POBIERZ PLIK EXCELA Z HARMONOGRAMEM PRACY

HARMONOGRAM PRACY

Tym razem przygotowałem arkusz Excela z harmonogramem zajęć pracownika w kolejnych tygodniach.
Zakładam, że taki dokument ma przedstawiać podsumowanie czasu pracy w kolejnych dniach, być przejrzysty i wypełniany przez pracownika w krótkim czasie. Oceń sam(a) czy udało się to osiągnąć.

Jak obsługiwać harmonogram pracy?

Budowa harmonogramu

Harmonogram zbudowany jest dość intuicyjnie, choć wykorzystano różne narzędzia, funkcje i formuły Excela. W kolumnach znajdują się dni tygodnia (Rys. 1 – 1). Wiersze odpowiadają kolejnym kwadransom od godziny 8:00 do 20:00 – tak więc podstawową jednostką czasu jest tutaj 15 minut (Rys. 1 – 2).

Na początku jest pierwszy tydzień harmonogramu, ale po przewinięciu w dół, znajdziesz kolejne tygodnie, które możesz uzupełnić danymi.

Zakładam, że czynności, które chcesz wprowadzać jest kilka (ok. 5-10), ale jeśli przewidujesz ich więcej, to czytaj kolejne sekcje, aby dowiedzieć się jak dostosować ten plik do swoich potrzeb.

Każda czynność ma swoją nazwę oraz przypisany jej kolor. Wstawiając nazwy do odpowiednich komórek, uzupełniasz swój harmonogram (Rys. 1 – 3).

Przyjąłem założenie, że dzienna norma czasu pracy to 8 godzin i zgodnie z tym założeniem nad tabelą harmonogramu znajduje się pasek wskazujący, czy zapisane działania zajmują więcej, mniej czy równo 8h w ciągu danego dnia (Rys. 1 – 4).

Kategorie czynności

Obok tabeli znajduje się lista kolorów wraz z przypisanymi im czynnościami. Możesz wpisać je w tabeli, a odpowiadający im kolor pojawi się automatycznie. Możesz dodać tylko tyle kategorii, ile jest kolorów – jeśli chcesz dodać ich więcej,  musisz samodzielnie wstawić dodatkowe formatowanie warunkowe – o tym w dalszej części tego artykułu.

Wprowadzanie czynności do harmonogramu

Wewnątrz całego harmonogramu znajdują się listy rozwijane (zwane w Excelu listami walidacyjnymi). Jeśli zaznaczysz dowolną z komórek, to po jej prawiej stronie zobaczysz strzałkę. Na liście rozwijanej  znajdują się tylko nazwy kategorii, przypisanych do kolorów obok tabeli harmonogramu.

Żeby wprowadzić czynność do harmonogramu:

• Wybierz ją z listy lub
• Wpisz ją ręcznie (jeśli nie będzie brzmieć dokładnie tak jak dowolna z czynności na liście, to zostanie zablokowana) lub
• Skopiuj czynność z innego miejsca w harmonogramie i wklej ją do komórki (komórek). Pamiętaj, żeby kopiować komórkę z wewnątrz harmonogramu, a nie obok tabeli, ponieważ komórki obok tabeli są inaczej sformatowane.

Jeśli chcesz wypełnić jednocześnie kilka komórek, bo czynność trwa dość długo, to najlepiej skopiuj ją z innej komórki harmonogramu, zaznacz wiele komórek, do których chcesz ją wprowadzić i po prostu wklej (Ctrl + V).

Jak harmonogram działa i jak go dostosować

Ciężko stworzyć narzędzie, które będzie całkowicie odpowiadać potrzebom innej osoby, dlatego ważne jest, aby można było je dostosować. Poniżej znajdziesz informacje na temat tego, jak zbudowane są poszczególne elementy harmonogramu, a co za tym idzie, jak je zmienić/dostosować.

Czynności w harmonogramie

We wszystkich komórkach we wnętrzu harmonogramu została wstawiona lista walidacyjna (lista rozwijana), żeby wygodnie zapisywać czynności.  Elementy, które widnieją na tej ilości, to zajęcia przypisane do kolorów obok harmonogramu. Dzięki temu rozwiązaniu, mniejsze są szanse na to, że użytkownik przypadkowo wprowadzi błędną nazwę do harmonogramu.

Lista rozwijana uzupełnia się automatycznie o kolejne czynności dopisane koło tabeli, ale musisz zapisywać je obok siebie.

Jeśli chcesz uzupełnić taką listę w komórce arkusza, przejdź do zakładki Dane – Poprawność danych. W oknie Sprawdzanie poprawności danych wybierz z listy rozwijanej pozycję Lista. Kliknij teraz w pole Źródło i zaznacz w Excelu komórki, zawierające teksty, które chcesz na liście wyświetlać. W tym szablonie, zastosowano nieco bardziej skomplikowane rozwiązanie, czyli formułę, która automatycznie sprawdza czy dopisano nowe wartości w kolejnych komórkach i jeśli tak, to uwzględnia je. Kluczowe tutaj są funkcja PRZESUNIĘCIE, która zwraca odwołanie do wielu komórek oraz funkcja ILE.NIEPUSTYCH, która nadaje formule dynamiki, czyli oblicza jak wiele elementów znajduje się w komórkach (ile komórek jest niepustych). Taką listę najlepiej wstawiać mając zaznaczone od razu wszystkie komórki, gdzie ma ona być widoczna (można później też ją skopiować i wkleić do pozostałych komórek).

Jeśli pewna czynność trwa np. 1 godzinę, to trzeba wpisać ją do 4 komórek (1 komórka to kwadrans). Najwygodniej jest skopiować wartość z jednej komórki do pozostałych. W momencie wypełnienia kilku komórek danego dnia, tylko pierwsza zachowuje widoczną nazwę czynności. Zapobiega to nadmiarowi niepotrzebnych informacji, które tylko zaciemniałyby obraz harmonogramu. Dzieje się tak dzięki formatowaniu warunkowemu, o którym przeczytasz więcej w kolejnych akapitach.

Pamiętaj, żeby najpierw czynność, którą chcesz umieścić w harmonogramie, zapisać obok tabeli, przy wybranym kolorze.

Jeśli chcesz wypełnić wiele komórek tą samą nazwą, to możesz też zaznaczyć je wszystkie, wpisać odpowiednie słowo, a potem potwierdzić kombinacją Ctrl + Enter, zamiast naciskać sam Enter.

Jednostki czasu

Każdy kolejny wiersz to 15 minut później. Możesz zmienić tę jednostkę na inną, jeśli jednak wybierzesz zbyt małą, np. 1 minutę, to mała część dnia zmieści się w harmonogramie. Aby zmienić tę jednostkę, przejdź do drugiego arkusza tego pliku Excela i zmień wartość na inną (Rys. 5). Wówczas, w całym harmonogramie, dla wszystkich wprowadzonych tygodni, zmieni się jednostka czasu.

Możesz planować harmonogram dla wybranych przez siebie tygodni. Przejdź do drugiego arkusza i zmień datę początkową na wybraną przez siebie – pojawi się ona wówczas na początku harmonogramu. Kolejne tygodnie będą odpowiednio automatycznie obliczone za pomocą prostej formuły.

Kolory przypisane czynnościom

Kolory są wstawiane do komórek automatycznie, za pomocą formatowania warunkowego. Dzieje się to na podstawie legendy obok tabeli. Jeśli przejdziesz do narzędzia formatowania warunkowego i otworzysz managera, to zobaczysz reguły przypisane komórkom.

Do jednego koloru przypisane są dwie reguły, a każda z nich opisana jest za pomocą formuły. Pierwsza formuła sprawdza czy dana komórka zawiera słowo przypisane do tego koloru obok harmonogramu – tyle wystarczy w tym miejscu. Jeśli zostawić tylko tę jedną regułę, to w każdej komórce widoczna by była nazwa czynności, a chcemy, żeby widoczna była tylko w pierwszej z nich. W tym celu wstawiamy kolejną regułę, która sprawdza, czy dana komórka zawiera odpowiednie słowo i czy komórka nad nią również zawiera to słowo – jeśli tak, to znaczy że dana komórka nie jest pierwszą. Wtedy jej treść należy ukryć – format który jest przypisany, oprócz niebieskiego koloru zawiera także format danych w postaci „;;;”, czyli całkowite ukrycie zawartości komórki.

W ten sposób, stworzone zostały dwie reguły, dla każdej z czynności. Jeśli chcesz używać ich więcej, musisz dodać je samodzielnie metodą opisaną wyżej.

Dodatkowo, zostało dodane formatowanie warunkowe, które rysuje linię przerywaną o każdej pełnej godzinie, tak żeby łatwiej było pracować z harmonogramem.

Czas pracy w ciągu dnia

Nad każdą z kolumn znajduje się formuła, podsumowująca czas pracy. Zlicza ona ile wierszy wypełnionych jest dowolnymi wartościami (dowolnymi czynnościami), a dzieje się to za pomocą funkcji ILE.NIEPUSTYCH. Ilość ta przemnażana jest przez podstawową jednostkę (domyślnie wynoszącą 15 minut), a następnie dzielona przez liczbę minut w godzinie i liczbę godzin w ciągu dnia. W ten sposób obliczona zostaje wartość odpowiadająca liczbie godzin zajętych różnymi czynnościami.

Nad wartością czasu znajduje się pasek, nazywany w Excelu paskiem  danych – jest to po prostu jedno z narzędzi formatowania warunkowego. Tak naprawdę, w tych komórkach znajduje się prosta formuła, która odejmuje od czasu pracy standardowy czas pracy (domyślnie 8 godzin). Dzięki temu, jeśli ktoś pracował krócej niż 8h, pokazuje się pomarańczowy pasek skierowany w lewą stronę. Jeśli ktoś pracował ponad wymiar, wówczas widnieje zielony pasek skierowany w prawo. Jeśli czas pracy wyniósł równo 8h to pasek nie jest w ogóle widoczny.

Wypełnienie kolejnych tygodni

Jeśli chcesz kontynuować harmonogram dla kolejnych tygodni, to musisz skopiować tabelę, od wiersza w którym znajdują się paski danych do wiersza w którym znajduje ostatnia interesująca Cię godzina. Potem możesz już przystąpić do wypełniania harmonogramu danymi.

POBIERZ PLIK EXCELA Z HARMONOGRAMEM PRACY

HARMONOGRAM PRACY