movilidad empresarial y el teletrabajo.
• Ahorro en costes al disminuir los desplazamientos físicos.
• Acceso a datos y colaboración en tiempo real.
• Sincronización de archivos online desde cualquier dispositivo con un navegador (smartphone, tablet, ordenador).
• Medidas de seguridad avanzadas contra virus, correos no deseados y suplantación de identidad con tecnología punta de Microsoft.
• Combinación de infraestructuras físicas y cloud en entornos híbridos para dotar de flexibilidad a la empresa y reducir costes.
• La suscripción online permite conocer en todo momento el gasto realizado.

Orbit Consulting Group es una empresa especializada en diseñar e implantar soluciones de arquitectura TI para pymes y empresas de Madrid, y el resto de España.

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