Artikel ini menjelaskan Perancangan Ulang Proses Bisnis (BPR) secara umum, mencakup pengertian, tujuan, dan contoh penerapannya

Perancangan Ulang Proses Bisnis(BPR) pada mulanya dirintis awal tahun 1990, organisasi akan berfokus pada analisis, desain alur kerja dan proses. BPR dilakukan karena memiliki beberapa manfaat yang dapat meningkatkan kinerja suatu organisasi. Sebelum melakukan BPR, ada beberapa hal yang perlu dicermati baik prinsip acuan dan langkah yang akan dijalani. Menurut Lindsay dan rekannya, BPR merupakan alat manajemen yang di mana proses bisnis didesain ulang lalu diperiksa agar dapat terjadi peningkatan efisiensi biaya dan efektivitas layanan (Grover dan Malhotra, 1997). Talwar (1993) memberi penjelasan bahwa BPR sebagai kemampuan dalam memikirkan kembali dan merestrukturisasi. Kemampuan lainnya yaitu dapat  merampingkan struktur bisnis, proses, metode sistem manajemen kerja dan hubungan eksternal melalui nilai yang telah kita ciptakan dan sampaikan. Attaran dan wood (1999) memberi pendapat bahwa keseluruhan tema BPR adalah pencarian perbaikan melalui keuntungan secara cepat dan inti dalam kinerja suatu organisasi.

---

Kontributor:
Imanuel Aji Wicaksono

---

Apakah tujuan Perancangan Ulang Proses Bisnis?

1. Meningkatkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan barang atau jasa dan mempertahankan produksi massal.
2. Meningkatkan kepuasan dari barang atau jasa sehingga pelanggan memilih barang atau jasa perusahaan kita daripada perusahaan pesaing.
3. Membuat lebih mudah dan menyenangkan bagi pelanggan untuk melakukan bisnis dengan perusahaan.
4. Mempercepat waktu respon kepada pelanggan, mengurangi kesalahan dan ketidakpuasan, serta mengurangi pengembangan barang atau jasa dalam waktu lama.
5. Memperbaiki kualitas kerja dan kemampuan individu dalam memberikan kontribusi pada perusahaan.
6. Memperbaiki pembagian dan meningkatkan pengetahuan organisasi sehingga organisasi tidak tergantung pada keahlian beberapa orang saja

Apa manfaat yang diperoleh dengan melakukan Perancangan Ulang Proses Bisnis?

1. Bisnis proses yang jelas dan sesuai dengan kondisi saat ini.
2. Memberi kemudahan dalam mengidentifikasi area mana yang harus ditingkatkan kinerjanya.
3. Dapat memahami masalah dari masing-masing aktivitas dan kontribusi yang dihasilkan.

Mengapa Perancangan Ulang Proses Bisnis diperlukan?

Alasan Perancangan Ulang Proses Bisnis diperlukan adalah karena dapat meningkatkan jasa kepada pelanggan dan memotong biaya operasional. Kemudian, proses manajemen perusahaan juga dapat mengambil keuntungan maksimum dengan menekan bahkan memangkas biaya yang dianggap kurang penting dan meningkatkan pelayanan bagi pelanggan.

Apa yang perlu diperhatikan organisasi saat akan melakukan perencanaan ulang?

Kata kunci yang perlu diperhatikan saat organisasi memutuskan akan melakukan perencanaan ialah:

• Fondasi:

Organisasi perlu mengevaluasi lagi apa yang dikerjakan, melihat apakah yang selama ini dilakukan sudah merupakan langkah menuju visi, misi, dan tujuan. Fondasi juga hendaknya menjadi pijakan dalam gaya bekerja dari organisasi tersebut.

• Radikal (Totalitas organisasi dalam melakukan rekayasa ulang):

Organisasi harus benar-benar menjalankan proses bisnis yang baru. Meninggalkan cara yang lama. Mengubah dari akarnya, yaitu dari manajemen tingkat bawah.

• Spektakuler:

Cara yang digunakan oleh organisasi dalam rekayasa ulang tidak hanya sebatas mengubah bagian tertentu namun harus benar-benar total. Tidak hanya pada divisi atau sektor yang dinilai tidak produktif.

• Proses:

Suatu kegiatan perencanaan atau rekayasa ulang haruslah mengacu pada proses, bukanlah pada beban kerja yang diberikan kepada divisi, struktur organisasi, ataupun sumber daya manusia. Intinya, kegiatan BPR harus memiliki fokus utama yakni proses bisnis dalam organisasi tersebut. Dalam membantu melakukan BPR, ada 7 prinsip yang bisa digunakan sebagai acuan (Hammer dan Champy, 1994):

1. Mengorganisasi hasil dan produk organisasi bukanlah pekerjaan yang sedang dilakukan. Seperti yang sudah disebutkan, bahwa BPR sangat berfokus pada perubahan proses bisnis organisasi
2. Menggunakan hasil (Output) dari proses sebagai cara mempresentasikan proses tersebut. Yakni dengan cara menceritakan bagaimana proses terjadinya suatu produk. Dengan begitu, akan ada beragam masukan terkait dengan proses bisnis. Masukan itu bisa digunakan sebagai referensi dalam kegiatan BPR yang akan dilakukan.
3. Menggolongkan informasi dengan proses kerja sehingga muncul informasi baru yang bisa membantu kegiatan BPR. Informasi apabila tidak diklasifikasikan akan membuat bingung pemakainya. Oleh karena itu, penggolongan informasi menjadi sangat penting, karena mempengaruhi kinerja pengguna. Apabila informasi berada di tangan yang salah, bisa jadi kegiatan BPR di organisasi malah kacau balau, sebab tidak ditangani oleh pihak yang semestinya. Misal tentang bagaimana sebaiknya BPR dilaksanakan pada suatu divisi tertentu terkait dengan informasi yang sudah diberikan.
4. Membuat sumber daya yang tersebar sebagai salah satu informasi yang terpusat. Sama halnya dengan melihat bahwa sumber daya sebagai satu kesatuan. Walaupun dalam praktiknya memang tidak semudah menggabungkan.
5. Menggabungkan kegiatan yang mirip, bukan menghubungkan hasil akhirnya. Menggabungkan kegiatan bisnis yang ada dalam organisasi akan lebih mudah untuk melakukan BPR daripada hanya melihat hasil akhirnya saja.
6. Meletakkan titik terpenting dalam pembuatan keputusan dan bentuk pengawasan ke dalam proses.
7. Menangkap informasi dari mana pun. Informasi adalah sebagai salah satu senjata yang harus dikelola karena bisa sangat membantu organisasi dalam melakukan BPR. Sebenarnya, menangkap tidak hanya sekedar merekam. Organisasi juga wajib tahu hal-hal apa yang menjadi isu dalam organisasi dan mencari solusinya.

Apa langkah yang sebaiknya dilakukan dalam Perancangan Ulang Proses Bisnis?

Langkah penting yang harus dilakukan dalam melakukan Perancangan Ulang Proses Bisnis, yaitu:

1. Menetapkan visi misi dan strategi bisnis.
2. Perencanaan Ulang: identifikasi terhadap bisnis proses yang akan di desain ulang
3. Memahami ukuran dari proses yang ada untuk menghindari pengulangan kesalahan dan memberikan dasar dalam perbaikan.
4. Mengidentifikasi tingkat kemampuan IT dalam mempengaruhi Perancangan Ulang Proses Bisnis. 
5. Merancang dan membuat prototipe proses yang baru.

Apa yang bisa menyebabkan gagalnya Perancangan Ulang Proses Bisnis?

1. Komitmen yang kurang baik dari manajemen
2. Lebih mementingkan pemecahan masalah daripada melakukan suatu perubahan
3. Terlalu mudah menyerah
4. Kepemimpinan yang lemah
5. Kurangnya dukungan dari Top Management
6. Implementasi yang lambat
7. Terlalu fokus pada banyak proyekHanya berkonsentrasi pada perancangan bukan pada implementasi
8. Tidak maksimalnya pemanfaatan sumber daya

Apa yang perlu dilakukan bila ingin kegiatan BPR Sukses?

Ada enam kategori dalam mendesain suatu prinsip yang harus diimplementasikan apabila organisasi ingin kegiatan BPR-nya dapat sukses:

• Kualitas pelayanan:

Memperhatikan kualitas pelayanan juga berarti menyediakan petunjuk mengenai proses seperti yang diharapkan oleh konsumen.

• Alur kerja:

Berhubungan dengan mengatur alur proses dari kerja sebuah organisasi.

• Ruang kerja:

Berpengaruh terhadap tata letak dari suatu budaya kerja di organisasi.

• Improvisasi yang terus dilakukan:

Membantu dalam memastikan proses tersebut bisa mandiri atau tidak.

• Tenaga kerja:

Alur kerja yang sudah diatur tidak dapat dilakukan tanpa ada faktor manusia didalamnya.

• Teknologi Informasi:

Teknologi sebagai salah satu faktor yang bisa membantu menambah nilai dalam alur kerja.

Apa relevansi Teknologi Informasi (TI) dengan BPR?

Teknologi Informasi (TI) dalam kegiatan BPR juga merupakan salah satu faktor penting pendukung perkembangan. Dalam kegiatan BPR, peran teknologi informasi tergantung pada tahap yang dihadapinya. Teknologi informasi bisa berperan sebagai elemen pendukung, sedangkan pada tahapan yang lain, bisa berperan sebagai elemen pemimpin perubahan.

Mengapa TI bisa dimanfaatkan dalam BPR?

1. Karena mampu mengolah pertukaran informasi
2. Karena mampu mengurangi kesalahan yang sering dilakukan oleh manusia dalam pengerjaan tugas yang kompleks dan rumit.
3. Karena menghemat pengeluaran atau waktu, TI dapat menghemat waktu dalam penyelesaian suatu tugas.
4. Karena mampu membuat menjadi satu kesatuan dan mengkoordinasi beberapa fungsi sekaligus.
5. Karena dapat menyesuaikan dengan efektivitas dan efisiensi, dengan cara meminimalisir penundaan pengerjaan tugas, sehingga mencegah pengulangan kesalahan pada pekerjaan, kemudian bisa menyediakan informasi yang lebih baik.

Apa Peran TI dalam BPR?

Dengan kelebihan yang dimiliki oleh TI itulah, diyakini bahwa TI merupakan salah satu yang paling krusial dalam menjalankan BPR. Lingkungan yang terus berubah tanpa bisa diprediksi menyebabkan banyak organisasi bergantung pada kemajuan TI. Organisasi akan merasa kewalahan melakukan BPR apabila tidak ada TI.

Apa contoh implementasi dari TI pada BPR?

1. Data dasar yang dibagi-bagikan, membuat informasi tersedia pada banyak tempat.
2. Sistem ahli memungkinkan para generalis untuk melaksanakan tugas spesialis.
3. Jaringan telekomunikasi, memungkinkan organisasi dapat disentralisasikan dan didesentralisasikan dalam waktu yang sama.
4. Perlengkapan pengambilan keputusan, memungkinkan pengambilan keputusan menjadi bagian dari pekerjaan sehari-hari.
5. Komunikasi data tanpa kabel dan komputer yang mudah dibawa, memungkinkan pekerja lapangan bekerja secara mandiri.
6. Cakram video interaktif, untuk mendapatkan kontak langsung dengan pembeli potensial.
7. Identifikasi secara otomatis dan pelacakan, memungkinkan untuk melaporkan dimana mereka berada bukan menunggu untuk ditemukan.
8. Perhitungan kinerja tinggi, memungkinkan perencanaan dan perbaikan dengan waktu cepat.
9. Dalam pelaksanaan BPR yang harus dilakukan adalah menghapus penghalang proses bisnis yang terdapat pada masing-masing area. Dan dengan teknologi informasilah, penghalang tersebut bisa sedikit demi sedikit dikurangi.

Bagaimana contoh kasus penerapan BPR?

Contoh kasus pada Permata Guest House:

Permata Guest House Semarang merupakan usaha bisnis yang bergerak di bidang jasa penginapan. Perkembangan bisnis Permata Guest House yang pesat tidak disertai dengan penataan dan pengelolaan proses bisnis yang memadai, akibatnya banyak keluhan dari pelanggan dan kalangan internal karyawan. Pengukuran kinerja dilakukan berdasarkan indikator performa.

Analisis Proses Bisnis:

Metode yang digunakan untuk melakukan perencanaan ulang yaitu dengan Perancangan Ulang Proses Bisnis(BPR). Metode ini dipilih karena BPR merupakan suatu proses perancangan kembali proses bisnis untuk memperoleh perbaikan atas performansi perusahaan. Adanya perbaikan yang dilakukan meliputi aktivitas dari proses bisnis penerimaan tamu yang mencakup proses bisnis pemesanan tempat dan proses bisnis penitipan barang. Dari perbaikan aktivitas pada penerimaan tamu ini berpengaruh pada sistem pemesanan tempat dan aktivitas pelaporan barang kerusakan kepada kantor depan. Selain perbaikan pada proses bisnis, perbaikan ini juga dilakukan pada arah organisasi yang sebelumnya belum dimiliki perusahaan, yaitu penyusunan visi misi perusahaan, struktur organisasi, deskripsi pekerjaan, dan prosedur standar kerja.

Analisis Perancangan Ulang Proses Bisnis:

Sebelum memasuki tahap BPR, untuk menunjukkan permasalahan pada proses bisnis yang terjadi dalam usaha penginapan ini maka dilakukan pemetaan alur proses bisnis awal. Dari pemetaan alur proses bisnis awal ini didapatkan gambaran proses bisnis secara umum. Setelah didapatkan proses bisnis awal ini, dilakukan tahap selanjutnya yaitu menentukan Critical Succes Factor (CSF) dari usaha penginapan Permata Guest House. Dari penentuan CSF diperoleh CSF dari Permata Guest House adalah fasilitas, sumber daya manusia, organisasi, dan pelanggan. Untuk memberitahukan kinerja perusahaan dalam mencapai faktor-faktor keberhasilan tersebut, CSF memerlukan suatu ukuran atau indikator yang disebut sebagai KPI (Key Performance Indicator).

Tahap selanjutnya adalah mengidentifikasi model kinerja proses bisnis yang didapatkan dari key performance indicator. Hasil dari identifikasi ini didapatkan bahwa terdapat selisih antara hasil yang dicapai saat ini dengan target yang diinginkan perusahaan dalam kurun waktu 1 tahun. Dengan demikian akan dilakukan tahap selanjutnya untuk meminimalisasi selisih yang terjadi, agar sesuai dengan target yang diinginkan yaitu dengan melakukan BPR. Pada rekayasa ulang proses bisnis tahapan yang dilakukan terdiri atas berpikir ulang, desain ulang, dan memperlengkapi kembali.

Analisis Pembakuan Usulan Proses Bisnis:

Analisis pembakuan usulan proses bisnis ini meliputi proses bisnis penerimaan tamu yang terdiri dari sistem pemesanan tempat dan penitipan barang dan proses bisnis yang terdiri dari pengecekan kebersihan, kelengkapan kamar, dan pelaporan kerusakan barang.

Analisis Perbaikan Organisasi:

Pada tahap perbaikan organisasi yang telah disusun adanya arah organisasi yaitu dari penyusunan visi dan misi perusahaan, penyusunan struktur organisasi yang mencakup elemen penting dalam mendesain struktur organisasi yang terdiri dari spesialisasi pekerjaan, departementalisasi, rantai perintah, rentang kendali, sentralisasi, desentralisasi. Selain itu juga telah dijelaskan deskripsi pekerjaan dari masing-masing bagian yang berdasarkan struktur organisasi, serta penyusunan prosedur standar kerja.

Kesimpulan:

Faktor-faktor yang menyebabkan ketidakefisienan proses bisnis Permata Guest House adalah fasilitas, sumber daya manusia, organisasi, dan customer yang telah diidentifikasikan lebih rinci berdasarkan tiap variabel indikator performa. Faktor yang mempengaruhi yaitu fasilitas yang dimiliki perusahaan, sumber daya manusia yang meliputi moral kerja dan loyalitas, keramahtamahan, penampilan dan sikap, dan program pelatihan. Faktor organisasi meliputi visi dan misi, struktur organisasi, deskripsi pekerjaan dan prosedur standar kerja. Faktor konsumen meliputi kepuasan layanan, lokasi, harga dan hubungan konsumen.

Salah satu usulan untuk meningkatkan kinerja adalah dengan merancang ulang proses bisnis pada Permata Guest House dengan metode Perancangan Ulang Proses Bisnis (BPR) dengan memperbaiki proses bisnis yang dinilai berpengaruh terhadap kinerja perusahaan. Perbaikan meliputi perbaikan atas proses bisnis awal dan menyusun prosedur berdasarkan prosedur bisnis usulan.

Dari hasil rekayasa ulang proses bisnis didapatkan penyusunan Prosedur standar operasional pelaksanaan kerja karyawan yang meliputi pada proses bisnis penerimaan tamu yang terdiri dari sistem pemesanan tempat dan penitipan barang, dan proses bisnis yang terdiri dari proses pengecekan kamar dan pelaporan kerusakan barang.

Kesimpulan

Secara garis besar BPR diperlukan oleh suatu organisasi karena dapat meningkatkan kualitas jasa kepada pelanggan, memotong biaya operasional, kemudian proses manajemen perusahaan juga dapat memeroleh keuntungan maksimum dengan menekan bahkan memangkas biaya yang dilihat kurang penting. Teknologi Informasi merupakan salah satu hal yang berperan krusial dalam menjalankan BPR. Perubahan lingkungan yang terjadi secara terus-menerus tanpa bias diprediksi menyebabkan banyak organisasi bergantung pada kemajuan TI. Sebuah organisasi dapat merasa kewalahan dalam melakukan BPR apabila tidak adanya TI. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan bila menginginkan kegiatan BPR berjalan secara sukses yaitu; kualitas pelayanan, alur kerja, ruang kerja, improvisasi tanpa henti, tenaga kerja, dan teknologi informasi.

Referensi

Olalla, Marta Fossas. 2000. Information Technology in Business Process Reengineering. International Advances in Economic Research. Vol. 6 No.3
Grover, V., & Malhotra, M. K.(1997). Business Process Reengineering: A tutorial on the concept, evolution, method, technology and application. Journal of Operations Management, (15), 193-213. http://dx.doi.org/10.1016/S0272-6963(96)00104-0
Talwar, R. (1993). Business re-engineering. Long Range Planning, (26), 6, 22-40. http://dx.doi.org/10.1016/0024-6301(93)90204-S
Attaran, M., & Wood, G. (1999). How to succeed at reengineering, MCB University Press. Management Decision, 37(10), 752-757. http://dx.doi.org/10.1108/00251749910302845
Andrew, D.C. and Stalick, S.K. (1994). Business reengineering: the survival guide. New Jersey: Prentice Hall, Inc.
Whitman, M. E., & Gibson, M. L. (1997). Factors affecting the use of information
technology in business process reengineering. Information Resources Management
Journal (IRMJ), 10(3), 5-17.
Hammer, M., & Champy, J. (1993). Reengineering the Corporation: A Manifesto For
Business Revolution Nicholas Brealey. New York.
Cross, K.F., Feather, J.J. and Lynch, R.L. (1994), Corporate Renaissance, The Art of Reengineering, Blackwell Publishers, Cambridge, MA.
DAVENPORT, T. H. – SHORT, J. E. (1990) The New Industrial Engineering: Information Technology and
Business Process Redesign. Sloan Management Review, Vol. 31 No 4., pp. 11–27.
Wardhana, B.A, Pujotomo, D., Nugroho, S. (2013), Usulan perbaikan proses bisnis dengan konsep bisnis proses redesain:Studi kasus Permata guest house. Jurnal bisnis proses redesain, (8), 59-72.